Ключевые изменения в подходе к ведению бизнеса привели к эволюции современных систем электронного документооборота (СЭД). В последние годы СЭД прошла путь развития от простейших систем регистрации документов до многофункциональных платформ управления оперативной деятельностью предприятия.

Современные СЭД, по мнению аналитиков должны использоваться для комплексной автоматизации процессов документарного обеспечения управления, причем акцент все больше смещается от учета и контроля над движением документов в сторону поддержки принятия управленческих решений и обеспечения оперативного руководства организацией. Это совпадает с желанием конечного потребителя получить от внедрения системы электронного документооборота более значительный эффект, чем от простой автоматизации функций делопроизводства. В качестве объекта автоматизации теперь могут выступать любые бизнес-процессы, связанные с активным взаимодействием сотрудников, например, в составе рабочих групп или проектных команд. В ближайшее время очень востребованными на рынке будут продукты, которые смогут обеспечить вышеуказанную интеграцию с ПО для учета кадров, бухгалтерии, CRM и особенно с ERP-системами.

 Итак, современная «идеальная СЭД» – это скорее система управления информацией предприятия (Enterprise Content Management systems) с богатым набором функциональных возможностей, способная интегрироваться с разнообразным ПО, обеспечивающим  деловую активность компании. Модуль управления документами такого решения, как минимум, должен соответствовать требованиям отраслевых стандартов, таких, как MoReq2, и обеспечивать, помимо удобной оперативной работы, также и долговременную сохранность целостных и аутентичных электронных документов. Пока основные разработчики развиваются в направлении симбиоза ECM платформы и СЭД.

 

 Новые СЭД уже позволяют быстро и легко конструировать необходимое бизнес-решение из стандартных блоков, причем без программирования, а также предоставляют готовые, максимально проработанные, типовые решения в одной или нескольких областях и специализируются на этих задачах. И это уже стандарт для многих вендров. На рынках России и Украины пока есть устойчивая тройка лидеров – DIRECTUM, DocsVision, Электронные Офисные Системы, из новых и перспективных «игроков» являются 1С-Документооборот, ТЕЗИС. Нужно при этом уметь отделять маркетинговые усилия вендора от реального положения вещей, когда под вывеской «документооборот» предлагается только часть обязательного функционала СЭД или же он еще дорабатывается и будет только в будущем. Есть интересные решения, разработанные для Microsoft SharePoint, однако это все же не СЭД, а ECM решения.

 В последнее время мы наблюдаем устойчивый рост заинтересованности СЭД со стороны госсектора, однако большая часть потенциальных заказчиков все еще изучает предлагаемые рынком варианты и многие из них требуют от «коробочных» решений функциональность «заказного ПО, которое пишется специально под индивидуальные требования, обусловленные спецификой деятельности Клиента».

Основными заказчиками СЭД сейчас традиционно являются финансовые учреждения (банки, страхование), госсектор, телекоммуникационный сектор, сфера услуг. Заметным трендом, на который повлиял недавний кризис, является переключение Заказчиков с дорогих «тяжелых» решений на более «легкие» и доступные по цене.

 Постепенно те организации, которые до сегодняшнего дня держались в стороне от автоматизации стали осознавать, что и СЭД, и другие ИС им действительно нужны. При этом эта потребность не связана с численностью персонала или оборотами организации. Это требование современного рынка, которое заключается в простой необходимости формирования конкурентных преимуществ и обеспечения экономической успешности предприятия. Поэтому зачастую инициатива внедрения СЭД исходит не от служб делопроизводства, а от экономических отделов и бухгалтерии, которые уже успешно и давно используют различные современные технологии в своей деятельности и уже могут оценить их эффективность. Также в первых рядах инициаторов продвижения и воплощения в жизнь СЭД стоят маркетинговые службы, основной задачей которых является обеспечение конкурентного преимущества на своих предприятиях.

 В последнее время интерес к внедрению СЭД стали проявлять предприятия среднего и малого бизнеса, при этом к их доле относится более 50% внедрений от общего количества Заказчиков. И именно этот сегмент интересуется решениями на базе свободно распространяемого ПО, которое может использоваться вместе с proprietary software.

В основном сейчас в СЭД регистрируют документы, вносят резолюции и поручения, контролируют исполнение договорных обязательств, автоматизируют работу канцелярии, внутреннюю и внешнюю переписку. Большая часть интеграторов автоматизирует рутинные канцелярские процессы. Более «продвинутые» и искушенные в части управления корпоративным контентом, например, крупные компании и холдинги, решают следующие задачи:

- управления жизненным циклом договоров;

- создание единого финансового архива;

- ведение всевозможных каталогов и реестров;

- повышение оперативности доставки информации;

- снижение временных и организационных затрат на поиск документов;

- повышение контроля над исполнением поручений и т.д.

 Это позволяет заказчикам хранить данные в структурированном виде и одновременно иметь доступ к электронным образам этих документов, хранить «историю изменений» и управлять жизненным циклом объекта учета.

Схожесть отношения к управлению документами крупного бизнеса и госсектора делает аналогичные решения востребованными в государственных структурах.

 

 

В ежегодном послании президента Украины «Модернизация Украины - наш стратегический выбор», сообщается, о необходимости внедрения СЭД, в т.ч. и электронной цифровой подписи, в органах государственной власти, а также о предоставлении государственных услуг в электронной форме. Это повторяет программу развития Российской Федерации, согласно которой уже в 2012 году использование СЭД будет неотъемлемой частью государственных органов. Сейчас основные усилия сосредоточены на решении вопросов межведомственного обмена электронными документами. В связи с этим можно прогнозировать дополнительный стимул для автоматизации процессов связанных с документооборотом и в нашей стране. В этом году Киевский городской совет принял за основу проект решения «Об утверждении Городской целевой программы развития электронного управления в Киеве на 2012-2014 годы». По словам заместителя городского председателя – секретаря Киевсовета Галины Гереги, внедрив программу, город начнет процесс перехода от бумажного к электронному документообороту. На сегодняшний день успешный опыт реализации электронного управления уже имеют много городских администраций разных областей Украины. Это значительно упростит документооборот как в Киевсовете, так и между советом и КГГА, что сделает нашу работу еще более эффективной. Но главное, киевляне будут иметь возможность оперативно взаимодействовать с властью, упростится много процедур и вместе с тем исчезнет необходимость прямого контакта с государственными служащими.

Одной из проблем в сфере СЭД является отставание правовой базы, которая должна регулировать оказание услуг в электронном виде, но раз уже есть осознание необходимости развития государственных структур власти в этом направлении высшим руководством страны, то «правильные» изменения в законодательстве не за горами. Безусловно, у нас есть свои традиции, менталитет и законодательство, мы медленно запрягаем, но быстро едем. И период недоверчивого отношения к новым технологиям заканчивается, они развиваются с новой силой при давлении «сверху». Однако понятно то, что без освоения современных технологий, в том числе и в делопроизводстве нельзя преодолеть экономическую отсталость, как в отдельно взятой компании, так и в стране в целом.