Акционерное общество «Чумак» — один из крупнейших производителей продуктов питания в Украине. Компания предлагает потребителям кетчупы, соусы, майонезы, томатную пасту, соки, консервированные овощи и макаронные изделия. Продукция под брендом «Чумак» экспортируется в Канаду, США, Россию, Казахстан, Грузию, Израиль, Испанию, страны Прибалтики и другие мировые рынки.

От Excel — к ERP-системе 

ИT-инфраструктура «Чумак» прошла определенные этапы «взросления», обусловленные развитием бизнеса. Компания была создана в 1996 г. В то время о сложных информационных системах в Украине почти ничего не знали. Отправной точкой развития ИT-инфраструктуры в «Чумак» можно считать использование программы Microsoft Excel. На момент старта бизнеса функциональность этого инструмента устраивала руководство компании.

К сожалению, использование в аналитике средств Excel имеет ряд негативных факторов. Задачи становятся более трудоёмкими и слабоуправляемыми, а представления — менее наглядными, высока вероятность переизбытка и некорректности данных. К тому же Excel не позволял комплексно оценить ситуацию.

Через некоторое время в компании внедрили систему автоматизации бухгалтерского и управленческого учета. Уже тогда менеджмент и акционеры компании хотели оценивать реальную ситуацию в компании и контролировать развитие бизнеса в рамках заданного периода. Модерация взаимодействия всех участников процессов оперативной отчетности, анализа и принятия быстрых управленческих решений оказалась крайне затруднительной.

Особенно критично отсутствие нужного для комплексного анализа решения сказывалось на коммерческом отделе и подразделении Trade Marketing (отдел по продвижению товара). Именно по их инициативе, на основании данных основной учетной системы был построен первый информационный куб, содержимое которого просматривалось средствами Microsoft Excel.

К проблемам продавцов добавились дополнительные трудозатраты у финансистов и управленцев. Разработка презентаций с наглядной визуализацией ключевых показателей, формирование отчета по контролю затрат, центров их возникновения и многие другие процессы анализа и отчетности стали занимать слишком много времени. Более того, возник риск дублирования операций и данных.

Все вышеперечисленное обусловило очередной виток «ИТ-взросления» в 2001 г. Тогда компания приняла решение о комплексной автоматизации бизнес-процессов, начиная от производства и заканчивая сбытом, логистикой и финансами. В результате на предприятии внедрили ERP-систему, которая помимо бухгалтерского и управленческого учетов позволяла вести кадровый учет, бюджетирование и другие финансовые операции. Достаточно продолжительное время подразделения «Чумак» работали с этой системой, но с ростом и развитием компании руководство пришло к выводу, что функциональность данного инструмента уже не удовлетворяет требованиям бизнеса. В результате предприятие приняло важное решение по внедрению ERP-системы SAP для более эффективного анализа деятельности предприятия.

Путь к полноценной аналитике  

В рамках внедрения комплексной системы управления предприятием на базе информационных решений SAP компания Инком развернула в АО «Чумак» аналитическую систему SAP Business Objects Business Intelligence (SAP BO BI).
Вначале системный интегратор обучил специалистов «Чумак» работе с аналитической системой. А после стартовала фаза тестовой эксплуатации нового инструментария, в которой приняли участие обе проектные команды.

В первую очередь аналитическую систему подключили к имеющимся на сегодняшний день источникам статистических данных. Далее для аналитиков сформировали систему преобразования данных в бизнес-термины. На базе подготовленных алгоритмов и системы их преобразования был сформирован ряд динамических отчетов, при помощи которых бизнес-пользователи могут проводить анализ в реальном времени.

Особое внимание уделялось построению «Портала корпоративной отчетности». С помощью инструментов аналитической системы были настроены планировщики автоматического формирования информационных кубов и отчетов, их автоматическая сегментация и рассылка пользователям аналитики. Специалисты «Чумак» создали профили пользователей, регламенты и права доступа к объектам аналитического портала, сегментам данных.

Роман Фисун, директор департамента консалтинга компании Инком, отмечает: «Благодаря поразительным по скорости и объему результатам внедрения системы бизнес-аналитики в компании «Чумак» Инком получил ценный опыт позиционирования SAP BO BI не просто в качестве аналитической платформы, но и как авангарда в проектах внедрения комплексных систем автоматизации предприятий».

Комплексный анализ = эффективное управление 

Ключевое бизнес-подразделение — Trade Marketing — в полной мере использует инструментарий аналитической системы: анализирует динамику продаж, тенденции продвижения товарных групп. Кроме того, оно планирует, моделирует и оценивает результаты маркетинговых активностей, итоги выпуска на рынок новых продуктов и освоения рынков.

При существенном улучшении качества и глубины анализа ежедневные трудозатраты на формирование аналитических отчетов снизились на 60%. Автоматизация контроля расходов заметно ускорила данный процесс, высвободив ресурсы финансового департамента и других подразделений «Чумак».

«Менеджмент АО «Чумак» не просто последовал общим принципам построения процессов принятия решений, но стал использовать аналитическую систему в качестве инструмента получения прибыли», — говорит Дмитрий Потапов, руководитель группы бизнес-аналитики департамента консалтинга компании Инком.

Кроме того, автоматическая сегментация и рассылка отчетов руководителям компании и подразделений позволила уйти от рутины и больше времени уделять развитию бизнеса. Большая часть отчетности теперь формируется в едином корпоративном стиле, по одинаковым стандартам и располагается в одном информационном пространстве — «Портале корпоративной отчетности». Доступ к инструментам, разрезам данных и показателям строго регламентируется и протоколируется.

Андрей Левчук, финансовый директор АО «Чумак», комментирует: «Статистика — это всего лишь констатация свершившихся фактов. Их уже нельзя изменить, но можно сделать своевременные и правильные выводы, и тогда информация о свершившемся будет полезна. Извлекать выгоду из фактов — вот истинное мастерство современного менеджера, и я рад, что мы получили для этого достойный инструмент».

«Еще пару лет назад единственным заказчиком аналитики был отдел продаж. А в последнее время ситуация с разработкой, генерацией и использованием аналитических отчетов большинством бизнес-подразделений, не говоря уже о руководстве, стала выходить из-под контроля. С внедрением системы бизнес-аналитики удалось реализовать потребности бизнеса и навести порядок во всех процессах анализа и отчетности. Кроме того, появилось еще много новых возможностей, часть которых мы уже освоили, но есть и перспективы развития», — добавляет Роман Сакун, руководитель отдела информационного менеджмента АО «Чумак».

Планы развития

В ближайшее время специалисты интегратора с помощью инструментов бизнес-аналитики намерены разработать ряд финансовых и управленческих отчетов. После завершения внедрения SAP ERP в компании «Чумак» аналитическая система будет интегрирована с модулями ERP-системы и хранилищем данных.

Кроме того, следующим шагом станет создание интерактивных информационных панелей для руководства компании, наглядно демонстрирующих ключевые показатели эффективности бизнеса на базе самых актуальных данных из учетных систем. Такие панели способны работать на большинстве современных мобильных устройств, что позволит менеджменту использовать, в том числе, мобильные ПК для управления бизнесом.