Автоматизация средних и малых украинских компаний, о которой столько говорили участники рынка ERP-систем, пока не приобрела массового характера, но сразу несколько крупных отечественных интеграторов объявили об окончании проектов в SMB-сегменте. В их числе — внедрение Oracle E-Business Suite в компании “ТиДиСи”, специализирующейся на торговле запчастями для грузовых автомобилей и предоставлении сопутствующего сервиса.
Причин, по которым компании среднего и малого сегмента решаются на приобретение дорогостоящих корпоративных решений может быть несколько. Наиболее часто в качестве аргумента к внедрению таких систем служит активное развитие бизнеса, с потребностями которого те решения, которые применяются в компании, уже не справляются или не смогут справиться в ближайшем будущем. Компания очень быстро развивалась, и работающие у нас системы не поспевали за этими темпами роста, — рассказал PCWeek/UE Сергей Шумейко, ассистент президента холдинга “ТиДиСи”. — Программные решения производства “1С”, которые мы использовали, по нашему мнению уже не справлялись с задачами, стоявшими перед предприятием. Функциональность, которую эти системы обеспечивали, полностью соответствовала потребностям нашей компании, не хватало только CRM-решения, и в момент, когда мы начали проект внедрения, система на базе “1С” ещё справлялась с работой. Но мы понимали, что рано или поздно мы столкнёмся с проблемами. Внедрение этого решения было инвестицией в развитие компании. Наши руководители осознавали, что дальнейший рост предприятия будет напрямую зависеть от используемой информационной системы. Основным заданием в этой ситуации было измениться самим раньше, чем обстоятельства вынудят нас это сделать”.
Главной особенностью проекта внедрения Oracle E-Business Suite в “ТиДиСи” являлся размер компании-заказчика. “Этот проект был уникален тем, что еще несколько лет назад потребителями ERP-систем являлись крупные компании, — считает Ирина Ольховик, ведущий консультант компании “Борлас Украина”, руководитель проекта со стороны интегратора. — То есть, предприятия, насчитывающие не менее 500 сотрудников. “ТиДиСи” же оказалась представителем украинского сегмента среднего бизнеса с большими амбициями и стремлением к активному росту. Это было причиной некоторых трудностей, с которыми мы столкнулись в ходе проекта. На тот момент общая численность сотрудников компании составляла меньше 200 человек, включая 9 филиалов, а также те подразделения, которые находились за рамками проекта”. Кроме Oracle E-Business Suite в рамках конкурса представители “ТиДиСи” рассматривали также разработки SAP и Microsoft. Решение о выборе системы, наилучшим образом отвечающей потребностям компании, принимали представители высшего руководства, которые впоследствии вошли в состав группы внедрения. В ней также работали ведущие специалисты “ТиДиСи”. “Эти сотрудники примерно 8 часов рабочего времени занимались решением задач, связанных с проектом внедрения, и ещё 4 часа выполняли собственные функциональные обязанности. И всё это — на протяжении года. Их нагрузка была чрезвычайно высокой, равно как и внедрение проекта в целом оказалось очень непростым для нашей компании, поскольку из-за небольшого размера предприятия мы не смогли выделить достаточного количества специалистов, которые могли бы в нём участвовать”, — объяснил Сергей Шумейко.
Успех такого рода мероприятий в значительной мере зависит от человеческих ресурсов, которые компании в состоянии выделить для работы над проектом. “Для решения этой проблемы топ-менеджмент принял решение активно поощрять сотрудников, рабочий день которых из-за проекта значительно увеличился. Этот подход действительно сильно помог: работники были заинтересованы в проекте, правильные решения принимались быстро и эффективно. Более того, подготовленная в процессе внедрения команда в дальнейшем способна самостоятельно поддерживать и развивать систему, а этого не всегда удается достигнуть после завершения внедрения. Я считаю это одним из самых высших достижений проекта. Сейчас заказчик самостоятельно обслуживает систему, более того, на лето в компании намечено присоединение к его работе других подразделений с несколько иной спецификой. Мы занимались автоматизацией продажи шин и ремонта грузовых автомобилей, а сейчас заказчик намерен автоматизировать мелкооптовую продажу запчастей”, — добавила Ирина Ольховик.
В процессе внедрения Oracle E-Business Suite, как и большинства других сложных ERP-решений, в компании изменениям подверглись некоторые бизнес-процессы. Из-за небольших размеров предприятия, масштабного реинжиниринга не потребовалось, однако ряд процессов был оптимизирован, выявлены и устранены дублирующиеся функции разных подразделений. В числе подразделений, бизнес-процессы которых были оптимизированы в процессе внедрения, оказались отдел продаж и отдел ремонта.
“До старта проекта отделы продаж и ремонта работали отдельно. Когда производился ремонт машины, ремонтной бригаде необходимо было проводить оценку его стоимости и длительности. Также ремонтники могли предложить потребителю провести замену каких-либо комплектующих. Примерно те же функции были возложены и на отдел продаж. Таким образом происходило их дублирование, временами покупатель получал несколько искаженную информацию. Для повышения эффективности работы подразделений, было принято решение о том, чтобы некоторые из функций отдела ремонта возложить на отдел продаж. К сожалению, сотрудники ремонтного подразделения эти перемены восприняли без энтузиазма, но после того, как работы по автоматизации были завершены, ситуация наладилась”, — рассказала госпожа Ольховик. Период двойного ввода данных, который во многих проектах является причиной недовольства персонала, также присутствовал и в данном проекте. Однако, внедренческой команде удалось максимально сократить его продолжительность: “Такой период у нас действительно был и длился примерно неделю. Работники параллельно вводили данные в обе системы. Потом, в декабре прошлого года, когда Oracle E-Business Suite был принят в опытную эксплуатацию, данные также вводились в старую систему, но с некоторым запозданием и не все”, — рассказал PCWeek/UE Дмитрий Торопов, начальник отдела корпоративных информационных систем компании “ТиДиСи”.
Причиной определенных технических трудностей оказалась также территориально-распределённая структура компании. втоматизация управленческого учёта требовала возможности одновременного подключения сразу нескольких филиалов, расположенных в регионах. Доступ к центральному серверу осуществляется через публичную сеть, и качество соединения в некоторых регионах не соответствовало требованиям. Так, например, в западных областях Украины к некоторым филиалам компании пришлось прокладывать выделенные каналы связи. “Oracle E-Business Suite предъявляет достаточно высокие требования к каналам связи, — добавил господин Торопов. — А наша компания обладает большим количеством подразделений, рассредоточенных по территории Украины, и эти подразделения расположены в местах большого скопления транспортных средств, что не всегда позволяет комфортно организовать канал связи. Доступ в систему обеспечивается при помощи Java-аплета, встроенного в веб-браузер”. Также при реализации проекта компании понадобилось обновление серверного оборудования.
