В ноябре 2012 года Холдинг Киевгорстрой принял решение о начале сотрудничества с корпорацией «Информационные технологии» и использования в своей деятельности бизнес-решений на базе многофункциональной системы управления предприятием IT-Enterprise.

На сегодняшний день в Холдинге завершён проект по управлению делопроизводством и внедрению системы электронного документооборота. Учитывая отраслевую принадлежность компании и индивидуальные особенности ведения строительного бизнеса в ПАО ХК «Киевгорстрой», специалисты корпорации «Информационные технологии» предложили консолидированное бизнес-решение, которое включает в себя две современные концепции управления делопроизводством и процессного управления организацией: ECM (Enterprise Content Management) — управление корпоративной информацией и BPM (Business Process Management) — управление бизнес-процессами предприятия.

Олег Щербатенко, генеральный директор корпорации «Информационные технологии», комментирует: «Завершение проекта «Управление делопроизводством» - это очень важный шаг в процессе комплексного проекта по реинжинирингу бизнес-процессов Холдинга «Киевгорстрой». IT-Enterprise – это не только ECM, но и полнофункциональная ERP, MRPII, MES, APS, EAM и SCM – система. Функционал IT-Enterprise позволяет не просто вести учёт и обработку документов. В ХК «Киевгорстрой» мы посредством документа, как объекта системы, управляем бизнес-процессами предприятия. Система минимизирует ошибки пользователей при принятии решений - верное выполнение всех задач обеспечивается автоматически в соответствии с утверждённым регламентом.

Проект «Управление делопроизводством» на базе полнофункциональной системы IT-Enterprise позволил решить задачи автоматизации учёта документов, оперативного контроля, анализа исполнительской дисциплины и получения аналитической отчётности по документообороту. В частности, при внедрении системы электронного документооборота были достигнуты следующие цели:

Создание электронный регламент обработки документов ХК «Киевгорстрой»
• Организовано упорядоченное и надёжное электронное хранилище документов.
• Значительно увеличилась скорость поиска необходимой документации.
• Унифицированы и стандартизированы все процедуры обработки документов.
• Достигнута абсолютная прозрачность документооборота.
• Создана корпоративная база знаний - накопленный опыт решения типовых вопросов.

Повышение исполнительской дисциплины

• В Холдинге действует строгая система разграничения прав на документы.
• Организован полный контроль цикла обработки документов с момента создания/получения до завершения исполнения/отправления.
• Увеличилась скорость выполнения работ.
• Значительно снизилось число ошибок при работе с большим количеством документов в системе электронного документооборота.

Получение аналитической отчётности

• Разработаны и утверждены критерии оценки уровня исполнительской дисциплины.
• Формирование аналитических отчётов занимает несколько минут вместо нескольких дней.
• Руководитель оперативно получает информацию об исполнительской дисциплине по работе с документами в разрезе компании, департаментов и отдельных исполнителей, устанавливает показатели KPI для сотрудников, что позволяет значительно повысить эффективность работы.

Александр Мороз, вице-президент ПАО ХК «Киевгорстрой»: «Классический бумажный документооборот имеет огромное количество недостатков, которые не вписываются в современную модель управления бизнесом. Основной эффект от реализации данного проекта заключается в том, что IT-Enterprise позволяет экономить самый главный ресурс нашей компании – время. Рутинные операции максимально упрощаются, повышается скорость и качество обслуживания клиентов, а созданная база знаний позволяет тратить меньше ресурсов на обработку информационных потоков. Все это в итоге обеспечивает прозрачность бизнес-процессов и даёт осязаемый экономический эффект 

В системе IT-Enterprise в ПАО ХК «Киевгорстрой» ежедневно работает более 70% персонала. Ежемесячно система обрабатывает порядка 2 тысяч документов и более 7 тысяч резолюций. Работа с входящей и исходящей документацией, служебными записками, приказами по основной деятельности полностью автоматизирована.
«На сегодняшний день достигнута абсолютная прозрачность документооборота в компании, – отметил Сергей Мельниченко,заместитель директора департамента по административным вопросам ПАО «ХК «Киевгорстрой». – Создание корпоративной базы знаний, с организацией логических связей между документами, позволяет в кратчайшие сроки решать типовые вопросы. Также следует подчеркнуть важность создания системы делегирования полномочий в Холдинге, которая предотвращает появление узких мест. При отсутствии должностного лица на рабочем месте документы автоматически попадают на обработку сотруднику который его замещает».

В ближайшей перспективе проект «Управление делопроизводством» в ПАО ХК «Киевгорстрой» будет развиваться в сторону мобильности и значительного расширения функционала системы, в частности:

• В холдинге будет внедрена электронная цифровая подпись (ЭЦП). Это позволит полностью перейти на безбумажный документооборот внутри компании.
• Мобильное управление документооборотом – визирование документов первыми руководителями компании в любое время и в любом месте через мобильные устройства (планшет, телефон).
• Интеграция с корпоративным порталом на базе Microsoft Office SharePoint Server для публикации и работы с документами холдинга, субподрядчиков и поставщиков.
• Case Management (Управление бизнес-кейсами/задачами/делами) – формирование делового портфеля проекта и работа с ним посредством интеграции с модулем «Управление проектами» системы IT-Enterprise.