Результат опроса, проведенного Project Leadership Associates среди свыше 200 генеральных директоров и ИТ-менеджеров компаний наводит на мысль, что существует тесная связь между обнаружившимися недостатками в процессе выполнении проекта и неудовлетворенностью владельцев (или акционеров) предприятия. В крупных проектах особо сложно удовлетворить ожидания акционеров, поскольку для этого не хватает множества различных факторов, таких как встречное участие специалистов, работающих над проектом, проектных менеджеров, которые также являются владельцами предприятия, прозрачность планов и дисциплинированное управление встречами. Неопределенность ролей и ответственности, истощение членов проектной команды и культурные проблемы также содействуют недовыполнению задания.

Авторитетное американское издание eWeek провело опрос внедренческих компаний и на основании опыта выполнения 75 успешных проектов пришло к выводу, что успех проекта тесно связан с пятью шагами «Плана выполнения»:

Начните с руководящего комитета. Если у вас нет двух или трех руководителей- организаторов, которые отвечают за решение критически важных задач бизнеса, даже не начинайте дело. Хорошие руководители отвечают за назначение участников основной проектной группы, утверждение планов и обеспечение стратегического управления главной проектной группой.

Создайте основную проектную группу. Успешные основные проектные команды включают не более четырех – шести человек, которые ответственны за принятие 80% проектных решений. Среди них: согласование графика работы вспомогательной и основной команды; а также разрешение проблем ключевого проекта, которые могут помешать движению вперед.

Организуйте вспомогательные команды. Успешные вспомогательные команды ответственны за разработку и выполнение детальных планов в соответствии с временными сроками основного плана; рекомендацию методических подходов и их документирование в случае необходимости; передачу задачи для ее решения сотрудниками подчиненной команды и /или основной проектной команды, если необходимо.

Распределите роли и ответственность. Постройте графический документ на одну страницу, где четко определены цели для всех участников проекта (в особенности для основной и вспомогательной проектных команд). В успешных крупных проектах всегда четко определены роли и ответственности как для подчиненной проектной команды, так и для основной.

Постройте одностраничный документ, в котором указаны основные временные сроки проекта. Этот график работ основного проекта имеет «ключевые даты», на которые должны ориентироваться все руководители подчиненной команды в разработке и представлении детальных планов. Такой подход отличается от классических концепций планирования.

Традиционные методы планирования начинаются с самого низа, со структур пооперационного перечня работ и подробной постановкой задач, которые постепенно переходят в детальную временную шкалу главного проекта. Наш опыт предполагает, что успешные крупные проекты начинаются с ключевых нисходящих дат, разработанных основной проектной командой.

Эффективное выполнение ИT-стратегии с использованием вышеизложенных пяти шагов позволят решить многие ранее упомянутые проблемы.