Как известно, возможности распространенных почтовых систем по архивированию электронной почты весьма ограничены. Однако их можно расширить благодаря использованию специализированных решений.

 В большинстве компаний задачу архивирования электронной почты возлагают на корпоративные почтовые серверы, например такие, как MS Exchange, Lotus Notes или Novell GroupWise. В подобных приложениях кроме собственно почтовой службы предусмотрена возможность хранения старых сообщений с индексированием и поиском по почтовым архивам. Если количество используемых в компании почтовых клиентов невелико и к ним не предъявляются жесткие требования по части безопасности архивов, скорости и легкости поиска в них, то встроенной функциональности почтовых серверов будет вполне достаточно. Отдельное решение для архивирования почты понадобится в том случае, когда почтовому серверу приходится обрабатывать большие объемы информации и необходимо снизить нагрузку на него, когда требуется защитить важные и/или конфиденциальные данные либо обеспечить соответствие стандартам. Вообще для компаний средних и крупных размеров архивирование почты столь же необходимо, как и защита от спама и вирусов. 

Задачи почтового архива

 Среди основных целей архивирования корпоративной переписки можно выделить следующие: создание бэкапов на случай аварий, оптимизация и сокращение используемого дискового пространства, экономия ресурсов, мониторинг корреспонденции и возможность вести расследования по инцидентам безопасности.

 Последнему пункту стоит уделить особое внимание. Почтовые сообщения используются для выявления лиц, ответственных за нарушение корпоративных политик, и доказательства их вины. В небольших компаниях, где почта хранится непосредственно на персональных компьютерах, их приходится изымать для проведения расследований, что доставляет существенные неудобства — нарушается рабочий распорядок, расползаются слухи, растет напряжение в коллективе, каждый сотрудник чувствует себя подозреваемым. Поэтому единый почтовый архив может оказаться незаменимым ресурсом при проведении подобных расследований.

 Тенденции рынка 

С ростом объема корреспонденции решения для архивирования будут становиться все более востребованными. Согласно докладу Global E-mail Archiving Market 2010–2014 аналитической компании TechNavio этот рынок за период 2010–2014 гг. увеличится на 23,6%. Главным фактором его роста является внедрение стандартов.

 Кроме того, для архивирования почты все шире применяются облачные сервисы. По прогнозам той же TechNavio, к 2014 г. этот показатель вырастет на 36,2% и в будущем может только повышаться, поскольку облачные технологии становятся все совершеннее и позволяют заменить администраторов аппаратных и программных систем, работающих непосредственно в компании. Отметим также, что решения SaaS позволяют снизить расходы на приобретение и поддержку таких систем и лишены главного их недостатка — ограниченного масштабирования. Поэтому в развитых странах облачные сервисы для архивирования почты пользуются все большим спросом у малых и средних компаний. С другой стороны, программно-аппаратные комплексы, развернутые в корпоративной сети, обеспечивают гораздо большую гибкость настройки и возможность использования их данных для расследований и сбора доказательств.

 Ситуация в Украине 

В развитых странах архивирование корпоративной почты уже стало обычной практикой, в то время как в Украине многие компании еще не созрели для внедрения специализированных решений. Компанией «ИТ Лэнд» был проведен опрос с целью изучить степень готовности к этому отечественного рынка. Результаты показывают, что хотя в целом понимание необходимости архивирования почты и использования для этой задачи специализированных продуктов уже есть, многие компании еще применяют для этого встроенные сервисы распространенных почтовых систем. Причем не все из них имеют необходимые средства — если в Microsoft Exchange Server или Lotus Notes предусмотрено архивирование почты, то в случае с Sendmail, к примеру, систему еще нужно дополнительно настраивать.

 Далеко не во всех компаниях вообще предусмотрена какая-либо политика хранения и архивирования электронной почты. На вопрос об этом отрицательно ответили 31% респондентов. Кроме того, сотрудники многих из тех фирм, в которых архивирование выполняется (с политикой или без), не удовлетворены действующей системой (Рис. 2).

 Претензии часто возникают к качеству поиска по почтовым архивам, многие сталкиваются с трудностями при розыске в них важных сообщений. Об этом заявили 43% опрошенных. Притом во многих компаниях уже задумываются о переходе на специализированное решение для архивирования и представляют, какие преимущества оно дает (Рис. 4) и какие функции будут наиболее востребованы (Рис. 5).

 Необходимость уделять больше внимания архивированию обусловлена еще и тем, что во многих компаниях корпоративная почта хранится в течение довольно длительного срока — свыше трех лет (Рис. 3). 

Итак, рынок созрел к использованию специализированных продуктов для архивирования почтовых сообщений. В то же время практически никто из опрошенных такие системы сегодня не использует. Более того, ИТ-менеджеры в основной массе не представляют себе, что это такое, и даже путают с другими решениями, к примеру, с обычными архиваторами. Будем надеяться, что эта статья обратит внимание ИТспециалистов на актуальность проблемы и преимущества, которые предоставляют  специализированные продукты.