В этом году научно-техническая конференция-выставка по электронному документообороту (ECM) и управлению бизнес-процессами (BPM) DOCFLOW Украина 2013 будет проходить в девятый раз. О нововведениях на конференции, трендах рынка, специфике юридически значимого электронного документооборота и технологической эволюции ECM рассказывает Михаил Бейрак, руководитель отдела корпоративных проектов «ABBYY Украина».


PCWEEK/UE: Михаил, можете ли в кратко описать, как изменился рынок ECM в сравнении с прошлым годом?

МИХАИЛ БЕЙРАК: Благодаря общению с потенциальными участниками мероприятия уже сейчас мы можем смело сказать, что рынок заметно изменился по сравнению с минувшими годами. Сегодня уже никому не нужно объяснять, для чего мы проводим конференцию-выставку DOCFLOW Украина. И хотя такой позитивный сдвиг произошел лишь на девятый год, в целом подобная тенденция радует. В нынешней конференции примут участие компании, которые ранее совершенно не интересовались нашим рынком. Теперь же ситуация поменялась. Очевидно, это связано с тем, что у многих компаний ожидание роста рынка электронного документооборота подошло к критической точке.

PCWEEK/UE: В этом году в программу мероприятия добавлены новые секции: «Электронные архивы: построение и эксплуатация», «Документооборот первичных бухгалтерских документов» и «Использование электронно-цифровых подписей». Чем обусловлены такие нововведения?

М. Б.: Добавление новых секций – это реакция на важные и заметные тенденции на рынке. Так, исходя из нашего опыта участия в проектах по созданию электронных архивов, мы видим заметный рост числа таких внедрений. Очевидно, тому есть две причины. Во-первых, осознание ценности информации, которая хранится в этих архивах, во-вторых, осознание возможности её аналитической обработки.

Не секрет, что в последние годы реализуются крупные государственные проекты, связанные с переводом в электронный вид около 40 различных реестров, хранящих крайне важную информацию. Это демонстрирует заинтересованность государства в построении единого систематического электронного реестра, позволяющего принимать верные стратегические и управленческие решения.

Следует отметить, что в архивах накапливаются большие объемы неструктурированных, но весьма ценных данных. В качестве примера можно привести документацию БТИ. О создании электронного архива БТИ разговоры идут вот уже два года, и реализация данного проекта должна стартовать в ближайшее время. Когда он воплотится в жизнь, все планы квартир будут сберегаться в одном электронном хранилище. Безусловно, это позволит всем оперировать одинаковой информацией и положительно скажется на качестве жизни людей.

По моему мнению, создание электронных реестров и архивов – это как раз тот сегмент электронного документооборота, который наиболее сильно влияет на жизнь всех граждан страны. Например, после внедрения электронной кадастровой системы все заинтересованные люди смогли увидеть в электронном виде свои земельные участки. Касательно планов квартир можно ожидать еще большего интереса.

Вопрос использования электронно-цифровых подписей напрямую связан с введением юридически значимого электронного документооборота. Скажу больше: это критически важный вопрос в процессе перехода к такому документообороту. Несмотря на наличие законов и технической базы, мы только сейчас выделили электронно-цифровую подпись в отдельную секцию, что обусловлено увеличением числа докладчиков.

Тема работы с первичными бухгалтерскими документами находится посредине между ERP-системами и системами электронного документооборота (СЭД). С одной стороны, все бухгалтерские документы отражаются в ERP-системе, с другой – все изображения документов необходимо хранить в СЭД. Такое специфическое положение долгое время затрудняло реализацию электронного документооборота бухгалтерских документов. Однако в прошлом году ситуация изменилась: появились первые большие проекты, в перспективе мы ожидаем много новых. Это следующая фаза после автоматизации бухгалтерского учета, фактически — переход от просто бухгалтерского учета к юридически значимому.

PCWEEK/UE: Какие еще инновации стоит ожидать на DOCFLOW Украина 2013?

М. Б.: Уже сейчас мы можем прогнозировать, что практически во всех секциях будут демонстрироваться приложения для мобильных устройств. Многие разработчики покажут специфические решения, которые позволяют утверждать документы прямо на смартфонах. «ABBYY Украина» продемонстрирует, как сотрудники банков смогут фотографировать идентификационные документы физических лиц мобильными телефонами или извлекать из фотографий первичных документов реквизиты для формирования платежных поручений.

Ни в одной из стран Шенгенской зоны законодательство сегодня не позволяет использовать юридически значимый электронный документооборот.

PCWEEK/UE: За рубежом сейчас много говорят о юридически значимом электронном документообороте (ЮЗЭД), прежде всего в госорганах. Каковы реалии нашего рынка? Есть ли спрос на ЮЗЭД?

М. Б.: На самом деле, это ключевой вопрос использования электронного документооборота. Ответ на вопрос, можем ли мы пойти с электронным документом в суд, говорит о том, можем ли мы автоматизировать что-либо значимое. Пока что – ответ отрицательный. И эта проблема остается крайне непростой не только для нас.

Ни в одной из стран Шенгенской зоны законодательство сегодня не позволяет использовать ЮЗЭД. Только Венгрия недавно приняла законы, связанные с введением такого документооборота. Если все пойдет гладко, то в течение двух лет они завершат внедрение подобного инновационного подхода. Остальные страны ЕС, возможно, последуют их примеру.

Кстати, в этой ситуации у нашей страны, как всегда, свой путь. Он состоит в том, что соответствующие законы у нас есть, однако практики их использования нет. Таким образом, стоит ожидать, когда появится еще и практика.

PCWEEK/UE: В последнее время появился новый термин «социальной» ECM (enterprise content management). Суть его в общем можно выразить следующими словами: простой и привлекательный интерфейс, лёгкость освоения, работа на мобильных устройствах. Казалось бы, такие требования логичны вообще для любой ИТ-системы. Почему именно сейчас появился такой термин? Или это дань модному словечку «социальность»?

М. Б.: Сегодня внедряются не только социальные ECM-системы, но и ERP, CRM и так далее. В рамках DOCFLOW Украина 2013 некоторые разработчики покажут социальные модели своих ECM-систем. Это связано с тем, что все больше и больше решений применяется внутри социальных сетей. Однако мы пока что не выделяли такую тему в отдельную секцию, поскольку это скорее дополнительная, чем основная функциональность. Ведь наличие элементов социальных сетей в системах электронного документооборота никак не влияет на присутствие остальной обязательной функциональности: хранения документов, управления бизнес-процессами и так далее.

Таким образом, «социальная» ECM-система — это скорее ответ на вызов современной информационной среды, связанный с тем, что очень много данных сегодня находятся только в социальной сети. Стоит заметить, что на DOCFLOW Украина 2013 украинская компания SemanticForcе покажет свои обновленные CRM и ECM-системы, связанные с обработкой информации, хранящейся в социальной сети. 

Многие разработчики сегодня пытаются внести в свои продукты элементы игр. Основная задача, которую они преследуют — избежать обучения работе с системой электронного документооборота.

PCWEEK/UE: Какое влияние на системы СЭД оказывают такие модные сегодня тренды как Big Data, облака, BYOD и прочее?

М. Б.: В системах электронного документооборота нередко хранятся огромные объемы данных. Поэтому для крупных компаний использование технологий Big Data – очень актуальный вопрос. Облачные вычисления — популярное направление, однако вопросы безопасности и определенные законодательные акты не позволяют крупным корпорациям использовать облако для внутренних потребностей.

Тенденция BYOD также сегодня на слуху, ведь многие пользователи пытаются применять системы СЭД на своих мобильных устройствах. Как я упоминал ранее, именно поэтому мы перестали выделять такое направление в отдельную секцию.

Стоит отметить еще одну важную тенденцию: многие разработчики сегодня пытаются внести в свои продукты элементы игр. Основная задача, которую они преследуют — избежать обучения работе с системой электронного документооборота. Вместо этого пользователи должны сами, придя на рабочее место, интуитивно понять, как работать с программой. Еще в так называемую геймификацию вносят возможность зарабатывать бонусы – это своего рода подсчет эффективности работы в системе.

PCWEEK/UE: Судя по всему, рынок СЭД в нашей стране развивается поступательно, но довольно медленно. Когда можно ожидать прорыва, и за счет чего? Очевидно, что наибольший спрос на СЭД должен быть именно в госорганах в рамках построения электронного правительства.

М. Б.: Можно точно сказать, что рынок СЭД не сможет быстро развиваться, если все другие рынки будут находиться в состоянии упадка. Кроме того, существует коэффициент, отражающий степень развитости ИТ-инфраструктур различных стран. Это комплексный параметр, описывающий в виде коэффициента от 1 до 5 степень внедрения различных стандартных информационных систем в корпоративных структурах. В России этот коэффициент составляет около 4, у нас – от 2 до 3. Как только мы выйдем на уровень «четверки», сразу же возникнет спрос на электронный документооборот. А пока у нас нет каналов связи, сетей, хранилищ и первичных информационных систем (почтовых, файловых и других), ситуация особо не изменится.