Внедрение ERP-системы на предприятии — процесс весьма сложный, однако ещё более трудоёмким заданием является адаптация готовой системы силами ИТ-отдела. О том, как удалось решить эту задачу концерну “Оверлайн”, рассказывает программист “1С:8.0” отдела АСУ Сергей Жигуненко.
 Сергей Жигуненко: “По словам нашего московского коллеги-консультанта, с таким числом адаптированных элементов программисты фирмы “1С” ещё не сталкивались” |
PCWeek/UE: По каким причинам руководство компании приняло решение о необходимости установки ERP-системы?
С. Ж.: В концерне работает система бухгалтерских и торговых программ на базе “1С: 7.7”. При помощи этих решений формируется бухгалтерская и налоговая отчётность предприятий. Но из-за того, что большинство систем функционировало разрозненно, возникла проблема с консолидацией данных. Кроме того, данных бухгалтерского учёта недостаточно для управления предприятием, поэтому сотрудники концерна большой объём информации вносили в обычные электронные таблицы. Сложная обработка таких данных приводила к огромному количеству ошибок. Чтобы устранить эти проблемы и повысить эффективность управления предприятием, решено было установить ERP-систему.
PCWeek/UE: Как осуществлялся подбор решения?
С. Ж.: Мы провели собственное небольшое исследование рынка ПО и среди всех предложений выделили: SAP R/3, Microsoft Business Solutions (Axapta, Navision), QAD MFG/PRO, “IT-предприятие”, “1С:8.0 УПП”.
Надо признать, что существуют и другие продукты, которые полностью охватывают одну или несколько необходимых функций, однако не отвечают нашим требованиям в целом: например, mySAP, “Галактика”, BMicro, различные UML-системы и отраслевые решения.
Также мы рассматривали возможность создания подобного решения собственными силами. Например, на базе Oracle или Sybase. Но, по нашим приблизительным подсчётам, такая разработка обошлась бы примерно в 40—50 тысяч человеко-часов только для программистов отдела внедрения.
Тщательно изучив рынок, мы остановились на “1С:8.0 Управление производственным предприятием”.
На наш выбор повлияли следующие обстоятельства:
• во-первых, продукты фирмы “1С” хорошо себя зарекомендовали. Кроме того, всегда можно обратиться за помощью непосредственно к разработчику. Даже в ситуации, когда нужно принять быстрое решение, проще позвонить или съездить в командировку в Москву. На мой взгляд, работать с иностранным производителем значительно труднее;
• во-вторых, стоимость покупки, внедрения и работы на “1С:8.0 УПП” сравнительно мала, во всяком случае — в несколько раз дешевле любого другого альтернативного варианта. Стоимость её дальнейшей эксплуатации для всего концерна — это только зарплата штатных программистов и администратора системы. Система настолько удобна, что при небольших доработках нет необходимости привлекать российских разработчиков.
И, в-третьих, в Украине и в России уже существуют реализованные проекты на базе “1С:8.0 УПП” как в больших, так и в средних предприятиях. При этом даже после внедрения, систему автоматизированного управления предприятием (САУП) на базе “1С:8.0” поддерживает разработчик, на неё можно легко поставить фирменные обновления с исправлениями и дополнениями. Другие системы (в частности от западных производителей) нередко после внедрения на предприятиях становятся настолько уникальными, что, по сути, превращаются в совершенно новый продукт. С другой стороны, существуют решения, которые при внедрении не требуют адаптации — но тогда приходится собственные модели бизнес-процессов предприятия приспосабливать к выбранной системе. Мало кто на это согласится. Тем более на предприятиях с безостановочным производством и круглогодичным торговым процессом.
PCWeek/UE: С чего вы начали процесс внедрения?
С. Ж.: Мы провели презентацию системы для руководства концерна и подразделений. Представили информацию от производителя “1С” и собственное видение, с нашими цифрами и условиями работы.
Затем вместе с руководителями подразделений и департаментов согласовали и описали основные участки внедрения системы, условия внедрения и примерные сроки.
Установили, что в первую очередь автоматизации подлежат следующие модели в концерне:
• бизнес-процессы (создание моделей бизнес-процессов каждого этапа (одновременно с внедрением), интерактивное управление и слежение за состоянием бизнес-процессов и отклонениями);
• финансы (движение потоков денежных средств (наличных и безналичных), целевое планирование потоков денежных средств, многоуровневая разнообразная финансовая отчётность, бюджеты подразделений и план-фактные анализы);
• производство (закупка сырья и материалов, услуги для производства, оценка деятельности поставщиков и сторонних производителей, производственные процессы и специализированные отчёты, анализ и оперативное ведение остатков ТМЦ и продукции, финансовые и экономические расчёты производства, планирование всех этих элементов);
• маркетинг, CRM и пр. (взаиморасчёты с поставщиками услуг, взаиморасчёты с покупателями товаров и полуфабрикатов, анализ покупателей и торгового процесса, комиссионная торговля, движение сырья, материалов и товаров по складам (нашим и внешним), косвенные затраты на выпуск и продажу продукции, планирование всех этих элементов);
• учёт персонала (кадровая политика предприятия (должности, подчинения и т.д.), фактический учёт кадровых данных).
Мы планируем, что полностью система заработает с 1 января 2006 года. Остальные процессы нашей деятельности (бухгалтерский и налоговый учёт, транспортная логистика и логистика складских помещений) пока останутся без изменений.
PCWeek/UE: Кто на вашем предприятии занимался внедрением системы?
С. Ж.: До начала работ была собрана наша внедренческая группа. Возглавляет её вице-президент концерна Татьяна Маковская. Она согласовывает между различными финансовыми подразделениями общие правила ведения учёта в системе. Г-жа Маковская может на языке финансистов и экономистов описать все тонкости и требования программы, обладая знаниями о том, как эти механизмы реализованы программно. Начальник группы имеет широкий спектр полномочий, так как в её поле влияния — не только исполнители, но и сами операторы на точках ввода.
В качестве стратега группы, программиста и инициатора выступил руководитель отдела программного обеспечения Владимир Литвинов. Была создана новая штатная единица программиста “1С:8.0” — им стал я, Сергей Жигуненко.
Перед программистами были поставлены следующие задачи: изучение и испытание системы, реализация требований пользователей, поиск и исправление ошибок и недочётов в конфигурации, расширение возможностей системы. В качестве помощников, а затем — преподавателей для конечных пользователей “1С” в группу вошли финансист Владимир Пахомов и экономист Андрей Дамаскин.
PCWeek/UE: Кто адаптировал систему для вашего предприятия?
С. Ж.: В качестве продавца платформы “1С” и конфигурации УПП выступил одесский филиал франчайзи “1С” фирма “Лаборатория Форт”. Там же мы прошли двухнедельные курсы по основам программирования в среде “1С:8.0”.
Нам понадобилось ещё порядка пяти месяцев, чтобы представить первый рабочий вариант программы. Для адаптации системы под наши нужды мы нашли консультанта по “1С:8.0” — московскую фирму “Аналит” (дочернее предприятие “1С"). В качестве помощника выступила их ведущий специалист — Ольга Найдикова. У фирмы “Аналит” есть уже готовые внедрённые решения, и её сотрудники постоянно помогают нам советами. Кроме того, именно через них мы получили возможность общаться с разработчиками нашей конфигурации (УПП) в фирме “1С”.
К марту 2005 года у нас стали понемногу накапливаться первые проблемы, вызванные недоработками в “1С:8.0 УПП”. К счастью, ни одна из них не была настолько серьёзной, чтобы поставить под вопрос реализацию проекта в концерне. Однако некоторые неудобства при вводе, небольшие ошибки и замечания к программе мы собираем до сих пор. Тут ничего не поделаешь, ведь программа “1С:8.0 УПП” очень большая (около 3 млн. строк программного кода). В апреле 2005 года разработчики в очередном релизе конфигурации и платформы исправили большинство существенных недоработок. Основой для нашей САУП стал релиз УПП 1.1.3.5 для России. Фирма “1С” с тех пор выпустила и более поздние релизы, но исправления, которые они предлагали, нам пока не понадобились.
Мы определили, что в нашей САУП крайне необходимы механизмы упрощения ввода информации почти на всех этапах внедрения. Это обусловлено и тем, что специалисты концерна берут на себя слишком большие объёмы работы, и тем, что существует множество небольших оригинальных форм для регистрации того или иного события на наших предприятиях. За счёт большого числа выдвинутых пользователями пожеланий и требований мы решились в своей САУП реализовать собственные механизмы ввода и отображения. По-возможности мы старались не менять оригинальную конфигурацию и как бы “надстраивать” свои нововведения.
PCWeek/UE: Что именно вы адаптировали в системе?
С. Ж.: Нам пришлось внести некоторые критически важные исправления.
Собственными силами мы переписали: изменения в конфигурации в связи с использованием в Украине российской версии; корректировку механизма отражения движений денежных средств в регистрах; механизм распределения прав пользователей.
За время внедрения “1С” исправила ошибки предыдущих релизов, бизнес-процессы, расчёт себестоимости и “Помощника планирования”.
Под критически важными исправлениями я подразумеваю ошибки и недоработки, без устранения которых элементы программы неработоспособны.
Можно посчитать примерный объём произведённой программистами работы в человеко-часах над такими законченными задачами:
Управление денежными средствами
• Справочники, константы, исправление ошибок конфигурации — 70 ч-ч;
• Дополнительные механизмы для ввода и отображения — 450 ч-ч;
• Специфическая и сборная отчётность — 90 ч-ч.
Заготовительные и производственные процессы
• Исправление ошибок конфигурации — 100 ч-ч;
• Дополнительные механизмы для ввода и создания спецификаций — 30 ч-ч;
Другое
• Исправление ошибок конфигурации для других модулей — 100 ч-ч;
• Альтернативный механизм распределения прав доступа — 50 ч-ч.
Остальные задачи еще в процессе выполнения.
PCWeek/UE: Кто помогал вам в доработке системы?
С. Ж.: Мы не изобретали велосипед. Мы внимательно следили за новостями от других групп, внедряющих “1С:8.0” в Украине. Другие предприятия набивали те же шишки, что и мы: дали о себе знать и ошибки в программе, и неохотное восприятие пользователями любых нововведений. Им точно так же пришлось заниматься и описанием модели бизнес-процесса, и в первое время осуществлять двойной ввод данных, разъяснять сотрудникам необходимость сверхурочной работы на начальном этапе внедрения системы, нанимать новых для постоянной работы и повышать оклады в соответствии с увеличением объёмов работы.
PCWeek/UE: Какие задачи решает сейчас система на предприятии?
С. Ж.: Уже в сентябре все финансисты нашего концерна перешли к работе в новой системе. Финансовый блок САУП сейчас вполне работоспособен даже в виде самостоятельного сегмента. Помимо встроенных в программу механизмов, созданы удобные и максимально автоматизированные механизмы загрузки (из банк-клиентских систем) и ввода платёжных и кассовых документов в виде таблиц. Нами также разработаны программные модули для оригинальной отчётности перед руководителями и на уровнях ниже.
В состав нашего концерна входит два производственных предприятия. Сначала мы решили внедрять этап “Производство” начиная с Первого ликероводочного завода (ПЛВЗ), так как там сравнительно несложный технологический процесс производства. Но потом выбрали Одесский завод шампанских вин (ОЗШВ) — где сложнее. И поняли, что не прогадали.
Чтобы формализовать производственный процесс на ОЗШВ, нужно регистрировать порядка 500 документов в месяц. Объём справочника номенклатуры — порядка 1500 наименований без учёта свойств и характеристик. При регистрации данных о производстве используется в месяц около 150 спецификаций полуфабрикатов и готовой продукции.
По словам нашего московского коллеги-консультанта, с таким числом адаптированных элементов программисты фирмы “1С” ещё не сталкивались. Мы связались с разработчиком, поставили задачу. Следствием стала более подробная инструкция и их помощь в решении наших вопросов.
Мы занесли в справочники всю номенклатуру производства. Описали все базовые спецификации продукции. Создали механизм автоматического формирования копий спецификаций для расчёта фактической себестоимости. Продублировали все производственные документы завода. Получили данные по выпуску продукции. Посчитали плановую и фактическую себестоимость. А вдобавок — получили информацию по складам в реальном времени. Экономисты уже сейчас наблюдают в нашей системе за динамикой расчётов с поставщиками, данные по которым вносит финансовый отдел концерна.
Сейчас начинается автоматизация ПЛВЗ. Надеемся, что это сделаем быстрее, ведь основные трудности уже позади.
PCWeek/UE: Что ещё предстоит автоматизировать?
С. Ж.: К автоматизации процессов торговли нашими товарами мы приступили совсем недавно. “Торговля” для нас — это не только большое количество документов оперативного складского учёта (расходные и приходные накладные, возвраты, внутренние перемещения, списания). Это ещё и огромное количество сложных взаимосвязей между производителем и покупателем, которые предстоит описать в виде договоров с условиями, заявками и т.д. Торговые документы мы собираемся на этом этапе внедрения автоматически загружать из “1С: 7.7 Торговля и Склад”. А потом только обогащать управленческой информацией. Так мы существенно сэкономим на стоимости внедрения.
Связаться с автором можно по адресу: sza@mail.od.ua
