Использование ERP-решений в предприятиях пищевой промышленности, особенно, производящих скоропортящиеся продукты, связано с рядом особенностей. В их числе бесперебойная работа в режиме 24 часа в сутки 7 дней в неделю, ежедневная инвентаризация складов и прочие бизнес-требования. Примером такого проекта является внедрение системы, разработанной компанией “Галактика”, в “Вим-Биль-Дан Украина”.
 Сергей Литвиненко: “Если какие-то показатели для расчета определенных характеристик хранились в Excel, то они там и хранятся” |
Решение об использовании разработок компании “Галактика” руководство приняло около шести лет назад.
“Решение об автоматизации бизнеса посредством решения “Галактики” было принято руководство компании приняло в 2000 году, — рассказывает Александр Ляшенко, директор по информационным технологиям “Вимм-Билль-Данн -Украина”. — На том этапе продукт использовали в качестве системы для бухгалтерского учета, а также в роли платформы для собственных доработок. Внедрением и сопровождением системы занимались штатные сотрудники компании, создавшие также шлюз для обмена данными. В работающей среде данные об отгрузке готовой продукции консолидировались по каждому клиенту раз в месяц. Система предоставляла тот минимум информации, который требовался для ведения главной бухгалтерской книги”.
В прошлом году руководство холдинга приняло решение об унификации инфраструктуры в рамках единого корпоративного стандарта. Украинскому подразделению холдинга “Вим-Биль-Дан Украина” было предложено использовать разработанную за счет внутренних ресурсов систему АСУП, работающую на 20-ти российских предприятиях. “Здесь мы столкнулись с рядом трудностей, характерных для подобных разработок, — вспоминает Александр Ляшенко. — Основная проблема состояла в том, что значительная часть функциональности была реализована на уровне ядра системы и к тому же была адаптирована под требования российского законодательства. После оценки затрат, необходимых для реализации этой идеи, мы решили отказаться от предложенного варианта и более полно внедрить уже используемое в бухгалтерии решение “Галактики”.
“Из-за того, что наш бизнес связан со скоропортящимися продуктами, информация о наличии продукции на складах в разрезе партий (дат) производства должна быть актуальна в режиме реального времени, при этом необходимо учитывать и плановый объем выпуска продукции, находящейся уже в процессе производства, — объяснил PCWeek/UE Сергей Литвиненко, директор корпоративных проектов и инновационных программ “Галактики”, MBA. — Решение, работающее в компании претерпело некоторые усовершенствования, улучшения, реализованные как нашими ресурсами, так и специалистами “Вим-Биль-Дан Украина”. Основная проблема, касавшаяся работы системы, состояла в том, что каждый день без выходных в течение года за несколько часов сотрудники компании принимают сотни заявок, при этом в режиме реального времени анализируются текущие остатки готовой продукции, происходит ее резервирование с учетом приоритетов клиентов, проверка выполнения кредитных условий и финансовой задолженности. Этот процесс предъявляет особенные требования к скорости работы системы и практически исключает возможность быстрой замены старого решения новым”.
Старт проекта
На первом этапе сотрудничества компаний, когда “Вимм-Билль-Данн-Украина” автоматизировал работу бухгалтерии, руководителем проекта был назначен руководитель этого подразделения. Отдел ИТ обеспечивал сопровождение решения и поддержку аппаратной части. “С того времени этот отдел сильно преобразовался — считает Сергей Литвиненко. — Сегодня это команда, состоящая порядка из 20 квалифицированных специалистов, четко разделена по функционалу и организационно является ИТ-службой, которая обеспечивает весь спектр предоставления ИТ-услуг для украинских предприятий компании”.
Значительную часть проекта внедрения системы осуществляли специалисты компании “Вимм-Билль-Данн-Украина”. В проекте активно участвовали ключевые пользователи автоматизируемых подразделений, а также сотрудники отдела сопровождения и разрабоки программных решений. При автоматизации деятельности отдельных департаментов в состав группы входили ключевые пользователи, ИТ-специалисты и руководитель проекта. Решения о целесообразности и корректировку автоматизации тех или иных бизнес-процессов принимал руководитель проекта.
Серьезной сложностью, с которой внедренцы столкнулись во время реализации проекта, являлось создание нормативно-справочной базы, которую сотрудники компании ранее вели в разных системах. Существующие справочники содержали разрозненные данные, некоторую информацию пришлось вносить по ходу проекта, для этого мы создали специальные регламенты. Всего в процессе внедрения было создано 5 рабочих групп, участники которых параллельно исполняли свои прямые функциональные обязанности. “Специально для проекта дополнительные сотрудники в компанию не привлекались, если не считать некоторых перемен в ИТ-службе, связанных с необходимостью поддерживать и развивать систему, — объяснил Александр Ляшенко. — Часть ИТ-специалистов пришлось переквалифицировать и дополнительно обучать работе с новым решением. Пользователи также прошли учебный курс по системе. Мы даже создали для этой цели специальный класс, в котором устанавливали отдельные модули для ознакомительных целей. Но сначала обучение не приносило необходимых результатов: сотрудники не были соответствующим образом мотивированы. Во время повторного курса, ключевые пользователи, как правило — руководители подразделений — самостоятельно формировали график обучения своих подчиненных. Кроме того, на этих сотрудников возлагалась ответственность за квалификацию их подопечных. На предприятии была издана соответствующая инструкция, в которой оговаривались меры ответственности за некорректное использование ERP-решения. ИТ-служба в то же время взяла на себя поддержку системы в работоспособном состоянии, в целях создания и сопровождения документации, а также обучения ключевых пользователей. Была создана методология работы с инцидентами, а также с заявками на развитие решения и внесения изменений в систему”.
Перед реализацией системы участники группы внедрения со стороны предприятия провели формализацию значительной части бизнес-процессов. “Во время анализа были выявлены узкие места, обнаружены ранее неизвестные точки риска, — считает Александр Ляшенко. — Для полноценной автоматизации некоторые процессы требовали реинжиниринга, уточнению подлежали функциональные обязанности сотрудников, появились новые штатные единицы. Для эффективной работы системы необходим оперативный и непротиворечивый ввод новой первичной информации. Поэтому для некоторых сотрудников увеличилось количество обязанностей. Другим работникам жить стало проще: система упразднила некоторые операции. В результате перешли от автоматизации операций, к автоматизации процессов”.
В компании “Галактика” работает внутренняя система, в которой регистрируются функциональные особенности и пожелания каждого заказчика. Периодически их рассматривают эксперты и вносят в следующие версии решений. Таким образом формируется база “лучших практик”: система “Галактика” несет в себе опыт автоматизации шести тысяч компаний. “Обычно мы не навязываем лучшие практики, если это может повлиять на снижение работоспособности каких-либо отделов. К примеру, если какие-то показатели для расчета определенных характеристик хранились в Excel, то они там и хранятся. Это особенность нашего подхода”, — объяснил Сергей Литвиненко.
 Передача лицензии на систему “Галактика ERP” Александру Ляшенко (на фото слева) |
Инфраструктура
В компании работают и другие информационные системы. Кроме “Галактики”, в холдинге внедрена BPM-система Hyperion, применяемая для автоматизации процесса бюджетирования и планирования. Также работает ServiceDesk-решение и некоторые модули ERP-системы, разработанной главным офисом. Есть также корпоративный портал, автоматизирующий документооборот, процесс согласования документов, информационный обмен и ряд других систем. “Мы осуществили тиражирование системы “Галактика” на второе из наших основных украинских предприятий: уже перевели с платформы “1С” продажи, складскую логистику, управление доставкой продукции, финансовый контроль, управление договорами, управление материальным складом, первичный бухучет. В будущем необходимо будет перевести на “Галактику” управление персоналом, зарплату, производственный блок, бухгалтерский учет. Остальные решения мы планируем со временем устранить и перевести все предприятия “Вим-Биль-Дан Украина” на информационную ситему “Галактика”, — поделился с PCWeek/UE планами господин Ляшенко.
Также сотрудники применяют интегрированные с “Галактикой” инструменты business intelligence, предоставляющие возможность анализа накопленных данных по продажам, спросу, эффективности работы торгового персонала, торговым точкам, динамике, финансовым показателям. В общей сложности руководители используют около 50 информационных OLAP-кубов, позволяющих проводить оперативный анализ себестоимости, ценовой анализ и уровень допустимых скидок, выполнения планов продаж и т.п.
Проект, по словам Александра Ляшенко, длился около семи месяцев. “Мы, конечно, будем совершенствовать решение, автоматизировать управление персоналом и целый ряд других бизнес-процессов, но я считаю, что проект завершен. “Галактика” в нем выполнила настройки модуля заработной платы и модуля автоматизации учета в производственных цехах. Периода двойного ввода у нас не было из-за того, что мы бы не смогли заменить в компании все модули оперативного контура за один день. Для их устранения мы сначала строили информационные шлюзы, которые поддерживали работу модулей на протяжении определенного периода времени. После нескольких недель эти шлюзы убирались вместе со старыми подсистемами. Таким образом, на протяжении двух месяцев мы удалили все модули, подлежащие замене”, — объяснил он.
Общую стоимость проекта подсчитать достаточно сложно, учитывая, что первоначально “Галактика” начала работать еще в 2000 году, после чего развитие приостановилось, и осуществлялась оперативная поддержка имеющегося функционала и соответствие законодательству. Данный реанимированный проект состоял из приобретенных лицензий и зарплаты сотрудников “Вим-Биль-Дан Украина”, которые кроме проекта выполняли свои прямые служебные обязанности. Всего компания приобрела около 100 лицензий для автоматизации порядка 200 рабочих мест.
Развитие
Будущее развитие системы будет направлено на интеграцию с другими корпоративными решениями, работающими в компаниями. Это необходимо для получения параллельной управленческой отчетности в формате стандарта GAAP. “Также мы будем оптимизировать работу решения, повышать производительность бухгалтерской подсистемы, добавим несколько новых методов аналитики для управленческого учета, — уточнил перспективы господин Ляшенко. — Некоторое время спустя мы планируем внедрить модули для финансового анализа, бюджетирования, управления бюджетом и транспортом. Также мы планируем полностью автоматизировать бизнес-процессы, связанные с производством для того, чтобы получить возможность планирования человеческих ресурсов и загрузки оборудования, расчета показателей, связанных с плановыми ремонтами”.
Сейчас проектная команда активно работает над документированием функций нового решения. Этот процесс является критически важным, так как внедренную систему руководство компании планирует распространить на все предприятия “Вим-Биль-Дан Украина”. После того, как этот этап будет реализован, менеджмент сможет не только более оперативно получать консолидированные данные со всех украинских предприятий холдинга, но и реально перейти от управления операциями к управлению процессами.
Аудит
Существует ошибочное мнение о том, что автоматизация бизнеса посредством решений, созданных разработчиками из постсоветстких стран может осложнить прохождение компаниями международного аудита. Эксперты считают, что обычно в этом плане к решению предъявляют ряд стандартных требований, касающихся, в основном, контроля, прав доступа пользователей и мониторинга операций. Система должна базироваться на стандартных унифицированных процессах финансового контроллинга и ценообразования. Необходим также анализ скрытых рисков, касающихся отображения тех или иных данных. Информация должна быть внесена в систему сразу после возникновения новых данных, в месте их возникновения. При анализе это позволит опуститься до элементарных товарных операций и проследить весь путь прохождения информации.
“Недавно к нам приезжал внутренний аудитор, проверявший деятельность бухгалтерии и финансового отдела, — рассказывает Александр Ляшенко. — Систему также не обошли вниманием. В ближайшее время мы будем проходить внешний комплексный аудит, который должен выявить, соответствует ли наше решение западным стандартам. Я думаю, мы его успешно пройдем”.
Трудности
В числе трудностей этого проекта внедренцы называют проблемы с быстродействием системы в условиях, когда ERP-решение должно работать со скоростью, близкой к простым оперативным решениям; и совсем другой уровень требований, предъявляемых к компетенциям рядового сотрудника — оператора. “Для устранения этих сложностей мы оптимизировали программный код, изменили структуру хранилища данных, так как используемая дисковая подсистема не справлялась с пиковой нагрузкой, — объяснил Сергей Литвиненко. — Также некоторым усовершенствованиям подлежали и рабочие станции. Инфраструктуру компании пришлось изменить таким образом, чтобы в случае отказа аппаратного обеспечения система смогла бы вернуться в рабочее состояние на протяжении 15 минут. Для этого была разработано инфраструктурное решение: спроектирована ферма терминальных серверов, подготовлены виртуальные запасные сервера, применена онлайн-репликация и т.п. Других серьезных трудностей в реализации проекта не было. Мы удачно обошли острые углы в работе с персоналом, поэтому с саботажем мы не сталкивались, палок в колеса нам не ставили. На нектоторых участках иногда не хватало ИТ-специалистов, но все эти трудности мы успешно преодолели”.
