Это сделала IDC в своем аналитическом отчете “It’s Worse than You Think: Poor Document Processes Lead to Significant Business Risk” (“Всё хуже, чем вы думаете: плохой документооборот приводит к существенным деловым рискам”. Это исследование является первой частью проекта Document Process Imperative компании Ricoh по разработке наиболее эффективных методов организации документооборота. В опросе IDC приняли участие 1516 сотрудников крупных и средних компаний из восьми стран мира: США, Канады, Великобритании, Франции, Германии, Австралии, Китая и Японии. Все участники были отобраны в случайном порядке на международных конференциях и семинарах.
Один из главных выводов отчета: неэффективный документооборот (в оригинале теста используется термин Document-Driven Business Processes — деловые процессы, основанные на движении документов) стал причиной серьезных проблем в трех из четырех компаний за последние пять лет. Главная ошибка руководителей многих компаний, по мнению аналитиков IDC, заключается в том, что они недооценивают финансовые риски, связанные с документооборотом. Согласно опросу, из-за ошибок в работе с документами 36% респондентов в свое время не прошли проверки на соответствие требованиям, 30% — потеряли ключевых сотрудников, а 25% — упустили крупных клиентов. К распространенным последствиям неправильно организованного документооборота также можно отнести проблемы с ИТ-безопасностью, частые аудиторские ревизии и даже судебные разбирательства.
Авторы отчета сформулировали и попытались развенчать несколько распространенных на рынке мифов.
Миф №1 — “неэффективный документооборот почти не влияет на важные бизнес-процессы, а оптимизация документооборота позволяет лишь снизить расходы”. IDC утверждает, что суммарные финансовые потери компаний — включая время, потраченное персоналом впустую, необходимость переделывать выполненную работу и упущенную выгоду в связи с уходом клиентов — как минимум в 10 раз больше, чем требующиеся дополнительные затраты на оптимизацию документооборота.
Миф №2 — “риски, связанные с документооборотом, актуальны лишь для некоторых компаний и зависят от отрасли и региона”. Основываясь на данных опроса, авторы показывают, что компании из разных стран и отраслей в разной степени подвержены рискам, связанным с документооборотом. Серьезные инциденты из-за ошибок с документами произошли приблизительно в равных пропорциях в организациях Северной Америки, Европы и Азии. Самым высоким показатель оказался у Азии (79%).
Миф №3 — “электронный документооборот значит более эффективный”. По мнению экспертов IDC, наиболее распространенный сегодня миф — о том, что электронный документооборот эффективнее бумажного. Но исследование показало, что бумага сама по себе не является фактором риска. Напротив, именно бумажный документооборот сотрудники западных компаний считают наиболее надежным, а многие электронные системы — наименее эффективными. “Эффективность документооборота зависит от основных рабочих процессов, — говорится в докладе. — Сам носитель не обязательно является проблемой”.
Миф №4 — “инвестиции в обновление ИТ-инфраструктуры и новое ПО — лучший способ скорректировать документооборот”. Согласно исследованию, оптимизация документооборота требует глубокого изучения процессов, желательно внешними консультантами. При внедрении новых инструментов документооборот часто по-прежнему остается неэффективным, но изначально неверно выстроенные процессы дополнительно закрепляются с помощью новых ИТ-средств.
