В последнее время организации предпочитают не покупать оборудования, а передавать парк печатной техники на обслуживание сторонней компании. В чем причина такого решения и каковы его преимущества рассказывает Алекс Ремез, генеральный директор Xerox в Украине и Кавказском регионе.

PCWeek/UE: Почему аутсорсинг печати становится все более популярным? В чем заключается суть данной услуги?

Алекс Ремез: С каждым годом документооборот в современных компаниях растет, а вместе с ним увеличиваются и затраты. Поэтому многие организации, стремящиеся сократить свои расходы, а также организовать их четкий контроль, делают выбор в пользу аутсорсинга печати, или, как его еще называют – услуги MPS (Managed Print Services).

Суть этого сервиса в том, что заказчик передает на обслуживание профильной компании все печатные процессы организации и оставляет за собой контроль качества и принятие стратегических решений касаемо дальнейшего развития инфраструктуры. Компания Xerox предлагает такую услугу в Украине уже на протяжении шести лет, а в Европе и США такой сервис от Xerox работает в течение нескольких десятилетий. 

Услуга MPS позволяет не просто обеспечить стабильный документооборот, но и разработать стратегию по оптимизации всех печатных процессов. Опыт Xerox позволяет предложить компаниям широкий спектр решений, начиная от использования экономичных расходных материалов и заканчивая изменением структуры парка техники. В итоге, о чем свидетельствуют результаты нашей работы, заказчик сокращает операционные затраты на печать на 10–40%, а капитальные затраты могут быть сведены к нулю.

PCWeek/UE: Какие задачи берет на себя Xerox в рамках обслуживания организации на условиях аутсорсинга? И что позволяет снизить затраты на документооборот?

А. Р.: Компания берет на себя обеспечение клиента расходными материалами, проведение необходимого ремонта техники, обучение и поддержку пользователей, превентивное устранение неисправностей, планирование обновления и оптимизации парка техники, а также предоставление ежемесячной детализованной отчетности по затратам. Для клиента такой подход фактически означает, что Xerox гарантирует стабильное получение отпечатков. При этом важно понимать, что наша компания берет на обслуживание копировально-печатную технику любого производителя, а не только собственную.

Что же касается снижения затрат на документооборот, то управление офисной инфраструктурой – это лишь составная часть общей стратегии. Немаловажную роль здесь играют также оптимизация процессов, модернизация копировально-печатного парка и сокращение количества используемых ресурсов. 

PCWeek/UE: За что же при этом платит клиент?

А. Р.: Заказчик платит только за отпечаток, куда уже включены обслуживание оборудования, расходные материалы, услуги Help Desk и другие затраты. 

В вопросе расходов на обновление печатного парка, Xerox либо передает технику в долгосрочную аренду, либо включает стоимость нового оборудования в цену отпечатка. Такие условия позволяют клиенту забыть о разовых капитальных инвестициях в печатную технику и рассчитываться только за то количество документов, которое ему необходимо. В результате высвобождаются дополнительные финансовые ресурсы, которые компания может направить на развитие основного бизнеса.

PCWeek/UE: Пользуются ли спросом услуги MPS в банковском секторе? И чем в этой области может помочь Xerox, если учесть, что компания не выпускает матричные принтеры, которые популярны в банках?

А. Р.: В финансовом секторе, пожалуй, самая высокая заинтересованность в оптимизации затрат и услуге аутсорсинга. Единственное, нужно сделать оговорку, что иногда термин «аутсорсинг печати» неправильно трактуют. В своей практике мы сталкивались с клиентами, которые интересуются услугой MPS, а подразумевают под ней лишь поставку расходных материалов по единой цене во все отделения банка. На самом деле, это только одна из составляющих реальной услуги аутсорсинга печатной инфораструктуры. Тем не менее, именно финансовые учреждения являются основным заказчиком на рынке MPS-услуг Украины.

Что же касается матричной печати, то эта технология постепенно уходит в прошлое. На современном этапе ее вполне способны заменить лазерные принтеры. Если печатный процесс организован правильно, то операционные затраты в обоих случаях практически идентичны. К тому же, не стоит забывать, что современное программное обеспечение намного лучше работает с лазерной техникой. Как результат часть банков из украинского списка ТОП-10 уже полностью перешли на лазерную печать.

На данный момент портфолио компании Xerox состоит из порядка 20 крупных территориально распределенных проектов в Украине, среди них:

В ПриватБанке оптимизирована и стандартизирована сеть печатно-копировальных устройств, состоящая из более чем 11,5 тысяч аппаратов по всей территории Украины, из них почти половину составляет техника производства Xerox. Существенно улучшены показатели количества сотрудников на устройство, коэффициенты доступности печатной техники. По предварительным оценкам, экономия от внедрения услуги может составить до 1 млн долл. в год ежегодно на фоне повышения производительности сотрудников и документооборота крупнейшего в Украине коммерческого банка.

В Укргазбанке проведена оптимизация копировально-печатного парка, внедрена централизованная система контроля и учета затрат. В рамках первого этапа проекта управления печатной инфраструктурой удалось достичь сокращения капитальных и операционных затрат, а также существенно повысить контроль операционных затрат.

PCWeek/UE: Какие технологии в области печати востребованы со стороны банков?

А. Р.: Базовым решением для большинства банков является переход на сетевые устройства печати. Это позволяет значительно сократить количество обслуживаемых устройств и упростить процесс их поддержки. Не смотря на то, что технология сетевой печати существует давно, инфраструктура многих банков Украины только сейчас целенаправленно обновляется в этом направлении.

Что же касается инновационных технологий, то особой популярностью пользуются системы контроля и учета затрат. Устанавливаемые специалистами компании программно-аппаратные комплексы позволяют вести историю работ печати и копирования по отдельным пользователям, подразделениям или проектам. Этот инструмент дает возможность четко планировать затраты и значительно повышает безопасность документооборота.

В последнее время в банках все чаще используются мобильные устройства (смартфоны, планшеты, ультрабуки). Этот факт ставит перед ИТ службой банка новую задачу – обеспечение мобильной печати. При этом мобильная печать должна удовлетворять высоким требованиям безопасности банка, а также поддерживать различные платформы (iOS, Android, Windows Phone и т.д.). Система Xerox Mobile Printing поддерживает печать со смартфонов и планшетов на любой платформе. При этом решение позволяет обеспечить необходимый уровень безопасности – печатать могут только сотрудники банка с доступом. 

В целом же, эксперты Xerox всегда тщательно изучают особенности печатной инфраструктуры клиента и предлагают именно те решения, которые оптимальны для организации заказчика.