Развитие ИТ-инфраструктур в госучреждениях затрудняет целый ряд факторов, в том числе недостаточное и нестабильное финансирование. Но интерес этих организаций к использованию информационных технологий существенно возрос.

Внедрение системы «Галактика ERP» в практику работы Банкнотно-монетного двора (БМД) Национального банка Украины — один из примеров развития автоматизации на государственных предприятиях.

Предпосылки к внедрению

В конце 90-х годов в информационной инфраструктуре БМД функционировала бухгалтерская система «Дебет+» для учёта материальных и финансовых потоков, а также целый ряд программных продуктов собственной разработки, использовавших несовместимые типы данных. Это порождало ошибки, затрудняло создание отчётов и принятие решений. Система начисления и расчёта заработной платы в БМД очень сложна: при расчете используются специфические внутренние коэффициенты, учитываются начисления, надбавки и удержания разного вида; алгоритмы расчётов часто меняются, поэтому необходимы различные формы отчётности. Программа учёта зарплаты работала под MS-DOS и требовала первоочередной замены. Руководство БМД приняло решение начать комплексную автоматизацию бизнес-процессов предприятия с внедрения модулей управления персоналом и расчёта заработной платы на базе системы «Галактика ERP». Интегратором выступило украинское подразделение корпорации «Галактика».

Этапы внедрения

В феврале 2006 года рабочие группы БМД и корпорации «Галактика» провели подготовительные работы. К этому времени заказчик оформил техническое задание, был разработан план-график работ по адаптации системы «Галактика ERP» к условиям эксплуатации в БМД, инсталлирована «Галактика ERP» версии 8.0. На этапе моделирования бизнес-процессов были сформулированы специфические для БМД задачи. Спустя месяц после старта проекта начался самый трудоёмкий и длительный этап — расширение функциональности системы. Этот процесс подразумевал программную доработку стандартных модулей: были разработаны процедуры расчёта средневзвешенного показателя для начисления дополнительного пенсионного обеспечения, выслуги лет для начисления персональной надбавки и др. Кроме того, были доработаны формы исходящих документов — отчётов и справок. Часть работ проводилась украинскими специалистами «Галактики», а особо сложные отправлялись в центр разработки корпорации в Минске.
Затем интегратор провёл настройку модулей и осуществил тестирование всех алгоритмов и процедур. В апреле 2007 года проект был сдан в пропродуктивную эксплуатацию.

Структура внедрённого решения

Внедрённый на БМД контур «Управ-ление персоналом» системы «Галактика ERP» состоит из модулей «Управление персоналом» и «Заработная плата».

Применение модуля «Управление персоналом» автоматизирует формирование штатного расписания, ведение документации по кадровым вопросам, учёт размера зарплаты, учёт рабочего времени и его эффективности, учёт, планирование и контроль трудовых ресурсов, персонифицированный учёт, а также формирование статистики, форм и отчётов.

Модуль «Заработная плата» позволяет разрабатывать графики работы персонала по любым режимам, вести лицевые счета работников, накапливать данные о начислениях, удержаниях и вычетах, формировать табели учёта рабочего времени с возможностью последующего анализа, начислять заработок с использованием различных видов оплат, оформлять ежемесячные и разовые выплаты в межрасчётный период, а также осуществлять сторнирование ранее начисленных сумм, формировать отчёты.

Модули могут дорабатываться в соответствии с нуждами заказчика и интегрироваться с любыми частями «Галактика ERP» или другими ERP-системами. 

Сложности

О трудностях, с которыми пришлось столкнуться в ходе работы над проектом, рассказывает Александр Дегтярев, куратор проекта от корпорации «Галактика»:

«Первоначальный договор на комплексное внедрение всех функций системы «Галактика ERP» в инфраструктуру БМД был заключён еще в 2001 году на основании результатов тендера среди поставщиков комплексных информационных систем. Тогда же мы провели обследование и разработали проект внедрения. Реализацию проекта затрудняли политическая нестабильность и неэффективная организация работ (в частности, члены рабочей группы БМД не были освобождены от основных обязанностей). При каждой смене руководства НБУ специалистам «Галактики» приходилось заново демонстрировать возможности системы. В конце концов работы над проектом были приостановлены.

Лишь в 2006 году удалось наладить конструктивный диалог с представителями БМД. Было принято решение автоматизировать учёт заработной платы и управление персоналом. Специфика госучреждений в том, что они ведут очень сложный учёт. Например, в БМД необходима возможность задним числом изменять оклады и с этими изменившимися окладами пересчитывать зарплату — причём это должно пройти корректно! Скептики уверяли, что при таком сложном учёте «Галактика ERP» вовсе не заработает.

Однако мы заключили новое соглашение в качестве дополнения к договору 2001 года, где конкретизировали задачи по зарплате и персоналу, и принялись за работу. За это время изменилось отношение к проекту, пришли люди новой формации, и менее чем за год нам удалось реализовать то, что планировалось 7 лет назад».

Результаты и сопровождение

Благодаря внедрению модулей системы «Галактика ERP» качественно изменилась работа сотрудников отдела персонала, ОТиЗ, табельщиков и расчётного бюро бухгалтерии, функционирующих в единой базе данных. В общее информационное пространство были включены бизнес-процессы, ранее не охваченные автоматизацией. Сегодня в структуре Банкнотно-монетного двора функционируют 17 рабочих мест для ведения табельного учёта, 4 рабочих места для расчёта зарплаты, 7 — для управления персоналом, 1 — для проведения финансово-расчётных операций, а также модули администрирования, генерации отчётов, журнализации действий пользователей и пр. Гибкая архитектура системы предоставляет возможности масштабирования до нескольких сотен рабочих мест.

 После запуска системы в действие корпорация «Галактика» осуществляет авторский надзор, поддержку и консультации по всем вопросам использования, включая изменения в украинском законодательстве.

За время эксплуатации персонал успел освоить новую систему и полностью отказаться от старых программных модулей.

Банкнотно-монетный двор (БМД) БМД Национального банка Украины начал работу в марте 1994 года. Это предприятие специализируется на двух видах производств — чеканке монет и печати банкнот. Банкнотная фабрика выполняет заказы на изготовление банкнот, разных видов ценных бумаг и документов строгой отчётности. Мощность Банкнотной фабрики — 1,5 млрд. банкнот или другой защищённой печатной продукции. Годовая мощность Монетного двора — 1 млрд. оборотных и разменных монет, 1 млн. ювелирных и памятных монет и 200 тыс. орденов и медалей.

КОММЕНТАРИЙ ЗАКАЗЧИКА Юрий Путятин, заместитель генерального директора, руководитель проекта от Банкнотно-монетного двора: Внедрение системы «Галактика ERP» в составе модулей «Управление персоналом» и «Заработная плата» — первый шаг на пути к комплексной автоматизации Банкнотно-монетного двора. Пользователи получили полнофункциональный и современный инструмент для своей работы, внедрение которого позволило выявить и устранить некоторые ошибки в ведении учёта, реорганизовать и сделать прозрачными бизнес-процессы управления персоналом, создать систему ежедневного табельного учёта в структурных подразделениях. Опыт, который мы получили в этом проекте, поможет нам в предстоящей большой работе по внедрению ERP-системы на нашем предприятии.