Требования к системам электронного документооборота в коммерческих и государственных организациях значительно отличаются. Если для коммерческих компаний характерны проблемы маршрутизации документов и построения сложных workflow, то для органов государственной власти первостепенное значение имеют вопросы регистрации входящей, исходящей корреспонденции, внутренних документов, а также контроля исполнительской дисциплины и др.
Немаловажно и то, что в государственных органах процессы делопроизводства организованы в соответствии с действующим законодательством и внутренним регламентом, четко описывающим порядок рассмотрения, обработки, маршрутизации документов, жизненный цикл, уровень исполнения, должностные обязанности и т.д. Эти обстоятельства диктуют ряд специфических требований к системам электронного документооборота для государственных организаций.
Работы над созданием системы для нужд организаций государственного сектора начались в компании “Атлас” в 2000 году. Первым заказчиком автоматизированной системы электронного документооборота (АСЭДО) “Атлас ДОК” выступила Государственная Налоговая Администрации Украины. В основу концепции АСЭДО “Атлас ДОК” легли требования к документообороту, описанные законодательными нормативными документами и внутренними стандартами ГНАУ.
Базовая функциональность
АСЭДО “Атлас ДОК” позволяет автоматизировать все процессы, связанные с жизненным циклом документов в государственной организации. Она создает единое электронное хранилище документов, предоставляет средства для регистрации входящей и исходящей корреспонденции, генерирует разнообразные отчеты, аналитические и статистические ведомости, обладает механизмами обмена данных между узлами. Ниже перечислены основные возможности “Атлас ДОК”.
• Регистрация входящих, распорядительных, внутренних и исходящих документов как в бумажном, так и в электронном виде. Обеспечение одноразовой регистрации любого документа в системе.
• Загрузка и ведение электронного архива документов, в т.ч. версий документов.
• Поддержка многоразового учета документов.
• Контроль исполнения заданий, установленных как внешними корреспондентами, так и собственным руководством. Контроль выполнения задач в пределах организации и подчиненными структурами.
• Маршрутизация, транспорт и контроль исполнения делопроизводственных процессов их участниками.
• Поддержка коллективной разработки документов.
• Поиск.
• Поддержка информационных сообщений между участниками документооборота.
• Обеспечение динамики изменения штатного расписания организации с сохранением истории во время работы и обработки документов.
• Получение необходимых стандартных форм и журналов, а также статистических отчетов по документообороту организации.
Система построена по модульному принципу: реализованная на уровне ядра функциональность адаптируется к индивидуальным особенностям работы заказчиков. В ходе адаптации, которая происходит на этапе внедрения, может потребоваться реорганизация или дополнительная регламентация некоторых бизнес-процессов.
Регистрация документов выполняется в журналах, работу с которыми описывают установленные в системе правила. Они определяют разрешенные группы корреспондентов, виды документов, уровни доступа, формулы присвоения документам регистрационного номера и т.д. Разные пользователи и подразделения могут вести разные журналы.
Одной из наиболее развитых функций системы АСЭДО “Атлас-Док” является контроль исполнения заданий. Одна контрольная карточка (КК) может нести информацию о множестве исполнителей и контролеров, в качестве которых могут быть указаны как структурные подразделения, так и работники организации-заказчика или подчиненной организации. В контрольной карточке представлены: первоначальный срок исполнения, перенесенный срок исполнения (перенесение срока исполнения может быть проведено неоднократно), дата фактического исполнения задания и дата снятия задания с контроля. КК может иметь разный уровень контроля (централизованный, децентрализованный), отражать иерархию исполнения карточки более высокого или того же уровня. Система поддерживает автоматическое закрытие контрольных карточек при регистрации документа, отменяющего их исполнение, создание контрольных карточек на базе шаблона, циклический срок исполнения карточек и другие возможности.
В стандартном варианте система предоставляет более 30 видов отчетов. По желанию заказчика их номенклатура может быть расширена или изменена силами специалистов разработчика или самостоятельно. Средствами разработки отчетов служат CrystalReports и FastReports.
Особенности внедрения
Как правило, к моменту внедрения АСЭДО “Атлас ДОК” в государственных организациях уже существуют автоматизированные системы или отдельные АРМы, представленные в сетевом или локальном варианте с единой или независимыми базами данных. В этих случаях заказчики выдвигают требование загрузки информации предыдущего периода обработки в базу данных АСЭДО “Атлас ДОК”. Для этого в системе предусмотрен специальный режим, позволяющий произвести импорт данных. Если же средства автоматизации у заказчика отсутствуют, АСЭДО “Атлас ДОК” может быть внедрена “с нуля”.
Проекты внедрения системы начинаются с проведения предварительного обследования, в ходе которого специалисты разработчика и заказчика описывают информационные потоки в организации, бизнес-процессы, связанные с обработкой документов и их прохождением; определяют задействованных в них специалистов и службы. Важную роль в процессе внедрения играет структура организации заказчика: является ли она распределенной, имеет ли территориальные представительства, каков уровень взаимодействия между подразделениями и центром и др.
АСЭДО “Атлас-Док” допускает как одномоментный запуск в рамках всей организации, так и постепенное внедрение с последовательным подключением отдельных пользователей и структурных подразделений.
Характерной особенностью государственных предприятий является наличие специализированных подразделений и специалистов, в функциональные обязанности которых входят вопросы делопроизводства.
К таким специализированным подразделениям могут относиться: общие отделы, канцелярия, экспедиция, справочная служба, секретари и помощники руководства организации, архив, секретари структурных подразделений, отделы контроля, ксерокопирования, приема и обработки писем граждан и т.д. Разработчик рекомендует начинать первый этап внедрения в специализированных подразделениях, например, в канцелярии и отделе контроля. Тем самым удается обеспечить регистрацию поступающей в организацию входящей корреспонденции, распорядительных документов и контроль их исполнения.
В ходе второго этапа внедрения происходит подключение к системе структурных подразделений организации (вплоть до отделов или секторов) и установка системы на рабочие места руководителей подразделений и их секретарей (делопроизводителей). На этом этапе система позволит охватить все документы, функционирующие в организации, в том числе — наладить регистрацию исходящих документов.
Характерной особенностью этого этапа является появление журналов учета и регистрации документов в подразделениях, не имеющих общезначимой роли для организации заказчика в целом. Выполнение второго этапа обеспечивает также автоматизацию выполнявшихся раньше в ручном режиме бизнес-процессов, которые регламентирует нормативная база организации.
На третьем, заключительном этапе внедрения выполняется подключение к системе остальных пользователей организации. После его завершения пользователи получают возможность коллективной разработки документов, а руководство — средства контроля исполнения.
Проект внедрения “Атлас ДОК” обычно предусматривает развертывание системы, адаптацию ее функциональности, обучение администраторов и пользователей. Дополнительно заказчикам предоставляется услуга технической поддержки. В большинстве случаев обслуживанием системы занимается разработчик, компания “Атлас”. В будущих версиях будет реализован инструментарий (SDK), который предоставит заказчику возможность самостоятельно вносить изменения в конфигурацию системы.
Внутренняя архитектура
АСЭДО “Атлас ДОК” построена по классической трехуровневой архитектуре. Основная функциональность возложена на сервер приложений. Данные хранятся в СУБД Oracle. Пользователи работают с системой через клиентское приложение, которое не выдвигает каких-либо серьезных требований к аппаратной части — это обстоятельство делает возможным применение “Атлас ДОК” на устаревших ПК. Для работы сервера приложений и клиентских модулей необходимо окружение Microsoft Windows.
Трехуровневая архитектура позволяет легко масштабировать систему и подключать к ней дополнительные модули. В частности, разработчик предусмотрел использование модуля цифровой подписи, криптозащиты, расширенной аутонтефикации пользователей. Однако в целом для обеспечения безопасности данных “Атлас” рекомендует использовать защищенные каналы, поскольку вопрос обеспечения безопасности передачи данных выходит за рамки функциональности системы.
По мнению специалистов разработчика использование системы оправдано в проектах, предусматривающих автоматизацию свыше 10 рабочих мест. Максимальное число рабочих мест не ограничено. В крупнейшем реализованном проекте в ГНАУ только в центральном аппарате АСЭДО “Атлас ДОК” внедрена более чем на 400 клиентских станциях.
Разработчик предлагает услуги регулярного сопровождения системы или разовую поддержку. В зависимости от особенностей внутренней организации заказчики могут выбрать наиболее удобный вид обслуживания. Регулярное сопровождение предусматривает, в том числе, обновление конфигурации системы при изменении законодательства.
Заключение
Система “Атлас ДОК” специально разработана и адаптирована для использования в государственных организациях, учитывает требования и особенности работы, характерные для этого сектора. Она может найти применение на предприятиях, которые ориентируются на принятый в государственном секторе подход к делопроизводству и перед которыми стоит задача автоматизации процессов регистрации входящих документов, контроля исполнения, работы с обращениями граждан.
АСЭДО “Атлас ДОК” соответствует украинскому законодательству в области документооборота, в том числе утвержденным Кабинетом Министров Украины техническим требованиям. Реализации системы у заказчиков учитывают индивидуальные особенности организации процессов и внутренние требования в области безопасности.
Помимо ГНАУ система “Атлас ДОК” внедрена в ряде других государственных учреждений, в том числе в Пенсионном Фонде Украины. Модули обмена данными “Атлас ДОК” задействованы в проекте “Электронное правительство”.
В настоящее время компания “Атлас” ведет разработку системы следующего поколения “Атлас ДОК+”, которая будет доступна и в коробочном варианте. Выход предварительной версии “Атлас ДОК+” намечен на конец 2007 года. Благодаря модульному принципу архитектуры система станет более универсальной. Среди прочих нововведений разработчик обещает реализовать веб-клиент, что позволит использовать систему фактически на любых терминалах и получать доступ к данным из любой точки, где есть интернет.
