Task Manager – це програмний інструмент для ефективного управління роботою команди, особистими завданнями, а також підвищення продуктивності праці та раціонального розподілу часу. 

За статистикою, співробітники працюють максимально ефективно лише 20% часу, а іншу частину дня вони присвячують малопродуктивним діям. Впровадження таск менеджеру дозволяє підвищити продуктивність менеджерів на 41%, зменшити відтік клієнтів на 10%, а також підвищити прибуток на 30%. 

На платформі Shelfy представлений розділ з переліком кращих систем управління проєктами та задачами, за допомогою яких ви зможете планувати бюджет, ставити задачі співробітникам, підтримувати комунікацію між членами команди, вести облік часу та розподіляти робочі ресурси. Це зробить управління швидшим, зручнішим та простішим. 

Що таке Task manager

Отже, task manager – це інструмент для ефективного управління робочим часом, проєктами, делегування завдань та контролю за своєчасністю їх виконання. Невеликі команди можуть організувати робочу комунікацію в месенджерах або Google-документах. Але при масштабуванні компанії кількість завдань суттєво зростає, а штат нараховує десятки або навіть сотні працівників, цих інструментів недостатньо. Тоді в пригоді стануть системи таск-менеджеру.

Розглянемо ключові функції Task manager:

  • Структуризація та систематизація робочих процесів: відображення повної картини проєктів від основ та глобальної місії до деталей та тактики, списки завдань для досягнення мети, призначення відповідальних співробітників.
  • Планування роботи та підвищення залучення працівників: терміни виконання та прогрес по кожному завданню, дедлайни та нагадування.
  • Дотримання строків виконання завдань: спливаючі повідомлення або нагадування в месенджерах.
  • Наочне відображення продуктивності: відображення кількості виконаних завдань та прогресу по ним у вигляді дашбордів, графіків Ганта, канбан-дошок тощо.
  • Організація комунікації між членами команди: можливість поставити запитання або залишити коментар прямо в системі, просто тегнувши одного або декількох співробітників.
  • Оптимізація роботи з файлами: збереження та систематизація усіх матеріалів проєкту в одному місці, розмежування прав доступу в залежності від посад чи сфери зайнятості, пошук документів за назвами.
  • Спрощення звітності та фінансових питань: генерація звітів про продуктивність співробітників або команди загалом, витрати часу, діаграми Ганта, графіки тощо.
  • Прискорення онбордингу нових співробітників: постановка стандартних завдань для новачків зі строками виконання, заповнення профілю, вивчення навчальних матеріалів, комунікація з кураторами тощо.

Переваги систем Task Manaher 

Впровадження систем таск менеджер дозволяє суттєво спростити та пришвидшити перебіг багатьох завдань, а також підвищити їх ефективність. Можна виділити наступні ключові переваги цього програмного забезпечення:

  1. Грамотне планування: складання графіків роботи відповідно до завантаженості співробітників та команди загалом. Система наочно демонструє, скільки часу займають окремі етапи та завдання, коли варто розпочинати новий проєкт та кому призначити несподівану термінову задачу. Співробітники нічого не проґавлять та не переплутають, адже уся інформація зібрана та систематизована в наочному вигляді в єдиному просторі.
  2. Централізоване управління: встановлення пріоритетів, встановлення відповідальних працівників для усіх завдань, відстеження своєчасності їх виконання та контроль прогресу. Крім того, в системі можна залишати коментарі, переглядати звіти, прикріплювати документи та файли.
  3. Підтримка комунікації: ефективна комунікація як всередині невеликих команд, так і між масштабними підрозділами. У системі відображається, коли співробітники розпочинають виконання задачі та коли завершили її, скільки часу було витрачено на кожен етап тощо. Також можна обмінюватися коментарями та залишати зауваження щодо якості виконання завдань.
  4. Економія часу та ресурсів. Інструменти для автоматизації та централізації управління дозволяють суттєво заощадити час та зусилля працівників.

Вибір системи Task manager: головні критерії

Усі менеджери завдань мають подібний функціонал. Але деякі системи мають окремі можливості: діаграми Ганта, графіки робіт, інструменти для управління IT-проєктами тощо. Розглянемо ключові критерії, які варто враховувати під час вибору task manager:

Зручна навігація та інтуїтивно зрозумілий інтерфейс. Система повинна бути простою та зрозумілою. Якщо члени команди протестували ПЗ та не зіштовхнулися зі складнощами, платформа вам підходить. Оптимально, якщо співробітник зможе розібратися в ній за 10-15 хвилин.

Спосіб відображення завдань. Завдання можуть відображатися у вигляді канбан-дошки, діаграми Ганта, календарів, списків, зведень тощо. Враховуйте це та обирайте той спосіб, з яким найзручніше працювати членам команди. 

  1. Сповіщення. Автоматичні сповіщення про події в робочому процесі не дозволять пропустити нічого важливого. Дуже зручно, якщо повідомлення можуть надходити на декілька платформ: пошта, месенджери, спливаючі повідомлення тощо.
  2. Time Tracker. Облік часу – одне з основних завдань систем task manager. Завдяки цій функції керівники зможуть оцінити продуктивність кожного члена команди та проаналізувати, скільки часу забирають різні завдання. Це дозволить оптимізувати та прискорити робочий процес.
  3. Інтеграції. Інтеграції зі сторонніми інструментами (Zoom, Google Диск, Календар Google, Dropbox тощо) суттєво розширить функціонал менеджера завдань. Якщо компанія постійно використовує конкретні сервіси, переконайтеся, що обраний task manager підтримує інтеграцію з ними, а також платні чи безплатні такі інтеграції.
  4. Звітність. Функція звітності суттєво спростить оцінювання прогресу та ефективності роботи працівників. Деякі системи task manager автоматично прораховують маржу та ROI, інші – створюють прогнози завантаженості за завданнями.
  5. Вартість. Детально вивчіть функціонал обраних варіантів, щоб не переплачувати за непотрібні можливості. Для невеликих команд може підійти безплатний тариф з базовим функціоналом. Додаткові функції можна під'єднати за доплату. Для того, щоб точно переконатися у тому, що обране ПЗ задовольнить потреби та вимоги команди, скористайтеся пробним тестовим періодом. 

Отже, системи task manager – корисний та зручний інструмент для команд різного розміру. Її впровадження дозволяє раціонально розподілити час та ресурси, підвищити ефективність співробітників та як наслідок підвищити прибутковість компанії. При виборі платформи переконайтеся, що вона підходить компанії за функціоналом, вартістю та зручністю.