Среди поставщиков решений для организации электронного документооборота популярна шутка: “Чем больше мы говорим об электронном документообороте, тем больше люди тратят бумаги”. Действительно, многие средние и крупные компании сегодня задыхаются от огромных массивов напечатанных документов — толстыми папками уставлены полки, шкафы, столы, они находятся повсюду.
 Konica Minolta C300 |
Общая концепция
Комплекс программного обеспечения системы электронного документооборота должен выполнять ряд базовых функций, в том числе:
1) перевод существующих и поступающих по электронной почте документов в общую базу данных;
2) конвертирование бумажных документов в электронный вид с последующей записью в базу.
3) содержать средства для сортировки и индексирования документов, контекстного поиска и архивирования.
Если обработка электронных документов не требует каких-либо выделенных аппаратных средств, то для конвертирования бумажных документов в масштабах корпорации нужны сканеры, оснащенные расширенной функциональностью, позволяющей упростить и автоматизировать процесс перевода документов в электронный вид.
Konica Minolta пропагандирует переход к использованию цифровых многофункциональных устройств для аппаратной поддержки электронного документооборота. По словам менеджера по поддержке продуктов Konica Minolta Виктора Мойсеенко, если 5 лет назад основу продаж компании составляли устройства копирования, то теперь боязнь многофункциональности у клиентов исчезла. Уже сегодня в 90% случаев продаваемое цифровое многофункциональное устройство используется для печати и копирования, а в оставшихся 10% случаев — именно для сетевого сканирования. В течение последних двух лет Konica Minolta констатирует растущий интерес к полноцветным печатающим устройствам, поддерживающим функцию сетевого сканирования. Эти функции интересны прежде всего для ИТ-менеджеров, которые занимаются организацией электронного документооборота. Относительно небольшим компаниям, сталкивающимся с необходимостью ежедневного ввода документов, нет необходимости покупать отдельный сетевой сканер, а имеет смысл обратить внимание на многофункциональное устройство, которое может применяться для сетевого сканирования.
Уже два года Konica Minolta не выпускает и не продает аналоговые копировальные аппараты. Все многофункциональные системы Konica Minolta со скоростью печати 25 страниц в минуту и выше имеют стандартную возможность сетевого сканирования.
Ввод документов
Существует несколько распространенных сценариев ввода бумажных документов в электронную систему документооборота. Самый распространенный предполагает сканирование с передачей документа по электронной почте.
Пользователь помещает документ в автоподатчик или, если речь идет о книге, то под экспозиционное стекло, переводит аппарат в режим сканирования, выбирает функцию передачи по электронной почте, задает нужные параметры — тип, разрешение, и вводит соответствующий адрес. Просканировав документы, аппарат автоматически отправляет их по почте в заданном формате.
Полноцветные системы Konica Minolta предусматривают создание PDF-файлов в специальном сжатом формате Compact PDF. Размер файлов, полученных в результате сканирования в цвете, может оказаться слишком большим для пересылки по электронной почте в обычном формате PDF. Например, цветной документ, состоящий из 30-ти страниц, может занимать не менее 20 Мб, а при использовании Compact PDF — в 5–7 раз меньше. Качество изображения немного ухудшается, но при работе с документами, а не с фотографиями, это несущественно.
Использование интерфейса электронной почты — самый простой вариант, но даже в этом случае понадобится приложение для цифрового документооборота, собирающее и сортирующее входящие письма по определенным признакам.
Второй путь ввода бумажных документов — сканирование по протоколу SMВ, при котором документы сканируются напрямую в разделенный (общедоступный) каталог рабочей станции. Благодаря этой функции, можно с максимальной эффективностью использовать возможности т.н. “горячей папки” (или Hot Folder), которые поддерживают многие продвинутые приложения, предназначенные для организации электронного документооборота. Папка, созданная на жестком диске рабочей станции, время от времени опрашивается приложением. Если в этой папке появляется какой-нибудь файл, приложение автоматически обрабатывает его по запрограммированному сценарию. Аппараты Konica Minolta, поддерживающие возможность сетевого сканирования, могут выкладывать отсканированные документы в эту папку, используя протоколы “Scan-to-SMB” и “Scan-to-FTP”.
Для сетевого сканирования востребована возможность шифрования PDF-файлов, которая найдет применение в организациях, для которых важно обеспечить конфиденциальность документооборота. Существует несколько уровней защиты: PDF-файл можно шифровать таким образом, чтобы его нельзя было открыть без пароля либо распечатать. Конечно, это можно сделать и вручную с помощью программы Adobe Acrobat Professional, однако гораздо удобнее активировать защиту через панель управления аппарата, применив ее к документам, которые сканируются любым способом — с передачей по электронной почте, протоколу SMB или через FTP-сервер.
Недостаточно получить документы в электронном виде и записать их куда-то, необходимо разложить их по нужным папкам и отсортировать, присвоить ключевые слова. Konica Minolta предлагает утилиту PageScope WorkWare, которая реализует эти функции. В определенном приближении ее можно считать базовым средством нижнего уровня для электронного документооборота.
Популярные устройства
Konica Minolta предлагает устройства разного уровня для организаций разного масштаба. Модели базового уровня, ориентированные на применение в малом офисе, могут подключаться к рабочей станции даже по интерфейсу USB. Для применения в масштабах корпорация применяются функциональные устройства, оборудованные автоматическими податчиками бумаги, в которых реализована сетевая цветная печать, сканирование.
Наиболее популярной моделью многофункциональных аппаратов Konica Minolta является bizhub C300. В ней, в частности, реализована функция “ящик”, которая позволяет хранить отсканированные документы на внутреннем жестком диске. Пользователи могут организовывать персональные папки, предусмотрена возможность защиты доступа паролем. Указав параметры и нажав кнопку “сканер”, пользователь запускает документ на сканирование, после чего документ в выбранном формате складывается в папку. Путь к папке можно указать вручную или выбрать из адресной книги.
В аппаратах С300 и С352 скорость подачи документов для сканирования составляет в ч/б режиме 68 страниц в минуту, что достаточно важно при сканировании больших документов и коллективной работе с сетевым сканером.
Целевая группа
По мнению г-на Мойсеенко, системы электронного документооборота актуальны как в масштабах корпорации, так и в средних офисах. В системах автоматического сканирования заинтересованы в первую очередь банки и компании, чей бизнес связан с обработкой анкет, квитанций, опросных листов, платежных документов и т.д. Существуют программы автоматического распознавания форм, например ABBYY FormReader — оператор сканирует документ, программа обрабатывает необходимые поля и заносит информацию в базу данных. Недаром на большинстве платежек содержится просьба об аккуратном заполнении — делается это для автоматизации ввода данных.
Сегодня можно говорить об определенных изменениях в схеме использования многофункциональных устройств. Еще в прошлом году такие аппараты покупали в основном для оперативной полиграфии — небольшие компании зарабатывали деньги, печатая на продажу визитки, грамоты, документы и другую подобную продукцию. Сейчас все большей популярностью пользуется концепция General office, предполагающая использование одного аппарата, который может все — копировать, печатать, сканировать в цвете либо монохромном режиме. Клиенты более не ограничиваются монохромными аппаратами — все больше организаций используют для печати документов полноцветные системы.
