Днепропетровская компания ООО “Вента” является одним из крупнейших дистрибуторов медицинских и фармацевтических препаратов.

“Вента” представляет собой крупный, территориально распределенный холдинг, в состав которого входят 5 филиалов в крупных городах страны. Компания работает на рынке Украины с 1995 года, планомерно развивая ассортимент продукции. Сегодня “Вента” сотрудничает с 400 активными поставщиками продукции и постоянно расширяет сеть региональных партнеров. Оборот компании за 2005 год составил 60 млн. долл, общая площадь складских помещений превышает 6000 кв. м., а товарный ассортимент — 18 тыс. позиций. Компания обслуживает более 8000 клиентов, причем более 60% работают с “Вентой” 3–4 года и более.

Требования к системе

Специфика работы на рынке медпрепаратов требует подготовки большого количества сопроводительной документации. До внедрения новой автоматизированной системы на подбор и распечатку комплектов сертификатов затрачивалось длительное время, что снижало оперативность, а следовательно, и эффективность работы предприятия в целом. К 2003 году существовавшая система учета, построенная на устаревших технологиях, окончательно утратила свою актуальность и не удовлетворяла требованиям растущего предприятия. Повышение скорости обработки информации и обслуживания заказов стало одним из стратегических направлений совершенствования работы в компании “Вента”.

В определенный момент стало ясно, что существующая система автоматизации не справляется с возросшим объемом обрабатываемых заказов. После того, как количество обслуживаемых пользователей превысило 40 человек, сбои и остановки в работе системы участились, происходили потери данных в базе. Отсутствие процедуры верификации вводимой информации вызывало большое количество непроизвольных ошибок, происходило дублирование данных в разных подразделениях. Все эти причины привели к необходимости обновления автоматизированной системы учета на предприятии. Компания “Вента” приняла решение о внедрении новой бизнес-системы и выдвинула к ней такие требования:

интеграция сервисов и однократный ввод информации в БД;
гибкость и масштабируемость;
ориентация на современные решения Microsoft, ставшие “де-факто” ИТ-стандартами;
интеграция со специализированными программными комплексами на уровне потоков данных;
защита данных на уровне отдельных пользователей и системы;
протоколирование действий пользователей.

Решение

Решением, соответствующим требованиям бизнеса ООО “Вента”, оказалась система Nebesa Business Systems (NBS), разработанная киевской компанией ООО “Небеса”. NBS представляет собой веб-приложение, бизнес-логика которого реализована с помощью процедур в MS SQL, а пользовательский интерфейс, функционально близкий к Windows-приложениям, формируется средствами ASP в веб-браузере. Такая структура обеспечивает гибкость и универсальность системы: пользователи могут работать с NBS из любой точки, где есть интернет, и с любого устройства, поддерживающего полнофункциональный браузер. Для работы с NBS не требуется мощный компьютер — вся функциональность сосредоточена на серверной стороне, а клиент лишь отображает информацию.

Этот подход автоматически решает проблему консолидации данных в едином хранилище, которое может быть расположено как в офисе, так и на удаленной площадке специализированного центра обработки данных. Информация не хранится на клиентских устройствах, поэтому пользователи не могут скопировать ее и передать третьим лицам. Работа через интернет фактически стирает грань между локальным и удаленным использованием системы. NBS выглядит и функционирует одинаково, независимо от точки, из которой к ней осуществляется доступ.

Архитектура NBS позволяет обеспечить высокую скорость ввода данных и работу с большими объемами информации. В частности, в компании “Вента” размер базы данных в центральном офисе составляет 80 Гб. Для повышения скорости и удобства работы в филиалах развернуты локальные экземпляры базы, средний объем которых составляет 4–7 Гб.

Вся информация, которая вводится в филиалах, автоматически передается из локальных баз в центральную. Для повышения оперативности сбора информации передача и прием производится небольшими порциями в универсальном формате XML. В компании “Вента” синхронизация осуществляет каждые 10–15 минут. В качестве транспорта данных используется e-mail.

Для обмена применяются ADSL-каналы с пропускной способностью 512К-2 Мбит. ADSL — достаточно дешевый и надежный вид связи, доступный в большинстве крупных городов Украины. Средний объем передачи данных между центральной базой и каждым удаленным экземпляром составляет в компании “Вента” 1–1,5 Гб в месяц. При обмене данными передаются не только привычные объекты — документы, элементы справочников, настройки системы, но и сертификаты качества производителей, в т.ч. изображения.

Система в центральном офисе одновременно обслуживает 120–150 активных пользователей. Типичная нагрузка для филиальных баз данных — 15–20 пользователей. Система обладает “запасом прочности”, необходимым для дальнейшего расширения бизнеса — проведенное нагрузочное тестирование при помощи Rational Robot продемонстрировало способность системы обслуживать 400–500 пользователей одновременно.

Центральный офис компании “Вента” взаимодействует с удаленным складом, на котором работают более 20 пользователей NBS. Там же установлен сервер печати сертификатов качества производителей, который печатает 500–700 тыс. страниц в месяц, получая данные из центрального офиса по общему каналу связи. По словам представителей компании “Вента”, разница в скорости операций при работе в локальной сети и через интернет практически не заметна.

База данных внедренной в компании “Вента” системы обладает универсальной структурой, что позволяет вносить новые объекты без модификации структуры данных. Встроенная панель управления позволяет настраивать систему для внесения новых классов объектов, — например, для добавления платежных документов нового вида, создания авансовых отчетов и пр. С помощью панели управления администраторы могут также легко модифицировать логику работы с этими объектами и интерфейс.

В системе NBS реализованы конструкторы пошаговых бизнес-процессов. Благодаря этой функциональности администратор получает возможность задать “маршрут” прохождения любой сделки на предприятии, указать лиц, ответственных за корректировку и утверждение заказов на разных уровнях. С помощью конструкторов система легко адаптируется для разных областей бизнеса.

Аппаратные средства

Для обслуживания базы данных в центральном офисе компании “Вента” используется 4-процессорный сервер на базе процессоров Intel Xeon MP, оборудованный 8 Гб оперативной памяти. К системе подключены 4 дисковые SCSI системы, в том числе — один внешний выделенный массив. По словам технических специалистов компании, более слабые решения, доступные на момент внедрения,  были не способны обслуживать базу данных объемом 80 Гб.

Результат внедрения

Внедрение NBS в компании “Вента” началось в декабре 2002 года. В мае 2003 года произошел запуск системы в коммерческую эксплуатацию. В реализации проекта принимали участие 4 специалиста.

В результате внедрения бизнес-процессы “Венты” были отражены в виде пошаговой конвейерной модели. Существенно повысилась интенсивность работы сотрудников и скорость обслуживания клиентов. При замене старой учетной системы на NBS число пользователей, интенсивно работающих с системой (ввод 10 товарных позиций в минуту), увеличилось с 30 до 70–80, количество вводимых документов выросло с 500 до 2000–3000 в день. В среднем в систему ежедневно вводят до 100 тысяч строк. Благодаря такой эффективности удалось увеличить оборот компании в 3 раза менее чем за 2 года.

Были автоматизированы все задачи учета на складах — все сотрудники предприятия смогли оперативно получать исчерпывающую информацию о состоянии складских запасов и о ходе исполнения заказов. Складские сотрудники (около 20 пользователей) смогли работать с системой NBS удаленно, со своих рабочих мест на складах.

Система предоставляет пользователю консолидированную информацию по состоянию всех складов, в том числе и удаленных, а также динамику изменения запасов в разрезах номенклатуры, партий и серий.

Система распределения прав доступа позволила снизить количество случаев сговора между сотрудниками смежных отделов, участвующих в делопроизводстве (например, складских работников и менеджеров сбыта), а протоколирование действий и правильный подход к анализу связей между действиями сотрудников выявили и позволили снизить количество случаев воровства, в том числе в звене менеджмента.

Разработанный механизм передачи данных обеспечивает высокую детализацию. Обычно в системах учета при больших объемах передаваемых данных в центр поступают только консолидированные итоги. NBS позволяет передавать и накапливать в центре детализированную бизнес-информацию (описание деталей хозяйственных операций, ассортиментные позиций, агенты операций), реализован механизм контроля полноты доставки данных.

Внедрена система учета сертификатов, упрощающая процесс комплектации и вывода на печать комплекта сопроводительных документов. Обеспечен полный контроль за успешностью процесса печати и доставки данных о сертификатах в удаленные точки.

Реализованный механизм обмена данными с внешними системами позволяет снизить издержки на ввод данных клиентами компании — заказ, введенный клиентом в своей системе учета, загружается в NBS автоматически, а не вводится вручную. И наоборот, при приеме товара клиент не вводит собранные накладные вручную, а загружает из интерфейсных файлов. Сегодня в такой форме производится взаимодействие с 12% клиентов компании, в электронном виде формируется порядка 2–3 тысячи заказов в месяц. Все это существенно снижает издержки обоих сторон и повышает оперативность бизнеса.

Активно применяется связь с офисными приложениями. С помощью системы NBS автоматизирована печать заказов, расходных накладных, формируется отчетность для поставщиков и пр.

Разработаны и внедрены инструменты финансового контроля и управления. С их помощью выполняется ручная и автоматическая фактуризация хозяйственных операций (товар-деньги, товар-товар, деньги-деньги), настраиваются параметры выполнения этих операций. Система позволяет анализировать дебиторскую и кредиторскую задолженности на разных уровнях — от менеджера по продажам до финансового менеджера и директора. Внедрены средства анализа — менеджмент получил в распоряжение около 100 детализированных отчетов для всех отделов предприятия. 

КОММЕНТАРИЙ РАЗРАБОТЧИКА

Алексей Приходько, директор направления программного обеспечения компании “Небеса”


Опыт и наработки, полученные в ходе внедрения системы в компании “Вента”, позволили нам обеспечить повторяемость решения — оно готово к внедрению у других клиентов. Мы удовлетворены сотрудничеством с компанией “Вента”, которое началось в 2001 году и продолжается по сегодняшний день. В частности, мы работаем над реализацией системы online-сервисов для клиентов, которая позволит одновременно обслуживать до 1000 пользователей. Эта система даст возможность клиентам самостоятельно создавать и изменять заказ, контролировать прохождение платежей — в конечном счете, сделает работу с поставщиком еще более удобной.

КОММЕНТАРИЙ ЗАКАЗЧИКА

Александр Волошин, генеральный директор ООО “Вента”

Наша компания вошла в первую десятку лидеров фармацевтического рынка. Во многом этим мы обязаны “локомотиву” — системе учета Nebesa Business System. Она выдержала резкое увеличение нагрузки и ужесточение требований к функциональности. Мы стали предприятием европейского уровня, и это привлекает зарубежных партнеров-поставщиков (у нас около 70 прямых импортных контрактов), которые требуют от нас прозрачной отчетности.