OTP Bank по праву можно назвать лидером и пионером с сфере оптимизации и автоматизации внутренних процессов среди украинских банков. С этой целью в качестве одного из ведущих инструментов с 2005 г. в банке активно используется Microsoft SharePoint – платформа для эффективной организации совместной работы пользователей внутри организации. Именно этот программный продукт компании Microsoft был выбран в свое время для создания корпоративного портала OTPplanet, который в 2012 г. был удостоен премии Intranet Awards UA в номинации «Управление знаниями».

Однако внутренний портал для сотрудников OTP Bank – это не только единая точка доступа к корпоративной информации и площадка для коммуникаций. К порталу «подвязано» более 10 автоматизированных процессов и решений по оптимизации тех или иных задач, что значительно облегчает жизнь банкирам, экономит время и средства.

В 2012 г. благодаря сотрудничеству с компанией Lizard Soft в банке был успешно реализован еще один проект на базе SharePoint – автоматизирован процесс планирования и контроля выполнения задач комитетов банка. Отличительной особенностью проекта стало использование дополнительного инструмента – визуального дизайнера рабочих процессов Nintex Workflow.

«Основной критерий к подрядчику - умение понять требования заказчика "в корень" и гибкость в их реализации. Lizard Soft с данным проектом справился на отлично с "+"! Заказчик доволен, требования выполнены качественно и в полном объеме, в запланированные сроки и бюджет. А что еще нужно для успешного проекта ?!» - именно такой отзыв о сотрудничестве с Lizard Soft оставила Лилия Лазепко, Член Правления ОА «ОТП Банк». К слову, это у не первый опыт совместной работы команды банка и Lizard Soft по внедрению решений на SharePoint.

Более подробно о том, как осуществлялась автоматизация планирования и контроля выполнения задач комитетов и какие выгоды банк получил в результате, рассказывает руководитель проекта Анастасия Муравьева.

PC Week/UE: Как возникла идея автоматизировать систему планирования и контроля выполнения задач комитетов АО «ОТП Банк» на базе SharePoint? Кто был инициатором проекта?

А. М.: Задача по автоматизации данной системы изначально входила в стратегический план развития платформы SharePoint в OTP Bank сразу же после ее приобретения. Инициатором реализации идеи выступили те сотрудники, которые непосредственно задействованы и играют ключевую роль в данном процессе, а именно секретари комитетов банка.

PC Week/UE: Каким образом был организован процесс ранее? Какие сложности при этом возникали?

А. М.: Ранее процесс был организован стандартными программными средствами Microsoft Office (Word, Excel, Outlook и пр.). Иными словами, отсутствовала основанная на едином универсальном механизме единая система для планирования, заведения и хранения данных по всем комитетам банка. Как следствие – длительный и несовершенный поиск необходимой информации в разных источниках, не стандартизированный процесс оформления документации по комитетам и колоссальные затраты рабочего времени сотрудников банка. Весь комплекс «неудобств» и отвлекающих факторов существенно усложнял процесс в целом.

PC Week/UE: Какие задачи изначально ставились? Удалось ли их решить по результатам проекта?

А. М.: Изначально задача звучала несколько идеалистично – «создать одну большую кнопку»:) Но уже при детальном анализе, изучении мельчайших деталей и действий сотрудников в процессе проектной команде удалось все-таки выстроить приоритетные требования инициатора. Именно их в результате и удалось реализовать в полном объеме. Для большей наглядности и ясности проиллюстрирую примерами решенных задач:
• построена единая система по работе со всеми комитетами банка, при этом работа в комитетах может производиться параллельно,
• внедрен стандартизированный подход к планированию комитетов и контролю выполнения задач, решений банка,
• оптимизированы затраты рабочего времени сотрудников банка.

Впрочем, этот список можно продолжать довольно долго. Подробнее о полученных банком выгодах я расскажу 22 мая на конференции SharePoint Conference Ukraine 2013.

PC Week/UE: Насколько проект был сложным с точки зрения технической реализации? Какая роль была отведена бизнес-пользователям и насколько глубоко было их участие?

А. М.: Сложный в достаточной степени, как и любой проект по индивидуальной разработке программного обеспечения в отличие от внедрения готового решения. 

Но сложнее была, все таки, первоочередная задача – определить, что именно должна делать система. При подготовке технического задания и анализе автоматизируемых бизнес-процессов было выделено не большое количество workflow. Десятки рабочих процессов, которые необходимо было аккуратно «взаимоувязать», при этом не допустить наложения одних процессов на другие, с одним и тем же элементом.

Определенную сложность вызвало также и требование по реализации специфической модель доступов к элементам системы. Ее особенность – динамическое распределение прав доступа к каждому элементу в зависимости от этапа процесса и дополнительных критериев в атрибутах элементов. Реализовать такую сложную модель доступов удалось за счет возможностей визуального дизайнера рабочих процессов Nintex Workflow. 

PC Week/UE: Опишите, пожалуйста, Ваши впечатления от работы с данным продуктом? На сколько быстро проходило обучение пользователей? Как повлияло использование на скорость реализации и эффективность проекта?

А. М.: Первоначальные требования не подразумевали использование средств Nintex Workflow. Однако же, параллельно мы искали стратегический инструмент для визуального дизайна процесса. В итоге поисков мы выбрали продукт австралийской компании Nintex. Оперативно была произведена переоценка реализации проекта с технической и материальной сторон. По обоим пунктам мы получили выгоды. С технической – открытость процессов к динамическим изменениям путем параметризации, с материальной стороны – стоимость реализации проекта с использованием Nintex Workflow существенно сократилась.

PC Week/UE: В каких случаях Вы бы рекомендовали использовать Nintex Workflow?

А. М.: В случаях, когда у вас нет штата программистов, нет времени и средств на длительное обучение персонала, нет необходимости автоматизировать «все что движется», но есть необходимость в автоматизации коренных процессов, понимание и готовность к оптимизации текущих бизнес-процессов, потребность в быстром и частом изменении уже реализованных процессов…

22 мая в Киеве состоится вторая всеукраинская конференция SharePoint Conference Ukraine 2013, полностью посвященная рассмотрению возможностей платформы Microsoft SharePoint. Анастасия будет в числе докладчиков бизнес-потока и удовольствием представит вниманию участников мероприятия свой доклад «Когда скорость имеет значение. Автоматизация планирования и контроля выполнения задач
комитетов АО «ОТП Банк» с помощью MS SharePoint и Nintex Workflow».