DocuShare выводит документооборот на следующий уровень
Когда название компании ассоциируется с работой с документами, ее продукция просто обязана обеспечивать четкое управление документооборотом. А что делать, если это понятие выходит далеко за рамки простого контроля над созданием, хранением и редактированием документов внутри компании, отслеживания путей их прохождения? В состоянии ли компания обеспечить хорошую совместную работу над документами, гарантирует ли безопасность и даже управление бизнес-процессами (business process mana-gement, BPM)? Что касается фирмы Xerox и ее пакета DocuShare CPX 5.01, то ответ может быть только один: наверняка!
 В DocuShare CPX 5.01 для любого контента можно индивидуально задать комплексные правила обработки различных событий |
Как показало проведенное в eWeek Labs тестирование, этот выпущенный в августе пакет успешно управляет документооборотом в самых разных областях, позволяя подбирать документы, рассылать их адресатам и следить за их прохождением. К тому же новая версия оснащена одним из самых интуитивно понятных и простых в работе браузерных интерфейсов, которые мы видели в проверяемых системах такого класса. Приятно удивили нас и богатые возможности DocuShare CPX 5.01 по управлению совещаниями, использованию интерактивного контента и организации совместной работы в группах.
По существу новинка составляет конкуренцию скорее серверному продукту SharePoint Portal Server 2003 производства Microsoft, чем старшим корпоративным системам управления документооборотом наподобие FileNet (которую недавно приобрела IBM) и Documentum компании EMC. И ничего удивительного здесь нет, поскольку DocuShare всегда считался решением среднего уровня, простым в развертывании и работе.
По сравнению с SharePoint Portal Ser-ver 2003, новинка Xerox выглядит довольно эффектно. Выступая на равных в области совместной работы и группового взаимодействия, она предлагает лучшие, чем у соперника, возможности управления документооборотом. И конечно же, будучи основанной на Java Server, она поддерживает не только Windows, как SharePoint, но и едва ли не все другие серверные платформы, а ее функции сотрудничества не привязаны к Microsoft Office или Internet Explorer.
При всех этих достоинствах кажется несколько странным, что Xerox позиционирует DocuShare CPX 5.01 как платформу управления бизнес-процессами. Пакет, конечно, предлагает ряд удачных опций маршрутизации и составления правил, помогающих управлять документооборотом и работой с формами, но на роль исключительного средства управления бизнес-процессами может претендовать с серьезными оговорками. Во-первых, он не поддерживает такие BPM-стандарты, как BPEL (Business Process Execution Language — язык выполнения бизнес-процессов), а во-вторых, его структуре недостает современной “оркестровки”, столь необходимой для полноценной BPM-системы.
Тем не менее DocuShare CPX 5.01 можно смело причислить к лучшим из известных нам корпоративных систем управления контентом (enterprise content mana-gement, ECM) и рекомендовать его тем компаниям, которые ищут простую в развертывании и управлении платформу данного класса с развитыми функциями организации совместной работы и достаточным для корпоративной среды потенциалом.
Лицензия на 100 рабочих мест стоит 45 тыс. долл., что вполне сопоставимо с SharePoint Portal Server и выглядит вполне доступно по сравнению с некоторыми крупномасштабными ECM-системами. Тем же организациям, которым нужна лишь простая система управления документооборотом, DocuShare 5.01 обойдется в десять раз дешевле — за лицензию на 20 рабочих мест нужно заплатить всего 4,5 тыс. долл.
Как и многие другие корпоративные системы управления контентом, DocuShare совершает серьезный прорыв в мир Web 2.0. Встроенные в версию 5.01 функции википедии и блогов, правда, конкурировать со специализированными приложениями такого класса не способны, однако вполне годятся для простого внутреннего использования. С их помощью, например, нетрудно наладить сбор отзывов и информации относительно проектов, стандартов и требований внутри компании.
Эта функциональность Web 2.0 вместе с большинством возможностей совместной работы обеспечивается в рамках так называемых “рабочих пространств” DocuShare (это, по существу, области, в которых пользователи сообща трудятся над проектами). Инструментарий для их создания и сопровождения нам понравился. С его помощью мы легко и просто организовывали уникальные интерактивные рабочие пространства для самых разных проектных групп. Помимо таких стандартных компонентов, как интерактивные календари и списки задач, DocuShare CPX 5.01 позволяет создавать групповые документы, конференцзоны и таблицы наподобие электронных, причем управление всем этим производится в рамках общей конференц-зоны. Предусмотрена здесь также интеграция с сервером конференц-связи фирмы WebEx Communications, что позволяет проводить оперативные совещания непосредственно в рабочем пространстве группы.
Хотя поклоннику “чистых” систем управления бизнес-процессами новинка Xerox может показаться недостаточно функциональной, она все же позволяет создавать развитую систему правил и уведомления о связанных с контентом и документами событиях. Правда, здесь есть одно важное ограничение.
С помощью DocuShare CPX 5.01 мы без труда создавали контентные правила для любого объекта из коллекции и связывали события с обширными наборами условий и выполняемых по ним действий, причем система предлагала богатый выбор опций автоматического отслеживания и управления контентом. Вот только сохранить созданные правила для повторного использования здесь невозможно, поэтому нам приходилось каждый раз заново выполнять такую операцию вместо того, чтобы выбрать из списка уже готовое правило. Это нас, честно говоря, удивило, поскольку DocuShare CPX 5.01 предлагает подобную возможность при маршрутизации контента. Система, в частности, позволяет подготовить простые и вместе с тем очень полезные правила рассылки документа. Это может быть, например, просьба на комментирование документа членами группы или описание действий, которые должны быть выполнены при наступлении определенных событий или в тех случаях, когда комментарии не поступили к заданному сроку. Такие правила легко сохранить и впоследствии применить для любого другого контента.
DocuShare CPX 5.01 предлагает ставшие уже стандартными возможности по добавлению и прикреплению комментариев к любому фрагменту контента, а простая и удобная функция экспорта позволяет отправлять контент на внешние FTP-серверы. Отметим также, что прежние версии DocuShare умели преобразовывать контент только в формат HTML, тогда как версия 5.01 способна конвертировать его и в формат PDF. Это делается посредством OpenOffice, который должен быть установлен на серверной системе.
DocuShare CPX легко взаимодействует с внешними системами аутентификации и службами каталога, а версия 5.01 к тому же позволяет задавать четкие правила создания и обновления паролей.
С директором eWeek Labs Джимом Рапозой можно связаться по адресу: jim_rapoza@ziffdavis.com
