Системы электронного документооборота (СЭД) стали насущным требованием времени в корпоративном секторе. За использование таких систем агитируют, в первую очередь, подразделения, отвечающие за развитие бизнеса. Они пытаются убедить руководство в колоссальных преимуществах СЭД, в абсолютной невозможности эффективной работы без СЭД и в значительном отставании от конкурентов, успевших внедрить СЭД.
Однако руководство далеко не всегда поддерживает использование СЭД из-за высокой стоимости систем и работ по их внедрению. Существенным барьером можно считать сопротивление работников, уверенных, что очередная система не только увеличит персональную нагрузку при выполнении автоматизированных процедур, но и дополнительно ограничит свободу в принятии решений. Все это подкрепляется статистикой неудачных внедрений и потерянных средств, а также горьким опытом коллег, испытавших на себе “прелести” работы в “системе автоматизированной бюрократии”.
Автоматизация бизнеса
Основное предназначение СЭД – автоматизация и ускорение рутинных процедур, хранение деловой информации и обеспечение доступа к ней, контроль исполнительской дисциплины и предоставление полных отчетов для принятия управленческих решений.
Казалось бы, преимущества очевидны, но и опасения на пути внедрения далеко не беспочвенны. Мировая статистика дает неутешительные сводки: только около 40% проектов реализуются относительно успешно, из них половина – в полном объеме. Остальные являют собой полный или частичный провал. И то, и другое подразумевает потерю денег и времени сотрудников, упущенные возможности и прибыли и ведет, в конечном итоге, к разочарованию в автоматизации бизнеса в целом.
Такая ситуация является следствием отсутствия достаточных навыков внедрения сложных решений. Большинство крупных компаний достаточно инертны, тяготеют к использованию “проверенных” сценариев, в том числе в проектах автоматизации. Однако подобные проекты компьютеризации часто сводятся к приобретению необходимого количества компьютеров и, в лучшем случае, — лицензий на использование MS Windows и MS Office.
Внедрение СЭД требует совершенно иного подхода. При проектировании СЭД во главу угла ставится не количество рабочих мест сотрудников, а бизнес-процессы, принятые в организации.
Барьеры преодолимы
Первый и самый трудный барьер – убедить руководство выделить средства на проект. Причем не только на приобретение лицензий, но и на весь комплекс работ. С лицензиями все довольно просто — после небольшого торга и получения скидки руководство деньги все-таки выделит. С работами тяжелее. Первый вопрос руководства практически всегда одинаков: “Что из этого перечня мы можем выполнить своими силами?” Убедившись в необходимости оплаты настройки серверов и обучения администраторов, руководство попытается сэкономить на других работах. И в первую очередь — на управлении проектом и консалтинге, которые в большинстве случаев воспринимаются как чистой воды попытка сделать деньги из воздуха. Хотя качество выполнения именно этих работ определяет реализуемость проекта, применимость и эффективность СЭД на предприятии.
Есть два стандартных пути преодоления этого барьера. Во-первых, стоимость работ по управлению проектом и консалтингу “прячется” в стоимости лицензий и других работ. Например, фирмы, устанавливающие металлопластиковые окна, предлагают бесплатные работы по замеру, демонтажу старых и установке новых рам. На самом деле эти работы учтены в цене профиля и стеклопакетов, но заказчику приятнее воспринимать предложение, содержащее “бесплатные” услуги. В проекте можно сделать то же самое.
Второй вариант – бороться и убеждать, предоставлять референции от довольных клиентов, делать расчеты возврата инвестиций и пр. Это трудный путь, однако именно он формирует культуру проектов. В результате обе стороны подписывают документ, в котором однозначно описано, что исполнитель должен сдать, а заказчик — в итоге получить.
Преодоление сопротивления сотрудников на местах решается довольно просто. Предоставление предприятию демонстрационной версии системы или проведение так называемого “пилотного” проекта позволяет пользователям убедиться в удобстве и эффективности системы.
Во многих случаях еще на этапе демонстрации системы удается убедить заинтересованных сотрудников в преимуществах и успокоить относительно возникновения гипотетических проблем. Например, в подавляющем большинстве случаев сотрудники канцелярии интересуются, как обойти строгие рамки автоматической нумерации документов. Распространена практика, когда в книге учета входящей и исходящей корреспонденции оставляют пустые номера для регистрации писем “задним числом”. Автоматическая регистрация писем такую возможность исключает, однако в работе необходимость в ней упорно возникает. На самом деле в структуре автоматических нумераторов может быть заложено несколько вариантов решения этой проблемы, соответствующих корпоративной культуре и практике. Увидев возможности системы и убедившись в готовности разработчика учитывать интересы пользователей, сотрудники канцелярии становятся если не сторонниками внедрения СЭД, то, по крайней мере, относятся к ней непредвзято.
Оптимальный подход
Для достижения максимального, а зачастую и вообще любого эффекта от внедрения системы бывает необходимо радикально менять всю цепочку бизнес-процессов, убирать лишние роли сотрудников и вводить новые. Такой подход воспринимается болезненно. Чтобы снизить сопротивление переменам, проект целесообразно разделить на несколько этапов или небольших проектов, предусмотрев для каждого отдельную, достижимую, “не пугающую” цель. При этом особое значение приобретает управление проектом и консалтинг, определение и минимизация рисков отдельных этапов и проекта в целом, формирование цельной стратегии автоматизации.
В противном случае проект рискует пополнить коллекцию неудачных примеров внедрения СЭД. Его результатом станет или полный провал, вызванный желанием объять необъятное, или автоматизация бюрократии с сохранением в системе электронного документооборота всех проблем бумажного прототипа. И то, и другое — пустая трата денег и разочарование. Ставьте перед собой достижимые цели, прислушивайтесь к советам консультантов и не бойтесь изменений.
Виталий Пивненко, компания SI BIS
С автором материала можно связаться по адресу: vp@sibis.com.ua
