Сферой деятельности компании «Лан-Украина» является дистрибуция продуктов питания и предоставление сопутствующих услуг (продвижение товаров на рынке, рекламные, маркетинговые и логистические услуги).
 Логическая схема автоматизированной приемки и отгрузки товара |
В 2004 году руководство компании проанализировало текущее состояние бизнеса и пришло к выводу, что его дальнейшее развитие затруднено из-за ряда проблем, главная из которых — низкая оперативность обработки данных.
Анализ работы информационной системы компании выявил причину — разрозненность системы обработки данных. Так, для ведения бухгалтерии использовалась оболочка «1С», причём для каждого участка была организована отдельная база. Сведение бухгалтерской отчётности в конце месяца требовало значительного времени. Кроме того, на предприятии параллельно велись две базы данных — финансовая (управляемая из офиса) и складская. В зависимости от своего типа, документы в первую очередь появлялись в одной из них и лишь спустя какое-то время — в другой. Получить информацию об остатках продукции на складе можно было только из складской БД, а сведения о взаиморасчётах — только из офисной, что существенно замедляло работу. Сопоставление данных производилось только в конце месяца для получения отчётности, и их консолидация представляла собой непростую задачу.
Таким образом, заказчик выделил основные проблемы, требующие эффективного решения:
• неудобство консолидации данных из разрозненных источников;
• медленная подготовка отчётов;
• невозможность оперативного поиска товара на складе;
• неорганизованность системы складского хранения;
• необходимость увеличения количества рабочих мест для сотрудников склада.
 Логическая схема автоматизированной приемки и отгрузки товара |
Развитие компании и меняющиеся запросы бизнеса требовали принципиально нового решения — централизованного управления всеми данными. В 2005 году был сделан окончательный выбор в пользу системы SAP: аргументами послужили её гибкость и возможность реализовать управление складом с удалённых терминалов.
Для всех продуктов компании SAP предусмотрен чёткий алгоритм внедрения, состоящий из нескольких этапов. В мае 2005 года началась подготовка к проекту, в рамках которой были четко обозначены цели, сформированы рабочие группы, проведены административные мероприятия.
Подбор модулей SAP осуществлялся с учётом бизнес-потребностей компании. В частности, оказалось целесообразным проводить расчёт зарплаты сотрудников в отдельном приложении, хотя возможность реализовать его при помощи SAP также рассматривалась.
К первому этапу относилась и процедура сайзинга. Представители «Лан-Украина» заполнили специальные формы, разработанные компанией SAP: они обобщают сведения о таких показателях, как количество документов, клиентов и т.п. На основании этой информации формируется статистика — так называемые SAP-показатели, которые, в свою очередь, используются для подбора оптимальной конфигурации оборудования.
Второй этап заключался в моделировании бизнес-процессов предприятия. Трудность состояла в том, что в компании «Лан-Украина» они не были стандартизированы в соответствии с западными принципами, что заложено в системе SAP. Например, отсутствовала единая система ценообразования для клиентов, поскольку в каждом случае оговаривалась конкретная цена. Сейчас цена формируется с учётом условий доставки, удалённости клиента, количества заказов.
Естественно, процесс адаптации коллектива и самой компании к новым бизнес-процессам занял некоторое время. Однако в октябре этот этап был успешно пройден. Его итогом стало формирование концепции проекта внедрения.
Фаза реализации проекта заняла три месяца. В это время на предприятии проходило тщательное тестирование каждого процесса, подлежащего автоматизации. Поскольку в связи с внедрением системы изменились бизнес-процессы, произошло и перераспределение ответственности между персоналом, изменились рабочие взаимосвязи, процессы стали документированными.
Около четырёх месяцев ушло на подготовку и конвертацию данных. За этот период специалисты изучили и выделили из всех справочников и данных ту информацию, которую необходимо было перенести в новую систему. В отдельных случаях, для больших объёмов, разрабатывались специальные интерфейсы, осуществляющие миграцию данных из системы «1С» в систему SAP. Это был довольно трудоёмкий процесс. Чтобы убедиться в корректности переноса данных, специалисты запускали систему в тестовом режиме около 10 раз. 1 мая минувшего года система была запущена в эксплуатацию.
Несомненно, внедрение не даст эффекта, если персонал не сможет работать в новой системе. Перед запуском системы в работу проектная команда провела углублённое обучение персонала, разъяснила новые принципы работы основных процессов.
На этом этапе наиболее трудоёмкой для заказчика и проектной команды «Инком» оказалась организационная часть задачи. Сотрудники, привыкшие работать в определённой среде, с трудом осваивали новые обязанности и ответственность. Однако совместными усилиями проектной команды и персонала компании при ежедневной поддержке руководства эти трудности были преодолены. К середине июня работа персонала и компании стабилизировалась.
Отдельную задачу представляла оптимизация работы со складами. В сентябре на складах «Лан-Украина» была развернута система адресного хранения, которая позволяет оптимизировать поиск и распределение товара по местам. Весь склад в системе разбит на несколько зон. Система определяет, где именно следует размещать паллеты. Ранее эти места выбиралось случайным образом, а ведь первыми необходимо отгружать паллеты с наиболее близкой датой истечения срока годности. Эта проблема была полностью устранена благодаря применению адресного хранения. В настоящее время при распределении товара полностью исключены ошибки за счет человеческого фактора, и теперь точно известно, на каком участке склада находятся искомые товары и в какой очерёдности необходимо их отгружать, учитывая заданные приоритеты.
На складе пока не внедрена система электронного документооборота, поэтому рабочие получают указания относительно отгрузки той или иной партии товара на основании бумажных распоряжений. Но даже это помогает значительно повысить эффективность распределения товаров. В ближайшее время компания планирует ввести в эксплуатацию мобильные устройства со сканерами штрих-кодов или голосовой системой управления.
В мае специалисты «Инком» реализовали функцию лимита кредитования в модуле по управлению сбытом. Эта функция позволяет отслеживать баланс для каждого клиента и по каждой записи устанавливать определённый лимит. При попытке превысить предусмотренный лимит система блокирует возможность отгрузки и выписки документов для клиента. Изменения в ряде бизнес-процессов, упорядочивание потока документов, повышение дисциплины позволили в три раза сократить просроченную дебиторскую задолженность. Следует заметить, что без инструментов, предоставляемых SAP, эти изменения потребовали бы значительно больших усилий.
Кроме того, внедрён учёт налога на прибыль и НДС в соответствии с Положением о налоговом учёте Украины, а модуль НR обрабатывает задачи отбора кадров, приказы, перевод с одной должности на другую и прочие операции по работе с персоналом, включая табелирование.
При реализации проекта со стороны «Инком» было задействовано 6—7 человек, составивших проектную команду, которая впоследствии была расширенна до 12 чел. В рабочую группу вошли не только технические консультанты, но и специалисты, которые помогали заказчику с наименьшими проблемами перейти на работу в новой системе.
Интегратор организовал обучение сотрудников работе в новой системе. Поддержка обеспечивалась на всех этапах вплоть до сопровождения работы пользователя на рабочем месте. Сегодня в каждом отделении «Лан-Украина» есть ответственные специалисты, которые на высоком уровне ориентируются в системе, и любой сотрудник компании может обратиться за поддержкой во внутреннюю службу «Лан-Украина». На начальном этапе работы системы — это очень важный фактор, поскольку за время внедрения и тестирования большинство сотрудников заказчика привыкли, что на все вопросы незамедлительно отвечают специалисты «Инком».
После того как система была запущена и протестирована, в работу вступил первый уровень поддержки, организованный силами самой компании-заказчика. На этом этапе осуществляется проверка корректности действий пользователя, технической исправности оборудования. В случае обнаружении ошибки дальнейшую поддержку берут на себя специалисты «Инком». Если в процессе эксплуатации вырабатываются новые требования к документам, «Лан-Украина» обращается к интегратору для доработки функционала.
Внедрение системы обеспечило компании следующие преимущества:
1. В два раза уменьшилось время обработки заказов от момента поступления запроса до доставки товара клиенту. После оптимизации работы склада и процесса обработки документов оно сократилась с 3 до 1,5 суток за счёт уменьшения времени взаимодействия между различными службами. Поскольку система интегрирует все процессы, цепочка любого взаимодействия начинается с регистрации заказа. В результате, этапы формирования цен, планирования транспорта, создание заявки для склада, выдача заданий для комплектования, переупаковка — весь технологический процесс — проходят согласованно между собой.
2. На каждом отдельном рабочем месте производительность работы повысилась на 25%. Бухгалтерия — не исключение. Систематизация документооборота позволила, в частности, исключить возможность утери документов (что нередко случалось с бумажными документами, которые расходились по всей Украине). Многие функции, ранее закреплённые за бухгалтерией, сейчас возложены на другие подразделения. Бухгалтеры только подтверждают факт совершения определённой операции. Таким образом, «тяжелое» для бухгалтерии решение SAP (согласно распространённому мнению) на деле позволило значительно упростить её работу.
3. С внедрением системы SAP уменьшился период оборачиваемости запасов. По некоторым товарным группам он составляет около недели, что позволяет говорить о переходе компании в режим кросс-доккинга: товар, поступающий на склад, сразу же отгружается для доставки клиентам, минуя этап хранения.
4. Автоматизирован учёт рабочего времени. Эти данные используются при расчёте заработной платы. Сам расчёт производится в отдельном приложении, но затем регистрируется в системе SAP.
5. Транспортная служба получает более структурированную информацию и на её основании эффективно распределяет грузы. Это позволяет продуктивно группировать товары по машинам и по регионам.
В настоящее время система имеет распределённую структуру: хотя она работает на одном сервере, офисы находятся в разных районах Киева. Стоит добавить, что система спроектирована в расчёте на работу с украинскими региональными представителями и обеспечивает дальнейшую расширяемость.
В планах компании — построение за чертой города складского комплекса категории «А», который будет введён в эксплуатацию через 2 года.
В 2008 году, помимо внедрения мобильных устройств, компания «Лан-Украина» планирует запустить модуль бюджетирования. Это потребует дополнительных изменений в бизнес-процессах. Однако заказчик готов изменять структуру и зоны ответственности для корректной работы системы. Также необходимо обеспечить соответствие этого модуля требованиям украинского законодательства в бухгалтерском и налоговом учёте.
Далее в планы входит внедрение business-warehouse — хранилища данных, в функции которого будет входить получение статистической и экономической информации по продажам. Поскольку помимо складского комплекса «Лан-Украина» планирует арендовать склады в регионах, это позволит создать распределённое складское хозяйство. Этим продиктована необходимость в эффективной организации логистики и учёта товаров.
С ростом бизнеса компании планируется внедрить модуль CRМ, который будет отвечать за корректную организацию коммуникаций с клиентом и отслеживание маркетинговых акций, реализовывать процессы с управленческой точки зрения.
Павел Щуренко, начальник отдела управления проектами департамента бизнес-консалтинга компании «Инком» (руководитель проекта от «Инком»):
|
