Успех проектов внедрения сложных корпоративных решений, таких как системы управления ресурсами предприятия, в значительной степени зависит от усилий, прилагаемых как консультационной компанией, так и заказчиком. Эксперты считают, что проекты, для реализации которых заказчик предоставил достаточно ресурсов, чётко и детализировано описал ожидания и цели компании в большинстве случаев реализуются быстро, эффективно и с наименьшим количеством затрат. Именно так прошло внедрение ERP-системы Microsoft Dynamics NAV в компании “Український науково-технологічний центр”.

Вадим Уткин: “Представители УНТЦ очень щепетильно отнеслись к тендеру, оформив детальные и чёткие требования к будущей системе”

Начало

Процесс внедрения ERP-системы стартовал три года назад. Перед началом проекта компания подготовила детализированный документ (внутреннее название — Request for Proposals). “Мы получили, если я не ошибаюсь, семь или восемь предложений. В числе вариантов, которые нам предлагали интеграторы, были Microsoft DynamicsNAV, а также решения производства других зарубежных и отечественных вендоров. Тендер выиграла компания Innoware с предлагающая Microsoft DynamicsNAV. С начала проекта внедрения до запуска системы в промышленную эксплуатацию прошло 2 года, а наше сотрудничество с Innoware началось в мае 2005 года”, — рассказал PCWeek/UE Куртис “Би Джей” Белаяч, главный финансист УНТЦ.

При выборе решения компания обращала внимание на два основных фактора: вендор, представляющий систему, должен был иметь репутацию надёжной компании, а также опыт работы на украинском рынке. “Этот критерий был важен для нас, поскольку после внедрения сложной системы нам была необходима помощь разработчиков в поддержке и дальнейшем развитии системы. Нам был необходим надёжный партнёр”, — уточнил господин Белаяч. Вторым фактором, имеющим значительный вес при выборе была функциональность решения. Сотрудники УНТЦ создали точную и детальную “матрицу функций”, которыми должна была бы эта система обладать. Каждому из участников тендера было поставлено задание заполнить эту матрицу функциональностью предлагаемых ими решений.

“Эта информация была предоставлена участниками в письменной форме. Также мы предложили им устроить демонстрацию работы решения на реальном оборудовании. На это каждому участнику тендера был предоставлен один день. Мы раздали представителям компаний-интеграторов изготовленные нашими экспертами описания транзакций, на основе которых они должны были бы нам показать, как те или иные бизнес-процессы могут быть автоматизированы посредством их решений”, — объяснил Куртис Белаяч. Особенное внимание также было обращено на такой фактор, как отзывы пользователей решений, внедрённых участниками тендера. Перед подписанием контракта с Innoware эксперты УНТЦ общались с представителями трёх предприятий, в которых компания внедряла Microsoft DynamicsNAV. Это было производственное предприятие, дистрибьютор и компания, специализирующаяся на консалтинге и аудите.

“Представители УНТЦ очень щепетильно отнеслись к тендеру, оформив детальные и чёткие требования к будущей системе. Однако с некоторыми сложностями мы столкнулись во время демонстрации функциональности нашего решения. Проблема состоит в том, что ERP-системы являются очень сложными комплексами. Обычно, такого рода решение имеет сотни, если не тысячи экранов. Из-за этого продемонстрировать продукт заказчику очень сложно: когда наш специалист начинает показывать его функциональность, слушатели где-то на 40 минуте начинают засыпать. Много экранов, новый интерфейс… это — бизнес-система, а не экскурсия. Поэтому прежде, чем приступить к демонстрации возможностей системы, мы предлагаем клиенту создать демо-скрипт, на основе которого мы продемонстрируем, как будет автоматизирован какой-либо из его бизнес-процессов. Этот метод также является своего рода тестом на то, насколько клиент готов к автоматизации собственного предприятия. В УНТЦ мы получили задание по четырем бизнес-процессам, — рассказал PCWeek/UE Вадим Уткин, исполнительный директор компании Innoware. — Также хотелось бы отметить высокий уровень управления проектом со стороны УНТЦ, чёткое определение целей проекта, которых надо достичь. Большинство ERP-проектов, реализуемых в Украине страдают из-за неясности”.

Дополнительным фактором, который существенно повлиял на успех проекта являлось эффективное решение проблемы с предоставлением ресурсов для внедрения системы. На протяжении всего проекта, сотрудники УНТЦ, вошедшие во внедренческую команду, занимались исключительно решением вопросов автоматизации предприятия. Их обычные функциональные обязанности выполняли временные работники, привлечённые в компанию.

Внедрение

Куртис “Би Джей” Белаяч: “В каждой компании существует огромное количество процессов, которые можно выстроить гораздо эффективнее”

Дополнительным плюсом в реализации проекта оказались навыки его руководителя со стороны УНТЦ: в прошлом Куртис Белаяч работал консультантом в отрасли системной интеграции: “И вот я оказался по другую сторону баррикады. Я чётко понимал, каких действий клиента я бы хотел как консультант. Как клиент я хотел убедиться в том, что не совершу ошибок, которые допускались моими клиентами в прошлом. Первейшей из них является то, что большинство компаний, решившихся внедрять ERP-систему, не имеют чёткого видения цели проекта. Цели, описания бизнес-процессов, которые следовало бы автоматизировать, сроков окончания проекта. Когда УНТЦ начала тендер, за два года до окончания проекта внедрения, у нас были чётко прописаны цели, строки и т. д. Вторым важным пунктом, на который, к сожалению мои прошлые клиенты не обращали достаточного внимания, являлось выделение достаточного количества ресурсов для процесса внедрения системы. Руководителям многих компаний кажется, что системный интегратор должен самостоятельно сделать всю работу. Это совершенно неприемлемое суждение; на самом деле всё должно быть наоборот. Я считаю, что задание консультантов — привести компанию к определённой цели. А не пытаться выполнить всю работу по собственному усмотрению. Прежде чем мы приступили к внедрению системы, я выбрал в компании четырёх ключевых людей, которые должны были участвовать в проекте. Эти люди обладали способностью слушать и обучаться, с ясным умом и хорошим пониманием особенностей бизнес-процессов, работающих в УНТЦ. На протяжении полугода они занимались исключительно тем, что работали с консультантами Innoware как единая команда. Для замены этих сотрудников, на их рабочие места мы временно взяли других работников. Я тоже входил в состав этой команды. Такой подход позволил нам на протяжении всего проекта внедрения заниматься исключительно дизайном системы, оптимизацией бизнес-процессов и решением других важных вопросов. Я думаю, что если бы нам пришлось внедрять систему ещё раз, я бы привлек ещё больше ресурсов (их всегда не хватает), и проект прошёл бы еще лучше. Но и в нашем случае система была внедрена на необходимом уровне, проект завершился вовремя, чем мы полностью удовлетворены” — рассказал господин Белаяч.

Бизнес-процессы

Правильный подход к автоматизации бизнеса позволил одновременно с внедрением ERP-системы провести реинжиниринг процессов в УНТЦ. Менеджмент компании принял решение о переходе на унифицированные, проверенные модели бизнес-процессов. “Проект внедрения решения дал нам возможность применить best practices (“лучшие практики”). Когда мы приступили к дизайну системы, мы начали с чистого листа. Во время консалтингового этапа мы описывали работающие в компании бизнес-процессы, оценивали их эффективность, сравнивали с примерами, наведенными в best practices. В большинстве случаев мы всё-таки заменили старые процессы унифицированными. В некоторых — из-за ограничений во времени и бюджете — мы оставили старые, но в будущем мы планируем заменить и их. На самом деле, в каждой компании существует огромное количество процессов, которые можно выстроить гораздо эффективнее. Всё сразу менять не получится. Что-то следует заменить сейчас, что-то в будущем. Мы старались привести максимум бизнес-процессов к эталонной модели, и сегодня мы всё ещё вносим изменения.

Но тут мы всё-таки столкнулись с некоторыми проблемами. Во-первых, не все сотрудники компании столь восприимчивы к изменениям, в той мере, что и участники проектной группы. Когда мы начали внедрять Microsoft DynamicsNAVво всей компании, некоторые пользователи достаточно сложно воспринимали перемены. Поэтому были случаи, когда мы временно отказывались от нововведений. Сейчас наша задача — обучить их таким образом, чтобы в будущем они приняли те бизнес-процессы, которые мы считаем наиболее оптимальными”, — рассказал Куртис Белаяч.

В практике Innoware был уже проект, в котором автоматизация деятельности компании происходила одновременно с реинжинирингом бизнес-процессов согласно best practices. “Это был один проект — Deloitte&Touche, — уточнил Вадим Уткин. -— Для украинских компаний внедрение общепринятых шаблонов -— довольно сложный вопрос. Их бизнес быстро меняется, приспосабливаясь к новым условиям. Вместе с бизнесом развивается и менеджмент. Best practices — это логика, основанная на тысячах инсталляций системы по всему миру, созданная с учётом их опыта и специфики процессов в разных компаниях. В Украине же часто встречается парадоксальная ситуация, в которой руководство компаний изобретает колесо заново. Собственники и менеджмент сами доходят до тех принципов, которые давно используются в мировой практике. То же самое касается ERP-систем. Мы стараемся доказать заказчику, что процесс, реализованный в Microsoft DynamicsNAV хорош. А кроме того, чем меньше модификаций вносить в ERP, тем меньшей будет общая стоимость внедрения, тем стабильнее будет работать система, тем легче будет перейти на новую версию. Тем быстрее компания получит хороший результат. Наиболее неправильным я считаю переписывание значительной части системы под бизнес-процессы заказчика. Ведь в таком случае саму систему покупать незачем. Надо покупать средства разработки”.

Интеграция

Внедрение системы длилось с 16 мая по 1 октября 2005 года. В конце этого периода времени решение Dynamics NAV было запущено в промышленную эксплуатацию и интегрировано с работающими в УНТЦ вычислительными средами.

“У нас работают ещё две системы: во-первых, это собственная разработка, основанная на MS SQL, — Рассказал господин Куртис. — УНТЦ является компанией, финансирующей научные исследования. Предложенные учёными проекты проходят согласование, некоторые модификации, и если на какой-либо из них мы решаем выделить финансирование (обычно это два-три проекта из десяти), мы подписываем контракт, после чего информация о проекте попадает в NAV. Все предыдущие этапы обслуживает разработанная нашими специалистами система. Одним из важнейших технических условий, которые мы предъявляли к новому решению, была хорошая совместимость с MS SQL. Системы должны были эффективно обмениваться большими массивами данных во время передачи проектов, получивших финансирование. Выбранное нами решение позволяет импортировать информацию напрямую с базы данных. Остальные составляющие нашей инфраструктуры также активно используют программное обеспечение от Microsoft: операционные системы, серверные продукты, офисные пакеты и пр.”.

УНТЦ является несколько специфическим предприятием: “Мы — дипломатическая организация, которая не платит украинских налогов. Я понимаю проблемы украинских компаний, информационные системы которых должны генерировать два вида отчётов: для руководства и для налоговой службы. Также работают и западные компании. В УНТЦ у нас нет этой проблемы. Мы создаём отчёты только для руководства, поэтому периода ввода данных в старую и новую финансовые системы у нас не было”, — добавил он.

Стоимость проекта внедрения системы в УНТЦ составила примерно $120 долл. Программная часть решения обошлась примерно в $50 тыс. Столько же стоило внедрение системы. Около $20 тыс. УНТЦ выплатила временным сотрудникам. Аппаратная часть ИТ-инфраструктуры организации модернизации не потребовала.