Культура офисной печати

Повсеместное увеличение объема документооборота в офисах в последнее время приводит к повышению значимости печатающих устройств в бизнес-процессах. Парадокс заключается в том, что несмотря на распространение интернета и массовое внедрение электронного документооборота в офисах, количество отпечатываемых страниц имеет устойчивую тенденцию к росту (до 6–8% ежегодно).

Схема взаимодействия ПО MarkVision с печатным оборудованием

Таким образом, современные устройства печати, с одной стороны, заслуженно заняли место интеллектуального сервера документов в департаменте, но с другой — породили ряд проблем.

По данным исследований компании Lexmark (опрошено около трех тысяч офисных работников в шести странах Западной и Центральной Европы), в зависимости от отраслевой принадлежности, от 17 до 25% отпечатанных документов “забываются” пользователями в выходных лотках и остаются невостребованными. Причем более половины (52%) сотрудников европейских офисов признают, что в их офисе существует непродуктивная печать, но только четверть из них (26%) признает свою причастность к этому. Более 25% отпечатанных документов, содержащих конфиденциальную или служебную информацию, оставляются на рабочем столе, а 49% документов с секретной информацией остаются доступными для посторонних в лотках принтеров. Каждый десятый работник признался, что регулярно просматривает документы, забытые на печатающем устройстве своими коллегами.

Задание на печать будет распечатано только после того, как пользователь введет свой персональный 4-значный PIN-код (пароль) на консоли аппарата

Все эти явления свидетельствуют о том, что во многих офисах, которые оснащены современной и интеллектуальной печатной техникой, отсутствует выработанная культура печати (или, как ее еще называют, гигиена печати). Задания на печать отправляются хаотически, и что более драматично, наибольшую угрозу представляет отсутствие элементарных правил безопасности печати в офисе. Такие явления уже получили названия “бумажное хакерство” и “бумажное транжирство” соответственно. Как следствие этих явлений — учет расходных материалов становится непрогнозируемым, равно как и расходные статьи бюджета компании на печать и полиграфию, которые могут достигать 3–5% от оборота компании, а устройство печати превращается в дополнительную точку отказа в политике безопасности компании.

По мнению экспертов исследовательской группы Gartner, изготовление печатных экземпляров документов является последним бастионом неуправляемого ресурсопотребления в офисе. Вопросы безопасности данных становятся чрезвычайно актуальными — забытые отпечатки могут попасть в руки сторонних лиц, что равносильно утечке информации.

Таким образом, наиболее острыми проблемами современного офисного документооборота являются:

• безопасность (конфиденциальность) печати и ограничение доступа к служебной информации;
• учет, прогнозирование и оптимизация затрат на печать;
• управление и мониторинг процессом печати и электронного документооборота.

Внедрение системы LDAS (Lexmark Document Account System) позволяет вести персонализированный учет произведенных отпечатков для каждой рабочей станции и вести детализацию затрат на эксплуатацию печатающего устройства для отдельных групп или офиса

Вопросы безопасности и рационального использования ресурсов также входят в сферу интересов компании Lexmark. Осознавая актуальность обозначенных проблем, Lexmark имела возможность на протяжении многих лет собирать отзывы и пожелания клиентов и формировать понимание того, каким образом должен быть организован эффективный документооборот в той или иной профессиональной среде. Исходя из этих потребностей, компания Lexmark сформулировала и реализовала концепцию конфиденциальной печати (Confidential Print). Суть ее — в максимальном предотвращении несанкционированного доступа к конфиденциальной информации. Задание на печать будет распечатано только после того, как пользователь введет свой персональный 4-значный PIN-код (пароль) на консоли аппарата. Функция аутентификации пользователей (присвоение ID-кода каждому пользователю или использование чип-карты) делегирует и персонализирует различные “уровни доступа” к устройству и документам для различных сотрудников или групп сотрудников в зависимости от их обязанностей. Персонализация печати позволяет формировать дополнительные административные правила индивидуального характера. Например, выборочно ограничить или запретить печать цветных документов (в цветных принтерах) определенным сотрудникам или группам пользователей, либо сделать невозможной печать (либо сканирование) в оговоренные часы, или задать максимальный лимит операций в предусмотренный промежуток времени. Функция ограничения конфиденциальной печати по времени автоматически уничтожает данные, которые не были востребованы (распечатаны) до заданного часа.

Собственная разработка компании — система LDAS (Lexmark Document Account System) — позволяет вести персонализированный учет произведенных отпечатков для каждого рабочего места и предоставляет детализированные данные затрат на эксплуатацию печатающего устройства для отдельных групп или офиса. Сотрудник (или подразделение) может запрашивать и получать информацию о стоимости затрат на печать определенных заданий либо баланс за определенный период времени. Функция позволяет также отменять задание на печать, в случае изменения решения пользователем на основании полученной информации. Еще более актуальным является мониторинг цветной печати (исходя из принципа затратности). Функция Coverage Estimator (предварительный расчет заполняемости) предоставляет возможность делать предварительный анализ расхода тонера каждого цвета для больших заданий на печать, что позволяет добиться оптимизации расхода цветного тонера до 50%. Это в целом решает проблему учета расходных материалов и оптимизации затрат на печать для компании.


Благодаря возможности интегрироваться в сетевое пространство офиса или рабочей группы, МФУ нового поколения выполняют широкий перечень функций по управлению бумажным документооборотом: сканирование, копирование, печать, рассылка и прием факсов и электронной почты. Благодаря утилите Document Distributor, отсканированные документы, в виде файлов JPEG, TIFF или многостраничного PDF, могут быть одновременно отправлены множественным адресатам, которые внесены в адресную книгу, на сетевые принтеры, факсы, серверы электронной почты, файл-серверы, а также базы данных Microsoft Exchange и Lotus Notes. Встроенная память и ПО OptraForm позволяют хранить наиболее востребованные в компании документы: шаблоны фирменных бланков, документов и форм, которые можно напечатать напрямую с МФУ, без компьютера. Такая функция решает несколько типичных офисных проблем — уменьшает трафик во внутренней сети, а также загруженность сервера, что косвенно снижает расходы на поддержку и модернизацию сети, стандартизирует документооборот компании и устраняет вероятность использования устаревших форм и бланков.

Все больше устройств эксплуатируется в различных организациях в составе распределенных систем, что требует применения мощного набора инструментов администрирования, рассчитанного, в частности, на работу с МФУ. Применение предлагаемого компанией Lexmark инструментария MarkVision Professional упрощает настройку, администрирование и сопровождение печатающих устройств. В результате сокращается нагрузка на справочную службу и другие издержки, а производительность труда повышается. ПО предоставляет возможность мониторинга состояния каждого принтера на предприятии, включая устройства, установленные на удаленных площадках, а также их конфигурирования и манипулирования их настройками в реальном масштабе времени из одной центральной точки либо с помощью веб-браузера через любое подключение к корпоративной сети. Продукт MarkVision предназначен для решения основных проблем сетевой печати. Его применение обеспечивает снижение общих издержек, связанных с сетевыми печатающими устройствами, а также повышение уровня готовности и разнообразия ресурсов печати, доступных всем пользователям. Интерфейс ПО позволяет сразу после запуска приложения оперативно определить необходимость в выполнении тех или иных операций и осуществить их — например, дистанционно просмотреть параметры состояния некоторого принтера и внести изменения через его панель управления либо проверить уровень тонера/чернил. Для того чтобы придать организации и отображению администрируемых устройств более дружественный и интуитивно понятный интерфейс, MarkVision Professional предусматривает их объединение в древовидную структуру, напоминающую организационную схему компании. Это ускоряет и упрощает поиск нужных устройств и мониторинг их состояния.