От Excel — к ERP-системе
ИT-инфраструктура «Чумак» прошла определенные этапы «взросления», обусловленные развитием бизнеса. Компания была создана в 1996 г. В то время о сложных информационных системах в Украине почти ничего не знали. Отправной точкой развития ИT-инфраструктуры в «Чумак» можно считать использование программы Microsoft Excel. На момент старта бизнеса функциональность этого инструмента устраивала руководство компании.
Через некоторое время в компании внедрили систему автоматизации бухгалтерского и управленческого учета. Уже тогда менеджмент и акционеры компании хотели оценивать реальную ситуацию в компании и контролировать развитие бизнеса в рамках заданного периода. Модерация взаимодействия всех участников процессов оперативной отчетности, анализа и принятия быстрых управленческих решений оказалась крайне затруднительной.
К проблемам продавцов добавились дополнительные трудозатраты у финансистов и управленцев. Разработка презентаций с наглядной визуализацией ключевых показателей, формирование отчета по контролю затрат, центров их возникновения и многие другие процессы анализа и отчетности стали занимать слишком много времени. Более того, возник риск дублирования операций и данных.
Все вышеперечисленное обусловило очередной виток «ИТ-взросления» в 2001 г. Тогда компания приняла решение о комплексной автоматизации бизнес-процессов, начиная от производства и заканчивая сбытом, логистикой и финансами. В результате на предприятии внедрили ERP-систему, которая помимо бухгалтерского и управленческого учетов позволяла вести кадровый учет, бюджетирование и другие финансовые операции. Достаточно продолжительное время подразделения «Чумак» работали с этой системой, но с ростом и развитием компании руководство пришло к выводу, что функциональность данного инструмента уже не удовлетворяет требованиям бизнеса. В результате предприятие приняло важное решение по внедрению ERP-системы SAP для более эффективного анализа деятельности предприятия.
Путь к полноценной аналитике
Вначале системный интегратор обучил специалистов «Чумак» работе с аналитической системой. А после стартовала фаза тестовой эксплуатации нового инструментария, в которой приняли участие обе проектные команды.
В первую очередь аналитическую систему подключили к имеющимся на сегодняшний день источникам статистических данных. Далее для аналитиков сформировали систему преобразования данных в бизнес-термины. На базе подготовленных алгоритмов и системы их преобразования был сформирован ряд динамических отчетов, при помощи которых бизнес-пользователи могут проводить анализ в реальном времени.
Особое внимание уделялось построению «Портала корпоративной отчетности». С помощью инструментов аналитической системы были настроены планировщики автоматического формирования информационных кубов и отчетов, их автоматическая сегментация и рассылка пользователям аналитики. Специалисты «Чумак» создали профили пользователей, регламенты и права доступа к объектам аналитического портала, сегментам данных.
Роман Фисун, директор департамента консалтинга компании Инком, отмечает: «Благодаря поразительным по скорости и объему результатам внедрения системы бизнес-аналитики в компании «Чумак» Инком получил ценный опыт позиционирования SAP BO BI не просто в качестве аналитической платформы, но и как авангарда в проектах внедрения комплексных систем автоматизации предприятий».
Комплексный анализ = эффективное управление
При существенном улучшении качества и глубины анализа ежедневные трудозатраты на формирование аналитических отчетов снизились на 60%. Автоматизация контроля расходов заметно ускорила данный процесс, высвободив ресурсы финансового департамента и других подразделений «Чумак».
«Менеджмент АО «Чумак» не просто последовал общим принципам построения процессов принятия решений, но стал использовать аналитическую систему в качестве инструмента получения прибыли», — говорит Дмитрий Потапов, руководитель группы бизнес-аналитики департамента консалтинга компании Инком.
Андрей Левчук, финансовый директор АО «Чумак», комментирует: «Статистика — это всего лишь констатация свершившихся фактов. Их уже нельзя изменить, но можно сделать своевременные и правильные выводы, и тогда информация о свершившемся будет полезна. Извлекать выгоду из фактов — вот истинное мастерство современного менеджера, и я рад, что мы получили для этого достойный инструмент».
«Еще пару лет назад единственным заказчиком аналитики был отдел продаж. А в последнее время ситуация с разработкой, генерацией и использованием аналитических отчетов большинством бизнес-подразделений, не говоря уже о руководстве, стала выходить из-под контроля. С внедрением системы бизнес-аналитики удалось реализовать потребности бизнеса и навести порядок во всех процессах анализа и отчетности. Кроме того, появилось еще много новых возможностей, часть которых мы уже освоили, но есть и перспективы развития», — добавляет Роман Сакун, руководитель отдела информационного менеджмента АО «Чумак».
В ближайшее время специалисты интегратора с помощью инструментов бизнес-аналитики намерены разработать ряд финансовых и управленческих отчетов. После завершения внедрения SAP ERP в компании «Чумак» аналитическая система будет интегрирована с модулями ERP-системы и хранилищем данных.