По инициативе компании по управлению активами “Октава Капитал” Инком создал порталы взаимодействия с юристами для группы компаний Мегатрейд и SOLID Group. Реализация проекта была обусловлена необходимостью оптимизировать взаимодействие компаний с их юридическими департаментами. Все структурные подразделения этих компаний, которые работают с договорами и другими юридическими документами, отныне имеют доступ к автоматизированной системе, осуществляющей все коммуникации с юристами.

По словам директора по правовым вопросам “Октава Капитал” Татьяны Андриановой, в настоящий момент все компании группы объединены в единую систему взаимодействия по юридическим вопросам, в основе которой лежат профильные корпоративные порталы обслуживающие интересы отдельных бизнесов в рамках одинаковой модели. “Такой формат работы позволяет нам контролировать качество реализации юридической функции на уровне группы в целом, обеспечивать безопасность и защищать интересы всех бизнесов,” - говорит Татьяна.

На уровне компаний разработка специализированного портала автоматизирует работу с документами, которая на момент начала проекта была мало эффективной. В частности, при необходимости согласования или составления какого-либо договора все коммуникации между руководителем, подчиненным и инициатором задачи проводились в телефонном и почтовом режиме, что не позволяло отслеживать историю обращений и анализировать эффективность.

В процессе построения порталов важно было учесть целый ряд субъективных и качественных показателей, которые довольно сложно оценить: уровень ответственности за согласование документа, количество версий согласования и другие.

Новая система должна была, в первую очередь, решить такие задачи, как:
• получение инструмента, позволяющего организовать создание, обработку и хранение заявок заказчика на юридическую консультацию;
• возможность осуществления контроля над процессами обработки и подготовки ответов на заявки с целью повышения исполнительской дисциплины сотрудников юридических подразделений;
• создание единого места хранения текстов и шаблонов юридических документов компаний для обеспечения быстрого доступа к информации;
• структурирование и создание каталога документов с целью быстрого поиска необходимых материалов и исключения потери важных документов.

При выборе средств для решения задачи специалисты руководствовались целым перечнем факторов – это и рекомендации компании-подрядчика, опыт других компаний, консультации специалистов и многое другое. Важным требованием к выбранному решению была возможность дальнейшего масштабирования системы. Все это способствовало выбору платформы Microsoft SharePoint Server, которая хорошо зарекомендовала себя на рынке, к тому же в компаниях группы “Октава” давно имеются внутренние порталы на базе Microsoft SharePoint Server.

Полученные в результате внедрения юридические порталы на базе Microsoft SharePoint представляют собой мощный инструмент взаимодействия и совместной работы в сети.

На порталы возложен целый ряд перспективных задач, которые должны повысить эффективность работы компаний: автоматизировать работу юридического документооборота, сохранять истории всех запросов, обеспечить налаженный процесс работы с рассылкой мгновенных уведомлений (о назначении, о статусе выполнения), сохранять документы в системе с возможностью поиска в любой момент.