ОТ РЕДАКЦИИ
PCWeek/UE сравнительно редко уделяет внимание проектам, реализованным в сфере малого и среднего бизнеса. Материал, рассказывающий об автоматизации сети кафе быстрого питания, призван восполнить этот пробел.

Логическая организация БД

Высокая конкуренция на рынке заведений быстрого питания в Украине заставляет небольших игроков всерьез задуматься о будущем. Небольшим кафе все сложнее соперничать с крупными сетями.  Некоторые компании вливаются в существующие сети, другие же предпочитают создавать свои. Малому бизнесу удается повысить конкурентоспособность, внедряя специализированные системы управления торговлей и учета, которые позволяют повысить эффективность бизнеса.

Расположенная в Кременчуге сеть кафе быстрого питания «БургерОК» насчитывает несколько торговых точек. В кафе посетителям предлагается ограниченное меню, быстрое обслуживание и расчет при заказе. Для ведения учета, осуществления контроля над работой сети и предоставления помощи в управлении «БургерОК» выбрал программный комплекс «XИT», разработанный компанией «Ритейл Бизнес Проект».

Архитектура системы

Внедренная на предприятии система состоит из узлов, которые можно разделить на три категории. Из центрального узла производится управление торговой сетью в целом, а также справочниками информационной системы: номенклатурным, поставщиков, цен, товарных запасов, прав доступа и др.

Аналитический узел предоставляет обобщенную информацию о текущем состоянии дел. Он позволяет строить прогнозы на основе имеющихся данных, а также реализует механизмы, с помощью которых менеджеры высшего звена могут внести изменения в работу организации.

Оперативный узел получает данные и формализованные правила работы от центрального узла и предоставляет информацию о результатах работы аналитическому узлу. Управление торговой точкой в сфере товарного учета осуществляется средствами оперативного узла. Он автоматизирует рутинные процессы приходования товара, инвентаризации, кассовых операций и пр. Модуль «XИT», реализующий товарный учет, предоставляет возможность проведения всех оперативных операций с разграничением уровня доступа с возможностью контроля за злоупотреблениями. Оперативный узел также может служить решением для отдельного объекта.

Обмен информацией между торговыми точками и центральным офисом производится в режиме offline с помощью разработанной системы гарантированной доставки, использующей для передачи данных формат XML. При правильном ограничении набора доступных к выполнению действий система не требует вмешательства ответственных лиц для процесса репликации. Архитектура системы «ХИТ» предоставляет широкие возможности для масштабирования, которое может быть осуществлено заказчиком самостоятельно.

Особенности реализации

Обслуживание касс и других систем front office возложено на программный продукт «Маркет+», который является частью решения, внедренного в сети «БургерОК». Совместное использование «Маркет+» и «ХIТ» позволяет автоматизировать работу с POS-терминалами и кассовыми аппаратами. Также реализована возможность приема информации с мобильных телефонов, что востребовано, например, при обработке заказов на удаленных летних площадках.

Особенностью аналитического узла является структура OLAP базы данных. Она спроектирована так, чтобы свести к минимуму время, необходимое на построение отчетов по запросам пользователей. Система предоставляет отчеты в формате HTML, что позволяет получать к ним доступ удаленно. Заказчик широко использует механизм заказа отчетов по электронной почте. Интерактивные отчеты дают возможность проследить происхождение той или иной цифры до первичного документа с указанием работника, который внес изменения.

Характерной чертой решения, внедренного в «БургерОК», является низкая стоимость программного обеспечения товарного учета. Оперативные узлы используют бесплатную версию СУБД Microsoft SQL Server 2005 Express Edition. Для торговой точки, имеющей пять касс, расчетный срок, при котором ограничения Express-версии не станут препятствием для ведения основной деятельности, составляют три календарных года. Этот срок может быть увеличен, если воспользоваться функцией «сворачивания документов».

Внедрение

Внедрение ПО «XИT» у заказчика осуществлялось с нуля, без миграции со старой учетной системы. Благодаря этому удалось сократить сроки реализации проекта.  Предварительно подготовленное подробное описание бизнес-процессов позволило сократить количество специалистов «БургерОК», участвовавших в процессе внедрения.

ПО «XИT» требует минимального времени на инсталляцию и настройку прав. Основную часть времени заняло обучение персонала, недостаточная компьютерная грамотность которого обусловила необходимость составления подробных персональных инструкций по использованию внедренного ПО.

После завершения внедрения проектная команда по просьбе заказчика выезжала на объект еще дважды. Первый раз – для оптимизации бизнес-процессов, второй раз – в момент запуска первого сетевого объекта сети «БургерОК».

Заключение

В настоящее время система «ХИТ» успешно внедрена в центральном офисе и одном из кафе «БургерОК». На очереди — внедрение системы в других торговых точках. Цели проекта были достигнуты, предварительно оговоренные сроки выдержаны. Установленная система online-обновлений позволяет загружать изменения и пользоваться расширяемой базой отчетов.

Для ведения учета на каждом периферийном географически удаленном объекте силами достаточно одного работника. Вся необходимая для принятия решений и анализа информация сведена в одну точку и доступна 24 часа в сутки.



Ткач Светлана, директор сети ресторанов быстрого обслуживания «БургерОК»

Стандарты обслуживания – один из залогов успеха заведений общественного питания. Для нашего формата принципиальное значение имеет скорость обслуживания. Приемлемое временя выполнения заказа составляет 1-2 минуты. Достигать таких результатов нам помогают программные комплексы «Маркет+» и «ХИТ», которые обеспечивают возможность продажи «в минус», оперативность и простоту учета, работу на некачественных каналах связи.

В ближайшее время мы подготовим франчайзинговый пакет и будем активно строить сеть путем открытия собственных точек и заведений франчайзи. Мы очень тщательно выбирали, какой продукт предложить будущим франчайзи, и теперь можем сказать, что это будет программный комплекс «ХИТ» со специальными настройками для наших задач.