Данные являются естественным «продуктом» деятельности любого предприятия. С ростом организации и по мере увеличения их объёма всё труднее обеспечить эффективное управление ими. Эта проблема на отечественном рынке стоит довольно остро. Даже достаточно крупные и вполне прогрессивные в отношении использования информационных технологий организации не всегда понимают, какие бизнес-преимущества может дать грамотное управление информацией.

В большинстве случаев руководство видит выход единственно в аппаратном решении проблемы — на первый взгляд, гораздо проще и дешевле купить дополнительное хранилище, чем структурировать и упорядочить информацию. В то же время производители предлагают полноценные комплексные решения по управлению контентом, однако они пока остаются невостребованными.

Среди наиболее активных и крупных разработчиков хранилищ и концепций управления информацией — компания Documentum. С просьбой рассказать о взглядах компании на управление корпоративным контентом редакция PCWeek/UE обратилась к Владимиру Прожогину, директору по развитию бизнеса «Документум Сервисиз СНГ».

PCWeek/UE: Что ваша компания подразумевает под термином «управление корпоративным контентом»?

Владимир Прожогин: Одной из важнейших составляющих любой организации наряду с финансовыми и материальными мощностями является информационный актив. В условиях быстрого темпа современного бизнеса информационная составляющая выходит на первый план. Яркий пример: капитализация Google превысила капитализацию НР, несмотря на то что НР владеет огромными материальными мощностями.

Внутри любой организации информационные активы делятся на две части: структурированные и неструктурированные. Структурированные относятся к области СУБД. Неструктурированные — это все остальные типы информации, включая аудио-, видео- и даже временные файлы. По мнению аналитиков, лишь 20% всей информации относится к первой категории. Следовательно, 80% информации любой компании не структурировано. А прирост объёма такой информации составляет около 200% в год.

Наша компания рассматривает информацию в четырёх аспектах: хранение, защита, оптимизация, использование. Все они связаны между собой, но к Еnterprise Сontent Мanagement относится именно использование. Это подразумевает, с одной стороны, создание единого логического хранилища, которое позволяет управлять, классифицировать и искать контент при помощи определенных служб, с другой — реализацию набора интерфейсов для пользователей, через которые они работают с этой информацией.

Таким образом, ЕСМ в нашем понимании состоит из трёх глобальных частей: хранилища, набора служб и широкого набора клиентских устройств). ЕСМ позволяет управлять любым видом информации в организации.

Сегодня приобретает популярность так называемый ЕСМ-сервис. Для лучшего понимания его можно сравнить с программами-клиентами электронной почты. Они используются для работы с электронными сообщениями, а ЕСМ–сервис — позволяет работать с информацией, то есть служит для её централизованного хранения, управления ею, доступа к ней.

PCWeek/UE: Какую роль в бизнесе компаний играют ECM-системы?

В. П.: Здесь многое зависит от специфики бизнеса. Например, в нефтегазовой отрасли ЕСМ-системы выполняют обслуживающую роль. А для других организаций обработка определённого потока информации в рамках некоего процесса является основной деятельностью. Для них ЕСМ-система жизненно важна, поскольку помогает автоматизировать основные бизнес-процессы. К таким организациям относятся проектные бюро, банки, страховые компании, государственные и финансовые учреждения, издательства. Таким образом, роль ЕСМ колеблется от критично необходимой до прикладной, которая заключается в управлении транзакциями, документацией, договорами и т.д.

Наши основные клиенты — предприятия государственного сектора и нефтегазовой промышленности, финансовые, страховые и телекоммуникационные компании.

PCWeek/UE: Насколько широко сегодня используются ECM-системы на постсоветском пространстве?

В. П.: Многое зависит от развития самих ИТ-технологий. В настоящее время выделилось два основных лидера — Россия, где многие технологии просто начали внедрять раньше, и Казахстан, поскольку в нем уже законодательно приняты стандарты на электронную документацию. Здесь уже сформировался основной пул заказчиков — более 100 предприятий из всех вышеперечисленных областей.

ЕМС, в состав которой сегодня входит компания Documentum, не занималась в России специальным продвижением решений для какого-то определённого сегмента, скорее наоборот, мы позиционируем наши продукты для широкого спектра отраслей. Поэтому общий состав российских заказчиков сбалансирован.На рынке Казахстана хорошо развита нефтегазовая отрасль, и здесь ощущается потребность в ЕСМ. Принятие единого законодательства в отношении электронной документации обусловило широкое распространение ЕСМ и в государственном секторе. В других же странах — Азербайджане, Грузии, Молдове, Беларуси — мы только начинаем работать.

В Украине ситуация иная. Компания Documentum продвигает в основном решения для финансового сектора, однако уже появились заказчики из числа строительных и промышленных предприятий.

PCWeek/UE: Какие факторы сдерживают распространение ECM-систем? Какие заблуждения относительно ЕСМ мешают корпоративным заказчикам?

В. П.: Наиболее существенное препятствие — неразвитость законодательства. В большинстве европейских стран уже давно сформулированы требования к хранению и представлению информации, действуют законы, обязывающие организацию к внедрению определённой системы документооборота, например для гарантии неизменности финансовой информации.

В большинстве постсоветских стран такие законы ещё не приняты. То есть основные законы разработаны, но не хватает чётких технических спецификаций, описывающих набор параметров, который должен использоваться для контроля и признавался бы всеми государственными инстанциями страны.

Серьёзной помехой служит и непонимание потенциала применения современных технологий со стороны многих руководителей. Внедрение новых технологий часто рассматривается как затратная часть бюджета, а не как инвестиции в развитие, которые позволят в будущем получить прибыль. Действительно, подсчитать прямую финансовую выгоду от внедрения ЕСМ довольно сложно. Однако несомненно, что после внедрения выполнение большинства бизнес-процессов занимает гораздо меньше времени.

Третье ограничение состоит в том, что сама технология ЕСМ ещё молода. Её внедрение оправдано лишь в том случае, когда организация достигла определённого уровня развития. А во многих предприятиях, например в государственном секторе, не решены даже базовые проблемы, поэтому не может быть и речи о переходе на ЕСМ. В то же время следует признать, что общий уровень заказчиков неуклонно растет и слова «управление информацией» уже не звучат для них как нечто новое и ненужное.

PCWeek/UE: Что служит предпосылками для перехода предприятий от электронной канцелярии к управлению бизнес-процессами — на постсоветском пространстве?

В. П.: В первую очередь, у организации должна быть потребность в ЕСМ. Например, банки сейчас расширили программы розничного кредитования. Очевидно, что количество желающих получить кредит увеличилось во много раз. Чтобы минимизировать затраты на обслуживание большого числа заказчиков, необходимо менять технологию взаимодействия. Тут и начинается автоматизация бизнес-процессов. Ускорение процесса кредитования невозможно без чёткой схемы передачи информации, жёсткого контроля на каждом этапе, для того чтобы пользователь выполнял задачу в строго отведенный ему срок. Должна быть предусмотрена возможность передать задачу другому сотруднику в случае, если тот справится с ней быстрее, то есть должно быть реализовано управление задачами.

Кроме того, руководство должно выявить «узкие места» в процессах организации в режиме реального времени. Это помогает сделать мониторинг бизнес-процессов: он позволяет в электронном виде проследить всю цепочку вплоть до определённого сотрудника. Если же вести бизнес-процессы вручную, то проблему удастся определить лишь с некоторой степенью детализации.

Таким образом, предпосылками для внедрения ЕСМ-системы чаще всего служат изменение состава клиентов в компании-заказчике (например, появление большого количества кредитуемых) или желание заказчика более глубоко понять процессы, происходящие в организации.

Еще один пример в России — программа «Электронная Россия», на основании которой многие региональные руководители компаний начинают задумываться о применении средств автоматизации как внутренних, так и внешних процессов в организации.

PCWeek/UE: Какие преимущества от внедрения ЕСМ, выраженные языком бизнеса, компании получают в первую очередь?

В. П.: Всех работников организации независимо от структуры, к которой она принадлежит, можно разделить на три группы: высшее руководство, средний менеджмент и исполнители.

Для высшего руководства важны прозрачность процессов и контроль. Исполнителю необходимы чёткое понимание задания, сроков, возможность передать задание дальше по цепочке или более компетентному сотруднику. Потребности среднего менеджмента представляют собой комбинацию из потребностей руководства и исполнителей.

Применение ЕСМ-системы даёт возможность устранить безличность производства. Руководитель высокого уровня может по цепочке бизнес-процессов проследить выполнение любого из них до самого нижнего звена. Это позволяет более эффективно контролировать производство. Еще одним преимуществом при внедрении ЕСМ является повторяемость процессов. Таким образом, применение ЕСМ позволяет значительно сократить временные затраты, а значит, и опередить конкурентов.

PCWeek/UE: Каковы перспективы продвижения ЕСМ глазами Documentum Services?

В. П.: Сегодня получают широкое распространение социальные сети. Большинство компаний уже адаптировались к новым тенденциям, в частности к использованию Web 2.0. Как следствие — крупнейшие игроки во всех вертикалях уже используют ЕСМ. Мы видим очень большой потенциал развития ЕСМ на постсоветском пространстве в силу того, что, во-первых, это один из самых больших рынков в мире, а во-вторых, он обладает достаточно высоким уровнем менеджмента. Высшее руководство хорошо понимает задачи и финансовые возможности своей организации. И мы считаем, что потенциал Украины раскроется в 2008 году.