Ничто так не сплачивает команды, как личные встречи. Но по соображениям логистики и финансов иногда сложно собрать команду чаще, чем раз в год. Так что же делать?

Решением является виртуальная встреча. С помощью ноутбука, некоторых инструментов организации онлайнового сотрудничества и магии интернета виртуальные встречи позволяют командам вести регулярные тематические дискуссии и обсуждать долгосрочные планы, наслаждаясь комфортом у себя дома.

Поготовка

Попросите членов команды назвать ряд потенциальных тем для обсуждения и подготовьте список тем. Повестка дня виртуальной встречи должна быть такой же, как у личной встречи. Если тем оказалось слишком много, проведите голосование и включите в повестку те, которые наберут наибольшее число голосов.

Выберите инструмент организации видеоконференций. Среди популярных вариантов — Zoom и Gallery View, чтобы видеть всех членов команды одновременно. 

Составление расписания

Запланируйте время, которое всех устраивает и позволяет делать перерывы. Между сессиями должен быть хотя бы один перерыв на 15 мин., а в середине встречи перерыв на 30 мин.

Оптимальная продолжительность виртуальной встречи — 4 ч в день, за которые состоятся примерно четыре сессии. Рекомендуется провести встречу в течение двух дней, по 4 ч в день.

День виртуальной встречи: организация

Побуждайте членов команды работать из дома, если у них имеется надежное подключение к Интернету. Для каждого из тех, кому придется работать в офисе, следует зарезервировать отдельную комнату. Всем необходима тишина, чтобы микрофоны оставались включенными на протяжении всей встречи.

В начале дня огласите основные правила. Напомните, что каждый должен проявлять заинтересованность и уважение к другим, участвовать в обсуждении и избегать отвлекающих факторов. Наиболее трудные темы ставьте на обсуждение первыми, пока люди еще не устали. Ведите запись сессий, чтобы никто не отвлекался на составление заметок, а в последующем распространите ее среди членов команды. 

Проведение сессий

Ведущий должен стимулировать и модерировать обсуждение. Чтобы поддержать обсуждение, попросите команду заниматься также самомодерированием. Строго придерживайтесь повестки дня и графика. Затягивание одной сессии будет иметь каскадный эффект и сократит время обсуждения других тем. Во время виртуальных встреч дискуссия, естественно, ведется медленнее, поскольку участники не находятся в одном помещении. Если члены команды заранее проведут исследования, это поможет сэкономить время за счет того, что перед встречей они пообщаются лично.

Избегайте совместного использования экранов во время сессий, поскольку это не позволит видеть всех членов команды. Кроме того, использование инструментов организации сотрудничества вроде Trello или Google Docs позволяет видеть на своих компьютерах текущие обновления.

Мозговые штурмы особенно подходят для использования инструментов организации сотрудничества в реальном времени. Например, при использовании Trello возможность создавать карточки, обмениваться ими и выражать с ними согласие является прекрасной заменой «белой доски» или стикеров. Trello позволяет также вести динамическую дискуссию, когда обратная связь с членами команды дополняет статичную повестку дня.

Люди должны иметь возможность легко показать, что им есть что сказать.В Zoom вы можете использовать функцию «Поднять руку». Но мы применяем более забавный прием. Каждому участнику была послана цветная шляпа, которую он надевает, когда хочет высказаться. Модератор видит эти шляпы и предоставляет слово в том порядке, в каком они были надеты. По окончании выступлений участники снимают шляпы.

Упростите невербальные коммуникации. Важно видеть реакцию людей на обсуждаемую тему.

Основные выводы

Поскольку компании все чаще используют распределенную рабочую силу, необходимо найти способы собирать команды в одном месте. Виртуальные встречи — лишь один из вариантов, который вы можете добавить в свой набор инструментов.


По материалам: itWeek