Как оптимизировать расходы на офисную печать и копирование при одновременном повышении производительности труда на рабочих местах и улучшении контроля над инфраструктурой устройств печати? Ответы на эти животрепещущие вопросы попытались дать топ-менеджеры и эксперты компании Sharp во время Европейского съезда партнеров по документ-системам. Мероприятие под названием Inspire Expo, проводимое в честь 100-летнего юбилея компании и 40-летия с момента начала производства копировальных аппаратов под маркой Sharp, состоялось в окрестностях Барселоны, в местечке Порт-Авентура и собрало свыше 750 делегатов со всей Европы. 

Вехи славного пути

Открывая конференцию, Пол Молинье, генеральный директор Sharp Europe, вкратце вспомнил основные исторические вехи компании. В 1912 году предприятие основал конструктор-самоучка Токиши Хаякава. Его первым изобретением стала фиксирующая пряжка для ремня без «дырочек» под названием «Токубиджо». Разработка по тем временам была очень необычная, ведь в Японии начала ХХ-го века люди поголовно ходили в кимоно.   

Хаякава придерживался очень простого подхода — изобретать не останавливаясь, пока что-то не найдет спроса. В 1915 году он запустил в производство изобретенный им «всегда острый» механический карандаш, благодаря которому компания Sharp впоследствии и получила свое название (от англ. sharp ― «остроконечный»). Но в 1923 мощнейшее землетрясение в Токио силой почти в 8 балла уничтожило его фабрику до основания. Изобретатель сделал ставку на производство модных тогда радиоприемников. До 1945 года бизнес шел отлично, однако в годы послевоенной разрухи этот рынок очень обеднел. Тогда компания занялась выпуском радиоаппаратуры для военных целей и когда началась война в Корее, она стала получать огромные заказы от США. В 1952 году компания разработала собственный телевизор, кстати, первый в Японии. А спустя 34 года, в 1986 году, Sharp представила миру свой первый жидкокристаллический телеприемник с диагональю 3 дюйма и разрешением 92 тыс пикселов.

Компании есть чем гордиться в своей истории: первые в Японии калькуляторы на интегральных микросхемах и жидкокристаллических экранах, первые видеокамеры с ЖК-дисплеями, первый сотовый телефон потребительского класса со встроенной камерой и множество высококачественных телевизоров. А на свою 100-летнюю годовщину компания продемонстрировала говорящий робопылесос.

«Наш принцип и основная цель состоит в том, чтобы производить продукты, которым захотят подражать. Именно такая максима сделала нас ведущей глобальной технологической компанией. Мы не разрабатываем инновационные технологии ради технологий, мы делаем это в ответ на вопросы, поставленные обществом, и следуя нашему обязательству делать жизнь лучше», ― акцентировал Пол Молинье.  
Отметим, что сегодня Sharp является одним из крупнейших производителей ЖК-панелей в мире. Например, компания производит ЖК-дисплеи для iPhone и недавно выразила готовность дополнительно инвестировать в производство около 1 млрд долларов для увеличения количества выпускаемых дисплеев. Впрочем, огромные инвестиции в выпуск жидкокристаллических дисплеев уже однажды подвели компанию, поставив ее на грань банкротства. Ведь за последние десять лет Sharp построила два крупных завода, в расчете на будущую прибыль. Однако средняя цена 32-дюймовой жидкокристаллической панели для телевизора за эти годы снизилась почти в 15 раз.

В фокусе – документ-системы

70-е годы минувшего века стали серьезным испытанием для всех японских компаний. Иена начала резко дорожать по отношению к другим валютам, и японские производители электротоваров обнаружили, что их продукция теряет конкурентоспособность на мировом рынке. Для борьбы с кризисом Sharp решил применить уже испытанное средство — выпуск принципиально новых продуктов. В 1972 году компания представила свой первый копир. Позже компания добавила к ним собственные текстовые процессоры (своего рода электронные пишущие машинки с дисплеем) и факсы. Сегодня Sharp производит широкий спектр устройств для офисной и профессиональной печати, а также множество решений для оптимизации затрат на офисную печать. В 2011 году компания выпустила около 16 млн печатных устройств.

Для оптимизации печатной периферии в офисе Sharp Sharp традиционно предлагает нестандартный подход. Фактически, вендор разработал целую стратегию, которая на первом этапе предполагает замену персональных устройств на производительные сетевые МФУ Sharp c поддержкой OSA (Open System Architecture, – фирменное ПО Sharp, предназначенное для бесшовной интеграции МФУ в корпоративную сеть). Далее следуют внедрение системы учета печати и контроля доступа, оптимизация документооборота, интеграция с «облачными» сервисами и аутсорсинг обслуживания печатной периферии. Среди преимуществ такой стратегии — снижение расходов, контроль со стороны клиента, повышение производительности, повышение безопасности и уменьшение загрязнения окружающей среды.

В рамках конференции корпорация Sharp анонсировала пакет оптимизированных услуг – Sharp Optimised Services, разработанного с целью снижения стоимости офисной печати. Эксперты в Sharp утверждают, что затраты на создание обычных офисных документов могут достигать 5% от доходов компании. При этом эффективно управляемые услуги по печати позволят снизить эту сумму на 10-30%.

Пакет услуг Sharp Optimised Services внедряется в три этапа, в которых непосредственное участие принимают руководители департаментов заказчика и сами пользователи. На первом этапе анализа и консультаций собирается подробная информация об оборудовании, объемах печати и копирования, затратах, рабочих процессах и потребностях пользователей, а также проводится анализ базы поставщиков заказчика, операций поддержки и требований безопасности.

Следующий этап – оптимизация и совершенствование – представляет собой анализ затрат и использования (по каждому устройству и по рабочим группам) с учетом точных планов этажей здания, выявлением слабых мест и определением, где можно быстро достичь улучшений. Исходя из этого, эксперты Sharp создают план реализации, который обеспечивает максимальную продуктивность для каждой рабочей группы с минимальными срывами рабочего графика.

После того как новая инфраструктура внедрена, Sharp переходит в фазу управления и обслуживания, поддерживая оговоренный уровень обслуживания и поддержки рабочих групп и сверяя оптимизацию затрат и производительности согласно первоначальному плану на регулярной основе.

МФУ превращаются в сетевые «информационные шлюзы»

Sharp – одна из немногих компаний, которая полностью отказалась от выпуска принтеров и производит исключительно многофункциональные устройства. На конференции Sharp представила два МФУ нового поколения — модели MX-2614N и MX-3114N, — сочетающие в себе возможности подключения к облачным средам, мобильную печать без драйверов, сетевое хранение данных (NAS), Wi-Fi-подключение и возможность запускать приложения программного обеспечения как сервис (Software as a Service, SaaS).

Корпорация ожидает, что MX-2614N со скоростью печати 26 страниц в минуту и MX-3114N со скоростью печати 31 страница в минуту, а также другие последующие модели изменят подход офисных работников и сотрудников, работающих в удаленном доступе, к использованию МФУ.

До сегодняшнего дня основным предназначением МФУ было создавать, копировать или распространять документы, отметил Марк Брион, менеджер по планированию продукции подразделения Sharp Information Systems Europe. Теперь их роль становится гораздо более обширной. В офисе будущего МФУ будут использоваться как своего рода сетевые «информационные шлюзы» для сотрудников внутри и вне офиса. Уже в скором будущем не будет иметь значение, на каком устройстве работает пользователь — на компьютере, ноутбуке, планшете или смартфоне — офисные МФУ предоставят ему мгновенный доступ ко всей необходимой информации, будь то файлы в Интернете с совместным доступом или внутренние документы с защищенным доступом.

С целью максимальной отдачи от инвестиций в многофункциональные устройства (МФУ) корпорация Sharp выпустила программные приложения Job Accounting и Job Accounting Plus. Задача этого ПО — повысить производительность и эффективность в офисе при одновременном контроле затрат и сокращении расходных материалов.

Функция Pull Printing, входящая в состав этих приложений, позволяет сохранять документы на сетевом сервере, не сразу выводя их на печать. Когда необходимо, пользователь может распечатать документы с любого сетевого МФУ, поддерживающего технологию Sharp OSA. Система Pull Printing гарантирует конфиденциальность, поскольку сотрудник всегда присутствует там, где печатаются его документы. Это также означает, что ему не нужно регулярно забирать отпечатанные листы с МФУ, потому что их можно отправлять на сервер в течение всего дня и затем забрать все сразу. Достаточно войти в систему с любого ближайшего МФУ, выделить нужные документы, затем выбрать количество копий и другие параметры, такие как цвет, одностороннюю или двухстороннюю печать и опции финишинга.

Бинесу будет полезен и такой инструмент как система учетных записей пользователей для контроля за расходами. Каждому пользователю присваивается учетная запись с лимитированным доступом к определенным функциям МФУ, например, возможность цветной печати. Изначально учетная запись содержит определенное количество «кредитов», которые вычитаются каждый раз при использовании МФУ. «Кредиты» пополняются либо вручную, либо автоматически через заданные интервалы времени. Если у пользователя нет доступа к определенной функции или количество «кредитов» недостаточно, МФУ не будет отвечать на запросы.

Функцию контроля за расходами через учетные записи пользователей можно добавить в любое МФУ с технологией Sharp OSA – от устройств начального уровня и до моделей high-end, которые поддерживают несколько языков и валют.

В зависимости от используемого приложения можно отслеживать расходы путем генерирования подробных отчетов, фиксирующих имя, дату и объемы печати. Помимо удобства по определению того, из какого бюджета следует покрывать расходы, и предупреждения чрезмерного использования, отчеты позволяют отследить рабочую нагрузку МФУ. Это означает, что устройства могут быть размещены более эффективно в рамках всей организации.

Новые возможности для мобильных устройств

Планшеты и смартфоны для многих мобильных сотрудников сегодня становятся основным рабочим инструментом, отодвигая на второй план ноутбуки и десктопы. Именно для них японский вендор выпустил программное приложение Sharpdesk Mobile, которое сегодня доступно бесплатно в App Store от Apple и Google Play. Это программное средство по беспроводной связи соединяет смартфоны и планшетные ПК с МФУ Sharp для печати и сканирования документов.

«Смартфоны и планшетные компьютеры стали обычным бизнес-инструментом – они компактные, легкие и чрезвычайно универсальные, – отметил в своем выступлении Питер Плестед, директор подразделения Sharp European Solutions Business Centre. Приложение Sharpdesk Mobile является связующим звеном между мобильным устройством и МФУ в офисе».

Sharpdesk Mobile позволяет решить три основные функции: печать, сканирование и обмен документами. Так, пользователи могут печатать файлы в формате PDF, JPG и TIFF со смартфона или планшетного ПК непосредственно на любой поддерживаемый МФУ от Sharp. Также есть возможность сканировать документы с МФУ Sharp прямо на свои мобильные гаджеты. И, наконец, как только документ отсканирован и сохранен на смартфоне или планшетном ПК, его можно оправить по электронной почте другим пользователям. Особо стоит отметить, что Sharpdesk Mobile автоматически определяет совместимые МФУ и не требует установки драйверов.