Небольшой — численностью всего 20 человек — американской компании, специализирующейся на разведке нефти и газа, недавно пришлось решать проблему, как поступить с данными, хранившимися на личном смартфоне увольнявшегося директора. «В буфере памяти его BlackBerry были не только семейные фотографии, но и деловая электронная переписка, а также всевозможные коммерческие контакты», — рассказывает руководитель Real-Time Computer Services Дэвид Розенбаум (David Rosenbaum), сотрудничавший с этой компанией.
В упомянутой организации лишь недавно разрешили использовать собственные мобильные устройства, и практики урегулирования подобных ситуаций еще не было. Следовало ли в директивном порядке очистить все содержимое смартфона бывшего сотрудника, включая личные данные, или, поверив коллеге на слово, позволить ему самостоятельно уничтожить всю корпоративную информацию? Поскольку за долгие годы работы увольнявшийся директор снискал безоговорочное доверие владельцев компании, они пошли на риск, выбрав второй вариант.
Вместе с тем, по наблюдениям одного из клиентов Розенбаума, применение BYOD в малом бизнесе — задача непростая, требующая решения многих вопросов, связанных с безопасностью и управлением: из-за нехватки ресурсов и персонала небольшим компаниям сложно контролировать и осуществлять поддержку разнообразных персональных устройств. «BYOD может существенно повысить продуктивность работы, — признает Эрве Данзело (Herve Danzelaud), вице-президент по развитию бизнеса калифорнийской компании Good Technology (специализируется на консалтинге в области безопасности устройств мобильного доступа). — Но над ее внедрением придется поломать голову».
Один из клиентов Розенбаума задался вопросом: что делать, если сотрудник забыл свой iPhone в аэропорту или просто уволился? Поскольку устройство остается подключенным к серверу, можно удалить, например, всю деловую переписку, но вместе с ней исчезнут и личные фотографии и тому подобные данные.
Но можно пойти и таким путем: не удаляя данные, запретить сотрудникам использовать корпоративную информацию за пределами компании. Однако этот подход неприемлем для таких отраслей, как здравоохранение, где приходится иметь дело с конфиденциальной информацией, использование которой жестко регламентировано. В этом случае, по мнению Розенбаума, подобный риск не будет оправданным. Среди его клиентов есть врачебный кабинет, сотрудникам которого запрещено использовать собственные устройства, поскольку персональная информация пациентов строго конфиденциальна.
ИТ-отдел вашей компании, вероятней всего, невелик или же его вовсе нет. Как в таком случае осуществлять поддержку устройств сотрудников, не нанимая новых работников и не увеличивая нагрузку на и без того занятый персонал?
Оптимальное решение. Все зависит от ресурсов компании: чем они скромнее, тем меньшую ответственность может взять на себя руководитель. Один из клиентов Розенбаума (бухгалтерская фирма со штатом 14 человек) недавно разрешил сотрудникам использовать собственные устройства iPhone. Поскольку за поддержку смартфонов отвечает офис-менеджер, владельцы компании разъяснили сотрудникам, что им самим придется решать все технические проблемы.
Будет также нелишним ограничить количество устройств, которые можно использовать в офисе. Еще одно полезное решение — разработать и регламентировать перечень правил, которому сотрудники должны следовать при использовании в работе собственных устройств. В этом документе можно прописать любые алгоритмы, от использования проверки орфографии до вставки стандартной подписи в отправляемые письма.
Если у сотрудников есть доступ к персональным устройствам с любимыми приложениями, то соблазн поиграть в рабочее время в Angry Birds заметно увеличивается.
В конечном же счете все зависит от того, насколько хорошо тот или иной сотрудник работает. «Если сотрудник справляется со своими обязанностями, мы закрываем глаза на то, как он организует свое рабочее время, — говорит Тим Фелан (Tim Phelan), операционный директор консалтинговой ИТ-компании InfoSystems численностью 55 человек (Чаттануга, штат Теннесси). — Если коллега выполнил все поставленные перед ним задачи, почему бы ему не посидеть часок в Facebook?».
Искушение использовать связь с сотрудниками круглосуточно
Руководители знают, что сотрудники практически никогда не отключают свои мобильные устройства, что порождает соблазн звонить им во внерабочее время.