Завершился первый из двух масштабных проектов внедрения системы электронного документооборота и управления взаимодействием Directum на крупнейшем нефтеперерабатывающем заводе Украины - Лисичанском НПЗ.

Лисичанский НПЗ (ЗАО «ЛИНИК») — основной перерабатывающий актив ТНК-ВР на Украине. На сегодняшний день общая мощность завода позволяет перерабатывать нефтяное сырье в количестве около 8 млн. тонн в год.  В 2007 году Лисичанский НПЗ первым на Украине начал выпуск дизельного топлива с содержанием серы 50 ppm, что соответствует стандарту Евро-4. Также это единственный на Украине производитель полипропилена. Поставка сырья на завод осуществляется по нефтепроводу Самара—Лисичанск и ж/д транспортом, обеспечивая украинский и экспортный рынок качественными нефтепродуктами.

Ранее для автоматизации делопроизводства в Лисичанском НПЗ использовались разрозненные программные решения. В связи с этим сотрудники, ответственные за делопроизводство, часто сталкивались с серьезными трудностями, вызванными регистрацией и обработкой большого объема бумажных документов и чрезмерной формализацией общения между сотрудниками подразделений. Вследствие чего на предприятии назрела необходимость внедрения полнофункционального бизнес-ориентированного ИТ-решения для автоматизации управления информацией, делопроизводством и бизнес-процессами завода.

Руководством завода было принято решение о внедрении системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM. На выбор системы повлияли два фактора: во-первых, высшее руководство Лисичанского НПЗ хорошо знакомо с возможностями данной системы и имело возможность непосредственно поработать в ней, а во-вторых, решения DIRECTUM уже давно и успешно функционируют на крупных нефтеперерабатывающих предприятиях холдинга ТНК-BP. Таким образом, система DIRECTUM являлась не только привычным для высшего руководства завода инструментом управления информацией, но и идеальным средством интеграции предприятия в единое деловое ИТ-пространство ТНК-BP.

Внедрению DIRECTUM в Лисичанском НПЗ предшествовал GAP-анализ, направленный на поиски «узких» мест в организации взаимодействия и делопроизводства. Опираясь на данные анализа, специалисты компании DIRECTUM совместно со специалистами компании ЛАН СЕРВИС, украинского бизнес-партнера DIRECTUM, разработали проектные решения в части основных процессов делопроизводства и подготовили инструкции пользователей по работе в системе DIRECTUM. Особенностью исследования и подготовки проекта стало то, что все решения и процессы должны были соответствовать законодательству и стандартам Украины.

Проект стартовал в сентябре 2009 года и завершился в январе 2010 года. Его целью было внедрение полноценного электронного документооборота, охватывающего все ключевые бизнес-процессы завода. Внедрение осуществлялось совместными силами бизнес-консультантов компании ЛАН СЕРВИС, специалистов по внедрению компании DIRECTUM, а также рабочей группой завода, в состав которой вошли бизнес-консультанты и ИТ-специалисты Лисичанского НПЗ.

Автоматизация охватила все подразделения Лисичанского НПЗ, включая аппарат Генерального директора. К моменту перевода в промышленную эксплуатацию в системе было зарегистрировано 500 пользователей, сегодня количество пользователей неуклонно растет – в ближайшее время их число будет увеличено до 600. Руководители подразделений и высшее руководство предприятия получили в свое распоряжение механизм ЭЦП, с помощью которого они могут визировать и утверждать документы в электронном виде.

Все документы переведены в электронный вид и хранятся в единой базе. Хранение и доступ к документам обеспечиваются с помощью служб хранилищ – DIRECTUM Storage Services. Каждую неделю в системе создается в среднем более 500 документов и инициируется более 700 задач. Практически все документы согласовываются и подписываются только в электронном виде, исключение составляют некоторые документы, которые, согласно законодательству Украины, обязаны иметь бумажный вид и «живую» подпись. При этом оборот бумажных документов также управляется системой DIRECTUM и находится под контролем секретарей.