Закупка товара является одним из основных процессов розничной торговли. Ошибки, допущенные на этом этапе, приводят к нарушению ритмичности работы компании, увеличению затрат и значительному снижению конкурентных преимуществ.

Для уменьшения влияния человеческого фактора на этот процесс, розничные предприятия внедряют электронный обмен документами в стандарте EDI (Electronic data interchange).

Без применения EDI менеджер по закупке отправляет заказ на поставку товара по факсу или по электронной почте, не имея возможности автоматически контролировать подтверждение получения от поставщика (в некоторых случаях отправку, контроль доставки заказа и контроль получения подтверждения выполняет отдельный сотрудник). При этом несоответствие исходного заказа на поставку и поставляемого товара выявляется только на этапе сверки документов при оприходовании и требует согласование с менеджером, что значительно замедляет процесс приемки.

Применение EDI позволяет в большинстве случаев решить проблемы несоответствия документов еще до прибытия транспорта поставщика в зону приемки, высвободить ресурсы менеджеров по закупке от выполнения рутинных операций отправки и подтверждения заказов.

В качестве примера рассмотрим передачу заказа на поставку.

 


Обмен данными происходит через поставщика услуги – провайдера EDI-сервиса, который предоставляет унифицированный доступ к серверу обмена данными. Внедрение технологии EDI может быть выполнено как провайдером EDI-сервера, так и силами собственного ИТ-подразделения. Каждому юридическому лицу и месту доставки товара (как отправителя товара, так и получателя) присваивается уникальный идентификатор - GLN-номер.

В общем случае, менеджер по закупке формирует заказ на поставку, учетная система торговой сети импортирует содержание документа в файл определенного формата (XML) и передает его на сервер провайдера EDI-сервиса, который в свою очередь отправляет служебное сообщение - подтверждение о приеме файла (статус приема).

Поставщик получает сообщение о появлении нового документа и обрабатывает его (при этом на сервере провайдера EDI-сервиса контролируется выполнение бизнес-правил, например, запрет изменения цены в большую сторону). После обработки поставщик отправляет клиенту новый документ – подтверждение заказа на поставку, который импортируется учетной системой торговой сети. В дальнейшем, документ, содержащий информацию о подтверждении заказа на поставку, используется для прихода товара.

В силу очевидных преимуществ, количество компаний, как операторов розничной торговли, так и поставщиков, применяющих технологию EDI, неуклонно увеличивается.
На сегодняшний день EDI используют такие крупные игроки отечественного рынка розничной торговли как “Велика Кишеня“, Praktiker, Metro Cash&Carry и другие.