Киев-Донецк-Киев
Проект внедрения ERP-системы на Мини-металлургическом заводе “ИСТИЛ (Украина)”, сданной в промышленную эксплуатацию не многим более месяца назад, кроме характерных отраслевых особенностей, имеет ряд других, не менее важных отличий от подобных проектов. В их числе — опыт глобального обновления решения, используемого для управления ресурсами компании. Украинским компаниям, которых, по мнению участников ИТ-рынка, в ближайшем времени ожидает вторая волна автоматизации, такая экспертиза способна помочь избежать ряда проблем и неприятностей, а также более эффективно использовать ресурсы для реализации проекта.

Предыстория

Проект внедрения информационной системы в ЗАО “Мини-металлургический завод “ИСТИЛ (Украина)” начался ещё до выделения предприятия в отдельную компанию. В 1996 году Донецкий металлургический завод (ДМЗ) для увеличения инвестиционной привлекательности приобрёл и внедрил ERP-решение компании SAP — SAP R/3.

“Руководство ДМЗ приняло решение о приобретении ПО SAP R/3 версии 2.2e и о внедрении классических задач, которые покрывает функциональность этого решения: закупки, финансовый и бухгалтерский учёт, учёт затрат на цеховом уровне, — рассказал PCWeek/UE

Дмитрий Корейба, старший менеджер по работе с клиентами SAP Ukraine. — На территории СНГ это был один из первых проектов такого масштаба. Через несколько лет из состава ДМЗ выделилась отдельная компания — ЗАО “ММЗ ИСТИЛ (Украина)”, производственные мощности которой включают электросталеплавильный цех, копровый цех, обжимный цех, цех производства энергоресурсов и другие вспомогательные технические средства”.

Зоя Сайгакова: “Перед нами стояло условие: автоматизировать бизнес так, чтобы собственных изменений в системе было как можно меньше”

До 2005 года “ИСТИЛ” делил системный ландшафт SAP-решения с ДМЗ. Это накладывало ограничения на возможности самостоятельного развития системы, например, на корректировку справочников. Поскольку вся техническая инфраструктура решения была физически расположена в ДМЗ, а компания “ИСТИЛ” являлась пользователем, практически нереальным являлось развитие системы, согласно потребностям завода. В 2005 году руководство ЗАО приступило к переговорам о разделении системного ландшафта между предприятиями. На этом этапе возник вопрос о целесообразности использования стабильной, но несколько устаревшей системы. “На тот момент в продуктивном режиме использовалось ПО SAP R/3 версии 4.6c, и развивать это решение далее было неразумно, — считает Дмитрий Корейба. — Мы договорились, что перенесём права пользования, которые были у “ИСТИЛ” на новую платформу — mySAP ERP и построим для них новое решение. Совместно со специалистами “ИСТИЛ”, “SAP Украина” и нашими партнёрами”.

Серьёзным недостатком используемой системы также было значительное количество нестандартных процедур, созданных программистами предприятия. “В системе присутствовало множество нестанадртных для SAP транзакций, созданных согласно требованиям пользователей, — прокомментировал ситуацию Сергей Детюк, заместитель начальника ОЭАиИ по информационным технологиям. — Она была громоздкой, а сопровождение системы обходилось “ИСТИЛ” достаточно дорого. Им занимались как представители SAP, так и программисты ДМЗ, которые поддерживали собственные модификации. Каждый используемый модуль системы в ДМЗ сопровождало несколько ИТ-специалистов. Также мы были вынуждены использовать и, соответственно, оплачивать услуги ДМЗ по аренде оборудования и программных средств”.

Прежде, чем остановить свой выбор на варианте с внедрением новой системы эксперты “ИСТИЛ” провели исследование работающей системы. “В числе проектных задач руководством компании был поставлен вопрос развития системы, — объяснил Сергей Детюк. — Для его решения мы привлекли как собственные ресурсы, так и консультантов SAP Украина, и сделали вывод, что гораздо выгоднее, в том числе, и финансово, заменить старую систему, оставив только основные данные, и начать новый проект”.

Исходя из ситуации, представители SAP предложили “ИСТИЛ” условия, которые позволяли сэкономить значительные средства по сравнению с покупкой новых лицензий. “У автомобилистов есть такое понятие, как trade in, — объяснил PCWeek/UE Дмитрий Корейба. Его суть состоит в том, что собственник автомобиля может с доплатой обменять старую модель на более новую. Похожую услугу предлагает и SAP. За некоторую доплату, пользовательские лицензии обновляются на более новую технологическую платформу. Перед стартом проекта был создан и согласован детальный план миграции: функциональности, которые планировалось внедрить, календарный поэтапный график внедрения. “SAP Украина” предоставила отдельного менеджера проекта, а “ИСТИЛ” пригласил нового эксперта для управления проектом. Им стал Сергей Детюк, сертифицированный специалист по методологии внедрения ASAP. Благодаря ему, менеджменту “ИСТИЛ”, четкому соблюдению сроков и первоначальных целей проект был выполнен качественно и в срок.

Внедрение

Проект внедрения информационной системы в ЗАО “Мини-металлургический завод “ИСТИЛ (Украина)” начался ещё до выделения предприятия в отдельную компанию

На этапе разработки целей проекта была сформирована внедренческая команда. Со стороны заказчика был создан управляющий совет, в который вошли топ-менеджеры компании — вице-президенты направлений. Абид Джунеджо, вице-президент по финансам и экономике ЗАО “ММЗ ИСТИЛ (Украина)”, был его председателем. В составе команды работали пять рабочих проектных групп по направлениям: финансы, контроллинг, сбыт, производство, управление материальными ресурсами. В каждую группу входил один специалист из ИТ-департамента, остальные — сотрудники соответствующих подразделений. Каждую группу возглавлял заместитель начальника профильного отдела. К сожалению, полностью освободить участников команды от их основных служебных обязанностей не удалось.

“Перед началом проекта был издан приказ по предприятию, в котором была зафиксирована структура проектной группы и её участники. Некоторые из них посвящали проекту всё рабочее время, некоторые — только его часть”, — рассказал Дмитрий Корейба.

Внедрение системы началось в марте 2005 года, и уже в середине декабря все работы были практически завершены. Дмитрий Корейба считает, что “проект в “ИСТИЛ” — один из самых качественных и быстрых проектов SAP в Украине. Это также был первый на территории Украины проект по внедрению mySAP ERP. Приказ о продуктивном использовании решения на новой платформе был издан 1 апреля 2006 года”.

Во время проекта в “ИСТИЛ” был проведён реинжиниринг некоторых бизнес-процессов. Невзирая на то, что, ввиду специфики предприятия, некоторые внедрённые функциональности несколько отличаются от предложенных в SAP Best Practices, изменений в ядро системы внесено не было. “Перед нами стояло условие: автоматизировать бизнес так, чтобы собственных изменений в системе было как можно меньше, — рассказала Зоя Сайгакова, главный экономист, заместитель начальника ОЭАиИ по экономике. — До сих пор мы его не нарушили”.

Сергей Детюк: “Кроме функциональности для расчёта заработной платы и средств SAP BI мы планируем внедрить учёт затрат на текущие ремонты, техобслуживание оборудования”

“Использование решений SAP накладывает свой положительный отпечаток на управление предприятием. Бизнес-процессы в компании были существенно изменены, — считает Дмитрий Корейба. — С точки зрения управления металлургическим предприятием, основные процессы связаны с производственными переделами. Существует четыре основных передела, но каждый из цехов может иметь от двух до двадцати и более переделов собственных. Опыт, заложенный в наших решениях, позволяет перестроить логику бизнес-процессов. Допустим, было 20 сложных разнородных внутрицеховых процессов, которые требовали 20 точек контроля исполнения. Срок производства занимал несколько дней. Технологически эту же работу возможно было выполнить в два раза быстрее — за полтора дня. Для реализации этой задачи необходимо было сократить количество внутрицеховых переделов, поставить другие точки контроля и обеспечить правильный мониторинг получаемой информации. Плюс, конечно, контроль качества и обязательное использование . предыдущих достижений.

В финансовой службе была построена единая методология учёта. С точки зрения управления затратами был введён восьмой класс счетов для контроля затрат. С учётом требований акционеров была решена задача формирования параллельной отчётности. Причём, эта отчётность создается не по факту, “посмертно”, когда всё уже произошло, а оперативно. Любая логистическая или финансовая проводка отображается в двух параллельных учётах: по логике формирования GAAP и по украинским стандартам.

Одной из важнейших задач руководителя металлургического предприятия является управление себестоимостью. Важно знать, сколько будет стоить продукция на выходе из цеха. В результате внедрения решения mySAP ERP эта задача была решена — обеспечена возможность оперативного и детального анализа затрат на производство различных видов продукции с учетом постоянно меняющихся цен на основные материалы и энергоносители. Это позволяет повысить эффективность принятия управленческих решений о приоритетных направлениях развития бизнеса и совершенствования технологических процессов. На украинском рынке “ИСТИЛ” — самое современное предприятие в отрасли. Оно выплавляет до миллиона тонн стали в год при штате всего в 2700 сотрудников”.

В этой новой системе команда смогла построить учёт затрат по всем структурным подразделениям, в целом по предприятию, по отдельным видам продукции, по элементам затрат и по отдельным их видам. “В старой системе не было возможности собрать все затраты по предприятию (по структурным подразделениям, по видам продукции), по элементам затрат — рассказывает Зоя Сайгакова. -Это затрудняло “очищение” затрат от отдельных их видов (например, от затрат на амортизацию), что необходимо для принятия управленческих решений. Такое “очищение” от различных видов затрат проводилось вручную, а это приводило к увеличению трудозатрат и времени на составление различных форм отчетов, обязательных для предоставления в органы статистической отчетности, государственного и местного управления и прочие инстанции, не обеспечивало их корректность. Новое решение mySAP ERP выполнение таких функций обеспечивает в течение нескольких минут. Детализация учета затрат в новой системе, их многоуровневая структура, охватывающая все стадии технологического процесса и все виды продукции, позволяет получить качественный анализ и своевременно применять резерв для их снижения”.

Дмитрий Корейба: “Проект в “ИСТИЛ” — один из самых качественных и быстрых проектов SAP в Украине”

В системе mySAP ERP сотрудники компании также ведут налоговый, бухгалтерский учёт и учёт по международным стандартам GAAP. “Раньше налоговый учёт у нас не был автоматизирован, поэтому бухгалтерский учет вынужденно строился с привязкой к требованиям налогового учета, что не соответствовало многим требованиям стандартов бухгалтерского учета и, частично искажало информацию, необходимую для принятия управленческих решений. — рассказала Зоя Сайгакова. — Сейчас мы его усовершенствовали, сделали более детализированным, усовершенствовали планирование и учёт затрат на производстве”.

Интеграция

До начала проекта внедрения в “ИСТИЛ” работали также другие информационные системы. “До внедрения у нас была система подтверждения производства в обжимном цехе, система фактурирования, куда стекалась информация об отгрузке, выставлялись счета, — вспоминает господин Детюк. — Отдельно — система для расчёта зарплаты, отдельно — система контроля качества, формирования сертификатов. Сейчас все эти функции, кроме формирования заработной платы, мы перенесли в систему. Зарплата — это следующий этап внедрения, который мы начинаем с осени. Также сейчас у нас работает АСУТП, обслуживающая цеховое оборудование. Мы рассматриваем вопрос её интеграции с решениями SAP. Вся информация, используемая в этом решении подходит для того, чтобы автоматизировать подтверждение производства электросталеплавильного цеха. Пока мы не используем эти данные, но планируем это на ближайшее время”.

Также в компании планируется внедрение функциональности SAP Business Intelligence, которая позволила бы проводить анализ данных, собранных с момента начала работы предприятия. Представители “ИСТИЛ” считают, что эти средства будут доступны уже в будущем году.

“Кроме функциональности для расчёта заработной платы и средств SAP BI мы планируем внедрить учёт затрат на текущие ремонты, техобслуживание оборудования”, — добавил господин Детюк.

Трудности

Внедрение системы началось в марте 2005 года, и уже в средине декабря все работы были практически завершены

“Нам повезло, — считает Дмитрий Корейба. — “ИСТИЛ” интересен тем, что он компактный и управляемый. Когда мы начинали этот проект, сотрудники компании уже имели опыт использования такого рода систем, знали, как можно лучше реализовать существующую модель. И когда им представилась возможность её улучшить, они ею воспользовались. Люди работали “на износ”, засиживались до ночи. У специалистов “ИСТИЛ” была возможность предусмотреть и сделать все так, как они хотели. Это показательный пример того, как за 8-9 месяцев на металлургическом комбинате можно создать отличную систему. Большую поддержку также предоставляло руководство. Дело в том, что топ-менеджмент “ИСТИЛ” был в первую очередь заинтересован в успехе проекта. С ним мы обсуждали все цели проекта. Некоторые из них были достаточно размыты, например — задача “построить прозрачное управление предприятием”. Критериев для оценки прозрачности очень много, но если сейчас спросить у руководителей ISTIL: “прозрачно ли производство?”, они ответят “Да. У нас есть оперативная информация по всем цехам”.

Есть ещё достаточно сложный участок работ по ремонту и техобслуживанию оборудования, которые начнутся в августе-сентябре этого года. Сейчас ведутся подготовительные работы.

Некоторой сложностью, как и на любом другом проекте, возможно, была нехватка времени. Но со стороны заказчика был очень хороший руководитель проекта — ему доверяли, он пользовался и пользуется уважением, ему предоставлен очень большой кредит доверия”.

С некоторыми трудностями консультанты столкнулись при автоматизации обжимного цеха, учет и планирование производства в котором в старой системе не осуществлялось.

“В электросталеплавильном люди “переболели” этим давно, ещё когда внедрялся SAP R/3, — вспоминает Зоя Сайгакова. — Но нами была проведена огромная подготовительная работа, и когда были получены первые результаты по учёту и планированию производства в обжимном цехе, мы очень удивились. Ошибок было намного меньше, чем в своё время в электросталеплавильном”.

На украинском рынке “ИСТИЛ” — самое современное предприятие в отрасли. Оно выплавляет до миллиона тонн стали в год при штате всего в 2700 сотрудников

“В том, что у людей уже был опыт работы с SAP R/3, есть и плюс и минус для проекта в целом, — считает Сергей Детюк. — Плюс потому, что было понимание: люди многое знали о системе, им проще было переходить на новое решение, ведь в некоторых местах вообще ничего не менялось, в некоторых — незначительно. А минус в том, что к проекту было предъявлено больше пользовательских требований. Сотрудники предприятия уже привыкли к своим отчетам и процедурам работы. Поэтому объем работ по “персонализации” системы был довольно значительным, и иногда это мешало проектной группе сосредоточиться на определяющих задачах проекта. Но, мы справились с этой ситуацией”.

В отличие от других проектов, на ИСТИЛ не было периода двойного ввода. “У нас серьёзно менялась методология учета, то есть, принципы, заложенные экономистами и бухгалтерами, — объяснил господин Детюк. — Параллельно использовать две системы просто методически было нецелесообразно”.

“В связи с изменениями методов учета, мы протестировали систему на результатах прошлых периодов. Мы повторили ввод этих данных в новую систему и сверили результаты. Конечные результаты мы получили те же, но с совершенно другой структурой, более совершенной и детализированной. Кроме того, мы применили восьмой класс счетов, чего не делали раньше”, — добавила госпожа Сайгакова.

Также во время переноса этих данных происходило обучение новых пользователей. Весьма ресурсоёмким процессом была адаптация и перегруппировка существующих справочников под потребности новой системы в связи с изменением методологии учета. аиболее сложным оказался номенклатурный справочник материалов, в котором на предприятии числилось более 15 тыс. позиций.

Аппаратная инфраструктура

Во время внедрения ERP-решения на предприятии некоторые улучшения были внесены в другие сегменты ИТ-инфраструктуры. Корпоративная сеть существенных изменений не претерпела: модернизация затронула только активное сетевое оборудование. Также по некоторых участках были проложены оптические каналы. “Что касается серверного оборудования, мы приобрели решения производства IBM на базе RISC-процессоров, — рассказал Сергей Детюк. — Они работают в продуктивном кластере. Также мы обновили парк рабочих станций. Новая система использует SAP GUI в клиентской части, который предъявляет более высокие требования к системным ресурсам”.

МНЕНИЕ ТОП-МЕНЕДЖЕРА

Фарук Сиддики, к. т. н., первый заместитель председателя правления, первый вице-президент

Основной задачей проекта внедрения этой системы было обеспечение прозрачности нашего бизнеса. mySAP ERP предоставляет возможности создания множества отчётов, которые раньше готовились в конце определённых периодов, а сейчас доступны руководству в режиме реального времени. На следующем этапе мы планируем связать с этой системой промышленные данные. Это позволит свести к минимуму человеческий фактор, избежать ошибок, а также получить более полный контроль над затратами.

Когда мы приобретали акции ДМЗ в 1996 году, одним из негативных аспектов оказалась совсем непрозрачная система бухгалтерского учёта. Она потом дорого нам обошлась, потому, что о многих долгах, закрытых векселями мы не знали. Сегодня таких проблем нет. В случае проверки или аудита можно посмотреть все без исключения проводки. Благодаря тому, что наша система легко проверяема и прозрачна, мы получили кредит ЕБРР (которому мы также предоставляем отчёты о своей деятельности). До 2005 года мы, пожалуй, были единственным металлургическим предприятием в Украине, которому было выражено такое доверие.

ПАСПОРТ ПРОЕКТА

Внедрение ERP-системы

1. Название компании
ЗАО “Мини-металлургический завод “ИСТИЛ (Украина)”. Одно из наиболее современных предприятий в отрасли. Выплавляет до 1 млн тонн стали в год. Штат 2700 сотрудников

2. Система
mySAP ERP, SAP for Mill Products

3. Причины внедрения
Сложности с обновлением и усовершенствованием существующего ренения

4. Срок внедрения
Примерно 9 месяцев

5. Интегратор
SAP Украина, сотрудники компании-заказчика

6. Реинжиниринг бизнес-процессов
С применением SAP Best Practices

7. Аппаратное обеспечение
Обновление серверной инфраструктуры. Применение серверов IBM на базе RISC-процессоров. Обновление парка рабочих станций и активного сетевого оборудования.

8. Особенные условия
Компания, работавшая ранее с ERP-системой производства SAP. Оперативное внедрение, устранение ряда трудностей, специальный подход к модернизации бизнес-процессов.

9. Общая стоимость проекта
~ $1 млн.