Корпоративная информа­ция является наиважнейшим, зачастую самым ценным ресурсом для большинства современных организаций. Ее размещение и управление ею требует все больше средств, утрата данных влечет за собой действительно серьезные неприятности, а правильное использование приносит финансово измеримый результат. Корпоративная информация, перетекая из одних подразделений в другие, пронизывает современную компанию целиком.



Кто же владеет корпоративной информацией в вашей организации? Кто распоряжается информацией, отвечает за ее оптимальное размещение, доступность, защиту и эффективное использование? Отдел продаж, маркетинга? Сервис? Бухгалтерия?

Первое, что приходит на ум, — владеет информацией тот, кто ее создает. Однако трудно представить бухгалтера или менеджера по продажам, который думает об обеспечении резервного копирования, соответствия требованиям по хранению регулирующих органов или необходимой скорости создания отчетов. В большинстве организаций нет органа, ответствененного за оптимизацию работы всех бизнес-подразделений с корпоративной информацией, способного в целом учитывать текущие и будущие потребности организации.

Стоимость информации увеличивается из года в года. Риски, связанные с утратой данных, вынуждают компании внедрять дорогостоящие системы управления информацией. Ставки растут, поэтому ответить на вопрос, вынесенный в заголовок этого материала, просто необходимо.

Ответ состоит в том, что владельцем корпоративной информации должна быть служба ИТ, по крайней мере “информационная” ее часть.

Похожая задача уже решалась

Рассмотрим другой ресурс организации  — деньги. Кто знает, где лежат деньги организации? Кто отвечает за их защиту от пропажи и неавторизованного использования, оптимизацию потоков и поиска их наилучшего использования? Эти вопросы находятся в компетенции финансового директора (CFO). В отличие от некоторых руководителей ИТ-служб, он не скажет: “Мы не можем правильно управлять деньгами, потому что высшее руководство совсем не понимает того, какой должна быть политика управления ими”.

Приходилось ли вам встречать стабильные компании, в которых каждое подразделение имело бы свою систему бухгалтерии, бюджетирования, учета, финансов, управления рисками, обеспечения сохранности финансовых документов и денег? Обычно эту работу делает CFO в интересах всей организации. Это его прямая работа — определять политики управления деньгами.

Но если мы считаем информацию одним из наиболее ценных корпоративных ресурсов, то почему же так плохи дела с его владением и управлением? Знает ли руководитель ИТ-службы, где возникает корпоративная информация, какой она обладает ценностью для бизнеса, определяет ли он методы ее хранения и защиты? Если информация — это деньги, то почему же мы не работаем с ней аналогичным образом?

Катализаторы изменений, или Пока гром не грянет, мужик не перекрестится

Для больших изменений нам обычно, к сожалению, нужно, чтобы случилось что-то по-настоящему плохое. Например, наступил “судный день ИТ” — произошла полная утрата электронной почты ящика генерального директора. Как мрачно шутят, системные администраторы разделяются на две категории: те, кто терял данные, и те, кто потеряет данные. Часто приходится слышать, что до наступления “судного дня” проекты ИТ-службы имеют низкий приоритет и денег на них не выделяют. Но кто же, кроме вас, ИТ-шники, расскажет, что “судного дня ИТ” можно избежать?

Пришла пора для новой категории ИТ-директоров — по настоящему информационных (CIO). Именно они должны сформулировать политики оптимизации использования корпоративной информации в организации. Конечно, в эту работу надо вовлекать и другие подразделения, но командовать парадом должны именно CIO. Ведь именно CIO лучше всех разбираются в вопросах владения корпоративной информацией и способны взвесить все “за” и “против” различных подходов и технологических решений.

Существуют три способа стимуляции инвестиций в ИТ: экономия средств, снижение или избежание рисков, создание новой ценности (value). На этой основе CIO и должен видеть информацию и трансформировать ИТ-инфраструктуру в новую сущность  — информационную инфраструктуру, образованную для сохранения, защиты, оптимизации и создания новой ценной информации. Приоритетом ИТ-директора должна быть именно информация, а не только контейнеры.

Что делать?

Первым делом необходимо расширить сферу ответственности ИТ-службы, поручив ей решение стратегических задач, выходящих за рамки удовлетворения потребностей какого-либо отдельного подразделения. Необходимо перейти к владению и управлению корпоративной информацией, к обеспечению согласованности процессов работы с информацией в рамках всей организации.

Первый шаг: не ждите, станьте лидером. Часто встречается ситуация, когда люди ждут, что их, наконец, заметят, оценят, дадут “добро” и выделят необходимый бюджет для реализации действительно стратегических изменений. Часто такое ожидание заканчивается наступлением “судного дня ИТ”. Не ждите, добивайтесь разрешения на расширение роли ИТ-службы. Вырастите из “мальчиков-айтишников, закручивающих винтики”. Донесите до заинтересованных лиц в вашей организации мысль о том, что по-старому жить уже нельзя.

Второй шаг: создайте команду. Если ваш первый шаг был успешным, ваш мессидж был услышан, воспринят и вы получили виртуальный мандат, то соберите рабочую группу единомышленников. Обязательно включите в нее нескольких влиятельных сотрудников не из ИТ-службы. Иначе существует большая вероятность того, что ваши инициативы могут быть рассмотрены как просто очередные ИТ-проекты, а не как стратегическое решение для всей организации.

Например, если вы сконцетрировались на снижении рисков, имеет смысл вовлечь в группу юриста. Если же вы заняты снижением расходов, оставьте место за столом представителю финансового подразделения. Когда же речь идет о создании новой стоимости, смотрите в сторону тех бизнес-единиц, которые недостаточно обслужены с точки зрения информации. В такую группу логично пригласить кого-нибудь из отделов обслуживания пользователей, маркетинга или продаж. Также включите тех людей, которые считают, что они сегодня владеют информацией.

На нескольких первых собраниях начните со сбора доказательств того, что проблема действительно существует. Обозначьте ее симптомы, обсудите, что произойдет, если и дальше ничего не предпринимать. Однако не предлагайте пока готового решения или плана действий.

В разговоре о сокращении расходов рассмотрите, например, текущую степень использования ИТ-ресурсов и сопо-ставьте расходы на размещение, защиту и управление информацией с темпами роста дохода или прибыли организации. Если ваша задача — создание новой стоимости, обратите внимание на то, как работала ваша организация несколько лет назад, как нужно будет работать через несколько лет, как изменяются способы и процессы работы в современном плоском глобальном мире. Очень хорошо помогает демонстрация действий конкурентов в этом же направлении. Попробуйте нарисовать образ новых способов использования информации в вашей организации.

Если вы заняты сокращением рисков, соберите сообщения из прессы о потерях компаний, которые не защищали информацию в достаточной и необходимой степени. И поблагодарите Бога, что этого еще не случилось в вашей организации.

Третий шаг: начните с “подъемного” проекта. Множество хороших идей были загублены только потому, что проектные команды брались сразу за многое и надорвались, не подняв большой груз. Если для первого проекта понадобился план или электронная таблица — возможно, вы взялись за слишком большой проект. Если вы можете все держать в голове — это как раз подходящий размер. Рекомендуют начать с небольшого, но успешного проекта, в котором будут видны ценность и результаты нового межфункционального информационного подхода.

Если ваш ИТ-персонал не квалифицирован в достаточной степени для проведения работ по проектированию, внедрению и поддержке новых технологий и продуктов, на этом этапе имеет смысл привлечь внешнего системного интегратора.

Совет для 3-го шага: ищите бизнес-единицу хоть с каким-нибудь утвержденным бюджетом.

Потенциальные проекты снижения расходов — ярусная система хранения данных (СХД) вместе со средствами интеллектуального перемещения информации в соответствии с определенными политиками (проект создания он-лайн архива файлов, e-mail), виртуализация, консолидация, системы управления ИТ-инфраструктурой нового поколения.

Потенциальные проекты снижения рисков, защита от пропажи данных — создание удаленного сайта с использованием локальной и удаленной репликации на всех уровнях (массив, сеть, хост), кластеризация; защиты от неавторизованного использования — управление идентификацией, шифрование, управление цифровыми правами; проекты создания архива он-лайн с гарантированной аутентичностью информации.

Потенциальные проекты создания новой стоимости — системы корпоративного поиска информации и управления содержимым (в том числе и в архивах он-лайн), обеспечение совместной работы, системы документооборота.

Do Local, Think Global

При создании информационной инфраструктуры у вас есть три пути изменений. Правильная стратегия обычно приносит хорошие плоды во всех трех областях, несмотря на то, что на старте лучше сконцетрироваться на одной из них. Прилагая усилия в проектах по созданию информационной инфраструктуры в одном направлении, постоянно учитывайте и прочие пути изменений. Например, реализуя проект архивирования e-mail, не забывайте, что для бизнеса все виды данных являются информацией, а конкретный проект с e-mail может стать первым в цепочке инноваций, охватывающих информационную инфраструктуру всех типов данных: файлов, видео, баз данных и др.

Кому это выгодно?

История внедрения ИТ-технологий в бизнесе показывает, что ключевые стратегические изменения происходят на разных этапах развития. Бизнес и ИТ, достигая неких переломных точек, учатся работать с информацией по-новому, учитывая ее электронный характер и степень во­влеченности ИТ в процессы управления бизнесом.

В свое время бизнес перешел от мейнфреймов к распределенным открытым системам. В начале 90-х гг. большие надежды возлагались на инвестиции в сетевую инфраструктуру. Начиная с середины 90-х общее внимание было обращено на внедрение ERP-приложений.

Сегодня мы находимся возле новой переходной точки — превращения технологической инфраструктуры в информационную. Участвовать предстоит всем, однако плоды этого интеллектуального прорыва получат скорее всего те, кто будет “командовать парадом”.

Алексей Быков, ведущий инженер-консультант,  департамент систем хранения и обработки данных, корпорация “Инком”.
EMC Proven Professional VMware мCertified Professional (VCP)
E-mail:
Alexey.Bykov@incom.ua