Несмотря на все разговоры о безбумажном документообороте, количество твердых копий документов только растет, никак не думая уменьшаться. Причем такая ситуация характерна для всего мира. В результате очень многие компании называют именно расходные материалы для печати документов если не основной статьей своих затрат на ИТ, то одной из главных. Причем это касается далеко не только тех, чей бизнес напрямую связан с издательской деятельностью.
И естественно, ищутся способы, как такие расходы снизить. В целом способов три: полная или частичная централизация процесса печати с заменой средств более высококлассными, внедрение программных средств контроля трафика печати, а также комбинация всех вышеперечисленных. Рассмотрим каждый из этих вариантов подробнее.
Централизация средств печати
Применение данного подхода — одна из наиболее частых рекомендаций в зарубежной прессе. Суть проста: заменить оборудование низкого класса (персональные, младшие сетевые принтеры и МФУ) более высококлассным. Их нужно существенно меньше, они рассчитаны на более высокие нагрузки и длительные сроки эксплуатации. Но главная статья экономии состоит в значительном снижении затрат на расходные материалы, прежде всего на тонер.
Как показывают наши расчеты, экономия при переходе от использования принтера или МФУ для малых рабочих групп к высокопроизводительному составляет в среднем около 30 коп. на страницу (Сколько стоит печать // Intelligent Enterprise, № 18/2008). Разница в цене на момент написания этих строк между принтерами такого класса составляет, в зависимости от вендора, от 500 до 1200 долл. Но даже если брать самую высокую цену, то замена окупится уже после печати 102 тыс. копий. Когда речь идет о замене персонального устройства, то разница в стоимости копии вырастает до 50 коп. Хотя и ценовая разница вырастет до 2000 долл. Окупаемость при этом будет достигнута при печати 106 тыс. копий. При замене персонального принтера на младший сетевой выигрыш также будет, причем окупаемость за счет меньшей разницы в стоимости устройств наступит раньше. Однако всяческих вариантов тут довольно много, особенно если выбирать продукцию от разных вендоров. Тем более что предложение в сегменте младших сетевых принтеров и МФУ существенно больше, чем в «тяжелом».
Правда, такая стратегия требует некоторой проработки. Так, к примеру, если заменить все печатающие устройства в относительно небольшой организации одним, то возрастут потери рабочего времени за счет ожидания своей очереди. Ну а если еще и принтер или МФУ будут находиться в другом помещении, то отрицательный эффект многократно усилится, так как дается вполне благовидный предлог для внепланового перерыва. При смене вендора часто забывают оценить то, насколько легко купить расходные материалы к его продукции, а также некоторые другие особенности — в частности, возможность использования дешевых сортов бумаги или устойчивость к пыли. В результате возрастает риск столкнуться с целым букетом весьма неприятных сюрпризов. Так что требуется хорошо изучить рынок и довольно тщательно рассчитать сайзинг печати в каждой конкретной организации.
Внедрение средств мониторинга печати
Известно также, что сотрудники используют принтеры и прочие печатающие устройства в личных целях. Как показывают результаты исследования компании Oki Printing Solutions, в среднем каждый седьмой лист печатается в нерабочих целях. При этом на Западе или зарубежном Дальнем Востоке обычно речь идет о том, чтобы распечатать две-три страницы с сайта с кулинарными рецептами или рекомендациями по уходу за домашними животными. А у нас чаще печатают тексты свежих романов, загруженные из электронных библиотек. Не меньше, а иногда и больше ущерба приносят и ошибки пользователей. Например, когда черновая копия печатается на цветном принтере, где стоимость намного выше. И такая ситуация возникает не так уж редко.
Борьбу с нецелевым использованием печати проще всего будет начать с отслеживания, кто, сколько и на каком именно устройстве печатал. Довольно быстро станет ясно, часто ли печатается не совсем необходимое для нужд дела. Следует донести до сотрудников, что печать нового романа модного автора в следующий раз повлечет уже определенные оргвыводы. После такой беседы, как правило, пропадает желание использовать служебный принтер в нерабочих целях. Если речь идет об устройствах с более дорогой печатью, результат наступает более медленно, но все же наступает.
Решить этот комплекс задач призваны средства мониторинга печати. Часто они идут в комплекте с принтерами и МФУ, особенно старшими сетевыми моделями. Довольно развитые средства мониторинга печати имеются во многих Unix-подобных средах, в том числе и бесплатных — Linux или xBSD. Применяя в качестве дополнения анализаторы логов, можно легко получить нужные сведения. Хотя для полноценного использования инструмента нужно иметь знатока такой системы. Кроме того, они совместимы далеко не со всеми моделями на рынке. Весьма детальную статистику по использованию средств печати дает также журнал Microsoft Office Outlook. Впрочем, его многие пользователи отключают, поскольку он частенько приводит к существенному снижению быстродействия, а также к различным сбоям в самых неожиданных местах.
Наиболее развитые приложения данного класса также могут позволять реализовывать управление сервисами печати на основе политик. Это, в частности, позволит предотвратить печать черновых копий на цветном принтере или МФУ. Кроме того, можно ввести квоты на объемы для отдельных пользователей или их групп. Стоимость таких систем может быть довольно высокой, но при больших объемах печати окупаемость наступает довольно быстро. Однако стоит иметь в виду, что эти функции появились совсем недавно и могут быть не до конца отлажены, со всеми вытекающими из этого последствиями.
Снижение расходов на печать как побочный эффект от DLP
Есть в химическом производстве термин «ценный побочный продукт». Так называют то, что в принципе является отходом, но тем не менее служит сырьем для других производств. При этом может оказаться и так, что со временем, по мере изменения конъюнктуры рынка, основной и побочный продукты поменяются местами.
При реализации проектов в области информационной безопасности, где подсчитать ROI напрямую довольно сложно, случается нечто похожее. Меры, принятые для защиты от тех или иных угроз, вполне могут принести побочный эффект, иногда немалый. Даже более того, иногда ради этого эффекта их и инициируют. Примеров тому не так много, но они есть.
Особенно часто подчеркивают такого рода эффекты при внедрении систем защиты от утечек информации, или DLP (сокращение от Data Leak Prevention, предотвращение утечек информации). Указывают на существенное снижение объемов трафика за счет повышения дисциплины использования тех или сервисов Интернета. Причем сокращение это весьма значительное. Так, например, в Банке Москвы оно было двукратным, и только за счет этого проект довольно быстро окупился. А был он, надо сказать, не из числа самых простых.
Такого же результата можно добиться и с использованием средств печати. Это ведь тоже канал утечки, причем его значимость растет. Данному процессу способствует распространение средств контроля за интернет-трафиком и внешних запоминающих устройств, а также расширение использования терминальных технологий. В этом случае именно использование средств печати оказывается для потенциального злоумышленника самым быстрым и удобным средством получения копий тех или иных документов. Так что в DLP‑системах последнего поколения средства контроля печати имеются. В принципе их можно считать частным случаем средств мониторинга печати, хотя данная функция не является приоритетной.
Кроме того, внедрение DLP‑системы вполне способно быстро навести порядок и в такой сфере, как использование печати в личных целях. Здесь она ничем не отличается от других систем мониторинга печати, о которых было сказано выше. По крайней мере в том, что касается применения решений, относящихся к реактивному типу. Также собирается полная информация о том, кто печатал, что печатал, на каком устройстве и в какой лоток. Новой будет разве что информация о том, кто использовал открытые лотки для вывода отпечатанных копий конфиденциальных документов, что, впрочем, хоть и важно, но к предмету нашего разговора не относится.
С системами проактивного типа, которые предотвращают нарушение, несколько сложнее. Со своей прямой задачей они справляются вполне успешно, но для достижения нужного эффекта придется приложить больше усилий. Тем не менее трафик печати все равно под контролем, и все средства логирования операций также имеются в полном объеме. Так что вполне можно рассчитывать на заметный выигрыш от снижения объемов печати в нерабочих целях, что, естественно, дает заметную экономию на расходных материалах.
Хотя, конечно, внедрение DLP‑системы — дело не слишком простое и дешевое, к тому же требующее целого ряда организационных мероприятий, провести которые бывает сложно, да и просто ломающее заведенный порядок, что может вызвать недовольство сотрудников. При этом отсутствуют многие функции, которые имеются в развитых системах мониторинга печати, например, связанные с квотированием или контролем на уровне правил. Так что было бы неверно рассматривать DLP как своего рода «волшебную таблетку», дающую быстрый эффект. Да и стоимость системы мониторинга печати, даже если речь идет о самой развитой и дорогой редакции, будет в несколько раз меньше.
Но если задача внедрения системы защиты от утечек все равно стоит, то ею вполне можно воспользоваться — пусть и с некоторой осторожностью, тщательно изучив результаты похожих проектов.
Комбинирование обоих подходов
Применение обоих решений не мешает друг другу. Скорее даже наоборот, комбинирование их увеличивает взаимный эффект. Снижение стоимости печати копии отнюдь не мешает снижению объемов печати в нерабочих целях. Тем более что бумага тоже стоит денег, и не таких уж малых. Сокращение количества принтеров, они же объекты мониторинга, позволит уменьшить затраты на лицензирование наиболее развитых средств контроля печати. При этом разница может быть весьма существенной.
Практически единственный момент вызывает определенные опасения. Как будут уживаться DLP‑система с функциями контроля печати и более узкоспециализированные средства? Этот момент пока не изучен, так что рисковать тут не стоит. И чем большим интеллектом обладает система, тем с большей вероятностью возможны всякого рода малоприятные сюрпризы. Следует, наверное, выбирать ту из систем, которая лучше отлажена или где реализована критичная функциональность. Также весьма желательно получить отзывы от пользователей.
