Несомненно, что большинство организаций осведомлено о преимуществах корпоративных систем управления контентом (ECM). Однако число компромиссов, на которые компаниям, скорее всего, придется пойти, чтобы внедрить ECM, обычно обескураживает. Установка корректного бизнес-фокуса является наиболее важным шагом для успешного управления контентом и информацией, полагают аналитики Gartner.
В компании отметили, что ECM состоит из концепции и базовых положений, ориентированных на интеграцию широкого диапазона технологий контент-менеджмента и форматов контента внутри организации.
«ECM является дорогостоящей технологией, и по этой причине лишь небольшой процент информационных работников в организации имеют к ней доступ», — отметил Тоби Белл (Toby Bell), вице-президент по исследованиям в Gartner. «Кроме того, очень тяжело обосновать систему для каждого, базируясь на нечетком показателе возврата инвестиций (ROI) или других методиках измерения успешности внедрения».
Кроме того, многие ECM-проекты закрываются еще до того, как они «станут на ноги». Когда проекты ведутся ИТ-отделом или даже менеджментом, ошибка №1, которую делают организации — это неспособность взять в расчет то, насколько большие изменения в работе пользователя производит система управления контентом. «Они идут коротким путем и сразу же начинают выбирать вендора, — говорит Мр. Белл. — В случае крупных проектов (более чем €300 тысяч) мы рекомендуем компаниям потратить от 6 до 9 месяцев только на планирование и выбор вендора».
Аналитики Gartner отметили важность того, чтобы организации использовали расчет общей стоимости владения (TCO) на 5-летний период. Первоначально, организации должны брать стоимость лицензирования ПО на одну учетную запись из расчета от 5% до 20% всего ТСО в течение 5 лет. Кроме того, организации должны быть осторожны касательно введения новых вендоров в свой портфель, поскольку это обойдется им в достаточно крупную сумму, превышающую начальные расходы.
Gartner идентифицировал шесть тактических подходов, которые могут помочь организациям сэкономить до 1 миллиона евро в задачах управления информацией:
1) Оставьте только самый основной контент: Удалите старый или дублирующийся контент перед внедрением «стандартного» ECM, систем управления бизнес-процессами (BPM) и вертикально интегрированных контентных приложений (content-enabled vertical application, CEVA). Назначьте стратегов по контенту для вычисления стоимости, цены и рисков, связанных с хранением и подготовкой информации.
2) Подключите внедрение политик при разработке архитектуры контента: политика касательно документов применяет форму правил и метаданных, что позволяет выполнить некоторую автоматическую категоризацию и установить срок прекращения использования контента. В частности, такая политика может применяться для разделения «контента записи» из промежуточного контента. Ее также можно задействовать для приведения в порядок хранилищ данных и файловых серверов.
3) Внедрите провайдеров по обслуживанию контента и open-source ПО в вашу стратегию: провайдеры по обслуживанию контента — это вендоры, которые предлагают не только ПО, но также и консалтинг, внедрение, аутсорсинг и другие сервисы. ИТ-менеджеры должны более пристально взглянуть на вендоров, которые конкурируют с контентными сервисами за пределами традиционного ПО, такими как Xerox, EDS, HP, Iron Mountain, Astoria и Clickability, а также другие. Предложения Open Source уже достигли зрелого уровня и рынок стабилизировался.
4) Управляйте вашим веб-каналом: организации должны остановить трату денег или трансформацию вручную различных данных между каналами потребителей. Вместо этого необходимо создать структурированную или неструктурированную систему мастер-данных.
5) Проанализируйте «зеленые выгоды» электронного рабочего места: имеются различные зеленые инициативы, которые способны принести значительную выгоду компаниям. Например, перенос в электронную форму или хранение записей в цифровом виде, что устраняет избыточность (50% архивных бумажных документов являются дубликатами). Все это позволяет кардинально экономить время, деньги, зеленые насаждения, экологию и минимизировать прочее вредное влияние на окружающую среду.
6) Избегайте бизнеса E-mail: Gartner полагает, что гибридная модель добавочного и основного сервисов электронной почты станут чрезвычайно популярны для организаций – посредством чего некоторые пользователи (те, которые не испытывают расширенной потребности в e-mail и календаре) будут использовать веб-доступ к Outlook в удаленном режиме при низкой цене. В то же время в штаб-квартирах компаний множество пользователей Outlook/Exchange будут работать в стандартном (не «облачном») режиме доступа к почте (например, менеджеры автомобильных компаний против рабочих на сборочном конвейере, или же сотрудники розничных магазинов против рабочих на этаже). Конверсия добавочного и основного сервисов Exchange имела место в больших масштабах в 2008-2009 и привела в результате к огромной экономии.
