«Луганская областная «Фармация» (далее — «Фармация») является одной из крупнейших в Украине коммунальных фармацевтических инфраструктур. К числу главных функций этого предприятия относится обеспечение медикаментами жителей Луганска и Луганской области.
 |
Расширение и усложнение бизнеса привело к тому, что существующий уровень автоматизации перестал отвечать потребностям ряда структур «Фармации». В связи с этим руководство ИТ-отдела компании предложило внедрить систему класса ERP для автоматизации бизнес-процессов.
Предпосылки к внедрению
Областной аптечный склад «Фармации» отвечает за снабжение медикаментами территориально распределенной сети, объединяющей около 500 аптек. В течение 12 лет в инфраструктуре склада была задействована программа учета движения товаров. Однако по мере возрастания нагрузки система перестала справляться с объемом данных, и скорость предоставления информации заметно упала. В частности, возникали трудности при анализе движения товаров, определении их количества и номенклатуры, а складской учет был автоматизирован лишь частично.
Преодолеть издержки «кусочной» автоматизации, заменить устаревшие элементы и привести инфраструктуру в современное состояние и тем самым существенно ускорить работу позволило бы внедрение на областном аптечном складе комплексной информационной системы. Руководители проекта возлагают на нее решение главных задач: автоматизации закупок, приемки, хранения и реализации товаров, бухгалтерского учета, расчета заработной платы, а также управления персоналом.
Выбор решения
Начальник отдела АСУ КП «Луганская областная «Фармация» Павел Мацкевич рассказал, что при выборе комплексной системы автоматизации ИТ-отдел компании в первую очередь обращал внимание на то, насколько детально реализованы в рассматриваемых ERP-системах специфические для фармацевтики особенности учета движения товаров. Также к важным факторам относились приемлемая стоимость решения и наличие успешных внедрений в украинских фармацевтических предприятиях. Среди «технических» характеристик Павел Мацкевич отметил необходимость работы системы с большими объемами данных.
После сравнительного анализа представленных на рынке решений заказчик остановил свой выбор на системе «Галактика ERP», которую используют такие крупные фармацевтические компании, как ООО «Фалби» и Донецкий аптечный холдинг.
Внедрение и основные функции системы
Началу проекта предшествовало обучение администратора системы и группы внедрения, после чего стартовало обследование компании и разработка методов внедрения для каждого рабочего места. Проводили все эти процедуры специалисты украинского офиса компании «Галактика», которая выступила не только поставщиком решения, но и главным субподрядчиком. Далее ИТ-отдел «Фармации» согласовал с представителями «Галактики» структуру основных справочников и начал приведение данных к формату «Галактики ERP». С этой целью справочник товаров, содержащий около 12 тысяч наименований, был полностью переработан.
План внедрения утвердили непосредственно после заключения сторонами договора. В ходе внедрения корпорация «Галактика» скрупулезно придерживалась плана; дополнительного времени потребовало лишь внесение в ряд модулей системы необходимой «Фармации» функциональности. В связи с тестированием доработанных модулей первоначальная дата запуска системы на складе была перенесена с мая на сентябрь 2007 года.
В это же время проходило обучение сотрудников областного аптечного склада, проводилась отработка взаимодействия различных подразделений компании в технологических процессах приема и отгрузки товаров.
С сентября 2007 года «Галактика ERP» была запущена в коммерческую эксплуатацию на складе. За время функционирования системы специалисты настроили основные операции по бухгалтерскому учету движения товаров, доработали ряд модулей, что позволило повысить комфортность работы с системой и улучшить внешний вид отчетных форм. В настоящее время в системе «Галактика ERP» осуществляется приемка товара с вводом необходимой аналитической информации о товаре (серии, сроки годности, сертификаты качества и пр.), обработка заказов аптек, отгрузка товара, задачи по учету основных средств, МБП, нематериальных активов, расчеты с поставщиками и получателями товара. За полгода работы комплекса осуществлены задачи импорта в систему прайс-листов партнеров, анализа цен и отказов, а также формирования списков дефектуры. Большое внимание было уделено решению задач управления логистикой. Так, система «Галактика ERP» была интегрирована с существующей системой заказов товара в аптеках. Специалисты компании «Галактика» разработали приложения выгрузки справочника товаров и импорта заявок аптек с учетом общепринятых форматов данных, благодаря чему внедрение удалось провести, не останавливая работу склада по отгрузке товаров в аптечную сеть.
Параллельно шло внедрение модулей системы для управления персоналом и расчета заработной платы.
В июне 2008 года внедрение системы «Галактика ERP» на складе практически завершилось подготовкой полугодового отчета.
В текущем году началось внедрение системы учета розничных продаж в аптечной сети «Фармации». По прогнозам интеграторов, этот процесс займет 2—3 года.
В скором будущем заказчик планирует осуществить интеграцию системы «Галактика ERP» с системой поддержки принятия управленческих решений «Галактика Business Intelligence», которая базируется на платформе ra.net.
Эффект от внедрения и ближайшие планы
Использование целостной и продуманной информационной системы повысило эффективность отслеживания движения товара за произвольный период времени и обеспечило удобство контроля расчетов с поставщиками и получателями. По словам Павла Мацкевича, информация о сроках годности товаров и сроках регистрации представлена в удобном для пользователя виде, что позволило свести к минимуму продажи просроченных медикаментов. С помощью развитых средств разработки ИТ-отделу удалось формализовать задачу ежемесячной переоценки товаров с учетом изменения цен поставок.
Благодаря единому формату предоставления информации о наличии товара и отказах по заявкам, существенно упростился и ускорился процесс планирования закупок. А встроенный в «Галактику ERP» механизм анализа позволил выбирать самое выгодное предложение среди всех поставщиков товаров.
Только за первые полгода работы «Галактика ERP» обработала около 262 тыс. накладных и 3,2 млн. позиций спецификации. Объем базы данных на сегодняшний день составляет более 20 ГБ.
В результате реорганизации ИТинфраструктуры, считают представители компании, существенно сократились накладные расходы.
В ближайшее время ИТ-отдел планирует повысить уровень автоматизации задач, которые выполняет отдел сбыта и бухгалтерия склада.
| КОММЕНТАРИЙ ИНТЕГРАТОРА | |
Инна Хоменко, руководитель проекта автоматизации со стороны корпорации «Галактика»:
|
| КОММЕНТАРИЙ ЗАКАЗЧИКА | |
Павел Мацкевич, начальник отдела АСУ КП «Луганская областная «Фармация»:
На старте проекта мы получили дистрибутив программы и комплект документации по системе. Все дальнейшие этапы проекта также были документированы. Специалисты корпорации произвели первоначальную настройку системы, подготовили предложения по реорганизации бизнес-процессов на областном аптечном складе и разработали методики внедрения системы на всех рабочих местах. Кроме того, штатные преподаватели «Галактики» обеспечивали обучение, консультации и аттестацию специалистов нашей компании, а также ключевых пользователей системы. В процессе настройки и внедрения системы представители «Галактики» демонстрировали работу тех или иных модулей и, по мере надобности, консультировали наших сотрудников лично либо по электронной почте. В настоящее время сотрудничество с «Галактикой» осуществляется в рамках заключенного договора и предполагает сервисное обслуживание, консультации, обновления модулей системы и стандартных отчетных форм. |
