По данным исследования, проведенного еще в 2000г., в развивающихся компаниях бумажный документооборот с каждым годом возрастает примерно на 15-25%, при эт
ом 6% документов безвозвратно теряются, а каждый внутренний документ копируется до 20 раз. Исследователи подчеркнули, что порядка 30% времени рабочих групп тратится на поиски и согласование документов, и каждый сотрудник, в среднем, тратит 150 часов в год на поиск утерянной информации, что в результате приводит к значительному снижению производительности труда персонала компаний (IDC, Europe Document Management market review and Forecast, 2000г.). К сожалению, на сегодняшний день, по прошествии 13-ти лет, ситуация на многих украинских предприятиях не многим лучше.
Между тем, в разы повысить продуктивность работы сотрудников можно за счет предоставления им эффективных средств доступа к информации в любом месте и в любое время.
Одним из трендов в управлении работой с документами является обеспечение легкого и быстрого доступа ко всем корпоративным знаниям и данным (информация всегда должна быть актуальной и доступной!). По мнению аналитиков IDC, в эпоху электронного бизнеса преуспеют только те предприятия, которые наиболее продуманно сформулируют стратегию управления своей корпоративной информацией («Surviving the eBusiness Transition: Strategies for Enterprise Information Management»). Предприятиям необходима глубокая интеграция всех корпоративных приложений, что станет возможным благодаря созданию консолидирующей, надежной системы коллективного взаимодействия!
Единое информационное пространство способно решить множество задач, стоящих перед бизнесом каждый день:
- предоставление менеджменту более качественной и полезной информации, необходимой для принятия решений;
- улучшение исполнительной дисциплины;
- сокращение затрат и повышение эффективности рабочего времени сотрудников;
- оптимизация работы с клиентами;
- надежное, безопасное, защищенное хранение и обработка корпоративных данных.
- первоначально оценить имеющиеся ИТ-ресурсы;
- проанализировать бизнес-задачи;
- спроектировать ИТ-инфраструктуру;
- выбрать оптимальную схему лицензирования;
- выполнить приобретение ПО согласно плана лицензирования;
- внедрить или модернизировать имеющуюся базовую ИТ-инфраструктуру;
- построить платформу коллективного взаимодействия.
Коллективное взаимодействие —основа успешного бизнеса
Платформа коллективного взаимодействия поможет сотрудникам предприятия работать быстро и эффективно.
1. Система объединенных коммуникаций обеспечивает возможность, находясь в любом месте, быть всегда на связи с партнерами и коллегами.
2. Корпоративный портал — отличное решение для систематизации документооборота, процессов создания и утверждения документов, анализа бизнеса (KPI, BI).
3. Корпоративная почтовая система предоставляет бизнесу неоспоримые преимущества за счет возможности планирования встреч, использования голосовых сообщений, работы с мобильного телефона.
4. Система управления проектами — решение, обеспечивающее возможность безопасной коллективной работы над проектами.
Оптимизация инвестиций в ИТ
При понимании полезности и необходимости решений для эффективной совместной работы, вопрос оптимизации инвестиций в ИТ остается для бизнеса актуальным.
Тутсуществуют различные варианты:
1. Уменьшение бюджета ИТ за счет ограниченного привлечения консалтинговых организаций. Стоит сразу оговориться, что подобное действие при условии низкой компетенции сотрудников ИТ-службы или же их высокой загрузки оперативными задачами, вместо экономии чревато незапланированными затратами.
2. Применение технологий, которые могут сократить объем используемых ИТ-ресурсов, в том числе использование сервисов коллективной работы в режиме SaaS (Software as a Service), или, проще говоря, в «облаках». Данный вариант является альтернативой приобретению дорогостоящего оборудования, лицензий и поддержки (стоимость оснащения одного рабочего места составит всего от 2 до 20 у.е. в зависимости от набора необходимых ИТ-сервисов), однако на сегодняшний день зачастую еще настораживает бизнес в силу ряда причин (доверие к провайдеру, качество и надежность каналов связи).
Практический опыт подтверждает, что все эти вопросы достаточно легко решаемы (SLA-соглашение, резервные каналы связи и т.д.). Поэтому с учетом оперативности получения необходимых ИТ-сервисов, относительно небольших инвестиций и возможности реализации модели облачных вычислений на ресурсах, имеющихся в распоряжении самой компании («частное» и «гибридное облако»), использование «облачных» технологий — это оптимальное решение для бизнеса любого масштаба.
Сейчас на рынке все большую популярность приобретает сервис Microsoft Office 365, сочетающий в себе облачные версии популярных программных продуктов для организации электронной почты (Exchange Online), связи (Lync Online) и совместной работы (SharePoint Online) с хорошо знакомым пакетом офисных приложений Office Professional Plus. Кроме того, служба работает на основе надежной системы безопасности с гарантированным показателем безотказности 99,9%.
Резюме
В современном бизнесе сервисы коллективного взаимодействия становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры, решающим задачи внутреннего управления и взаимодействия. Данные решения позволяют повысить скорость и эффективность обмена информацией, предоставляя качественно новые инструменты совместной работы. Эффект от их внедрения ощутим как для малых предприятий (в основном, за счет снижения стоимости хранения документов), так и для крупных корпораций (за счет улучшения своевременности и качества ответов на запросы клиентов). Даже при наличии сложных бизнес-процессов именно платформа коллективного взаимодействия может стать некоей «интеграционной шиной», которая «свяжет» разные модули управления документами (электронный документооборот, CRM, ERP и др.).
Обладая большим опытом в сфере системной интеграции, а также располагая высококвалифицированными специалистами, компания АМИ предлагает комплекс услуг и решений, которые помогут бизнесу создать оптимальную ИТ-инфраструктуру, отвечающую бизнес-задачам предприятия любого масштаба.
