На компьютере любого пользователя очень часто скапливается большое количество востребованных файлов, которые сохранены в нередактируемых форматах. Как правило, они получены из интернета, по электронной почте или в результате сканирования или фотографирования бумажных документов. Их можно открыть, однако нет возможности их редактировать или быстро найти на компьютере, используя стандартные средства поиска по содержанию.


Существует возможность назначить распознавание всех поступивших за день документов на нерабочее время (например, ночью), когда компьютеры обычно простаивают
Существует возможность назначить распознавание всех поступивших за день документов на нерабочее время (например, ночью), когда компьютеры обычно простаивают
 Для решения этой проблемы документы необходимо распознать и  результаты распознавания сохранить в необходимом формате, позволяющем проводить поиск по содержащимся в теле ключевым словам. Однако в большинстве случаев распознавание документов, особенно когда речь идет о множестве разрозненных по типу и содержанию оригиналов, превращается в рутинный и ресурсоемкий процесс, отнимающий значительное количество рабочего времени. Автоматизировать и ускорить эту задачу позволяет система распознавания ABBYY FineReader. Для корпоративных пользователей существует специальная версия программы — Corporate Edition, которая, помимо основных возможностей распознавания документов, и сохранения результатов, обеспечивает дополнительные возможности для установки и совместной работы по локальной сети, а также для работы с сетевыми ресурсами и устройствами.

Возможности

Для программы не имеет значения, откуда получен оригинал — пришёл по почте в виде PDF, получен со сканера в виде изображения или снят цифровым фотоаппаратом. После обработки программой этот документ можно будет редактировать, сохранять в наиболее распространенных форматах, в числе которых PDF, HTML, Microsoft Word XML, DOC и др., отправлять по электронной почте или публиковать в интернете. В результате пользователь получает полноценную электронную редактируемую версию оригинала c сохранением структуры документа, размера и начертания шрифтов.

Но работа с документом не заканчивается на этапе распознавания. Помимо сканирования и распознавания, программа осуществляет автоматическую проверку правописания и предоставляет возможность запустить дополнительную проверку для неуверенно распознанных слов и символов, которые выделяются цветом. При необходимости пользователь может самостоятельно отредактировать полученный документ во встроенном текстовом редакторе FineReader. Связь между оригиналом и распознанным текстом сохраняется на протяжении всей работы с документом: во время редактирования пользователь видит изображение оригинала на экране монитора рядом с распознанным документом, что значительно упрощает работу.


Лицензии могут быть двух типов: Concurrent и Per Seat. Стандартный коробочный вариант поставки FineReader 8.0 CE содержит одну лицензию типа Concurrent
Лицензии могут быть двух типов: Concurrent и Per Seat. Стандартный коробочный вариант поставки FineReader 8.0 CE содержит одну лицензию типа Concurrent
ABBYY Fine-   Reader 8.0 распознает тексты на 179 языках и обеспечивает обработку документов даже с низким разрешением (от 150 dpi), что становится особенно актуальным при работе с факсами. Особые возможности программа предлагает и для работы с PDF: например, помимо распознавания документов в этом формате, FineReader может защищать паролем созданные им PDF-файлы. Еще один плюс — возможность сохранения в формате Searchable PDF, сохранение в котором позволяет создавать архивы PDF-документов с возможностью использования в них полнотекстового поиска. ABBYY FineReader может интегрироваться в офисные приложения Microsoft Office. Например, непосредственно из Word можно вызвать FineReader нажатием кнопки на панели инструментов, распознать текст и вставить его в то место документа, где находится курсор. Это удобно, если необходимо собрать в одном документе информацию из разных бумажных источников или PDF-файлов.

Когда речь идет о распознавании большого количества документов один за другим, не последнюю роль играет оптимальная организация всего процесса преобразования документа: всех повторяющихся действий, начиная от сканирования страниц и заканчивая сохранением результатов. Для этого программа предлагает как набор встроенных сценариев, так и возможность создавать свои пользовательские сценарии. Сценарий — это последовательность типовых операций, выполнение которых запускается одним нажатием кнопки. Например, встроенный сценарий “Сканировать в Word” обеспечивает автоматизированное сканирование, распознавание и экспорт результата в MS Word. В пользовательском сценарии можно определить любую последовательность действий для выполнения определенной задачи. Одно из преимуществ использования пользовательских сценариев — это возможность сохранения результатов распознавания одновременно в нескольких форматах.


Во время редактирования пользователь видит изображение оригинала на экране монитора рядом с распознанным документом
Во время редактирования пользователь видит изображение оригинала на экране монитора рядом с распознанным документом
Версия Corporate Edition обладает рядом дополнительных возможностей, связанных с работой в сети. Самые существенные из них — это автоматическая сетевая установка, коллективная работа с пакетами документов, поддержка многофункциональных устройств и наличие приложения “Планировщик” для пакетной обработки документов.

Установка

ABBYY FineReader 8.0 Corporate Edition предлагает различные варианты выполнения сетевой установки (как вручную, так и автоматизировано), состоящей из двух этапов:

1. административная установка программы на сервер;
2. установка программы на рабочие станции.

Установку программы на рабочие станции можно выполнить одним из пяти способов:

вручную, в интерактивном режиме;
с помощью вызова командной строки;
c помощью Active Directory;
c помощью Microsoft Systems Management Server (SMS);
c помощью Task Scheduler.

Автоматические способы установки дают возможность быстро и гибко установить ПО в корпоративной сети и устраняют необходимость устанавливать программу вручную на каждую рабочую станцию, что существенно экономит рабочее время системного администратора. Серверы, на которых создаётся административная установка, могут быть файловыми серверами под управлением любой системы, поддерживающей длинные имена (MS Windows, Unix, Mac OS, Novell Netware).

Одновременно с созданием административной установки устанавливается приложение License Manager (Менеджер лицензий), предназначенный для управления лицензиями, и создается база лицензий. Они могут быть двух типов: Concurrent и Per Seat. Лицензия Сoncurrent предполагает использование программы на неограниченном числе компьютеров локальной сети, однако в каждый конкретный момент времени программа может быть запущена только на одном компьютере. Лицензия типа Per Seat зарезервирована за конкретной рабочей станцией и дает возможность работать с программой в любое время и без подключения к локальной сети, что особенно важно для пользователей, которые работают на ноутбуках.

Стандартный коробочный вариант поставки FineReader 8.0 CE содержит одну лицензию типа Concurrent. Ее может быть вполне достаточно для организации, у сотрудников которой нет необходимости работать с программой одновременно. Если этого недостаточно, компания может докупать необходимое количество дополнительных лицензий.


Программа предоставляет возможность запустить дополнительную проверку для неуверенно распознанных слов и символов, которые выделяются цветом
Программа предоставляет возможность запустить дополнительную проверку для неуверенно распознанных слов и символов, которые выделяются цветом
Для начала работы с программой ее необходимо активировать. Этот процесс занимает немного времени и осуществляется при помощи специального мастера, либо автоматически через интернет, либо по электронной почте.

Рационализация процессов

Пакет FineReader несет в себе ряд дополнительных возможностей, которые будут оценены корпоративными пользователями, работающими единой командой. Corporate Edition позволяет работать с одним и тем же пакетом на нескольких компьютерах. К примеру, можно создать пакет “Договоры 2006”, в который все сотрудники организации будут добавлять поступившие к ним договоры за текущий год и использовать уже добавленные в пакет документы. При этом изменения, внесенные одним пользователем, видны всем остальным. Для начала коллективной работы с одним пакетом на нескольких компьютерах необходимо выполнить следующие действия:

1. Создать или открыть пакет и установить для него нужные опции сканирования и распознавания. Запустить программу и открыть пакет на компьютерах всех пользователей, которые будут с ним работать.
2. На компьютерах запустить распознавание в фоновом режиме.
3. Запустить процесс сканирования на машине, к которой подключен сканер. Также возможно использование сканера с автоподатчиком оригиналов.
4. Распознанный текст можно отредактировать и сохранить в файл или передать в выбранное приложение. В окне “Пакет” можно отслеживать результаты обработки страниц.

При обработке страниц на нескольких компьютерах ABBYY FineReader распределяет работу между ними автоматически: появившуюся отсканированную страницу “подхватывает” первый освободившийся компьютер, на котором запущено фоновое распознавание. При этом для других компьютеров данная страница блокируется. Обновить список страниц пакета можно, нажав F5.

Примечательно, что программа позволяет обрабатывать изображения без запуска интерфейса FineReader. Специальное приложение “Планировщик” может автоматически выполнять этот процесс в указанное время, не требуя от пользователя управления распознаванием и позволяя эффективнее использовать ресурсы компьютера и рабочее время сотрудников. Также существует возможность назначить распознавание всех поступивших за день документов на нерабочее время (например, ночью), когда компьютеры обычно простаивают.

С МФУ “на ты”

Если в ИТ-инфраструктуре компании уже используются многофункциональные устройства с подключением по локальной сети, пользователи получают дополнительную возможность автоматического перенаправления сканируемых изображений с такого устройства напрямую в оболочку FineReader. Существует несколько способов использования МФУ с программой, все они основываются на том, что МФУ помещает отсканированные изображения в заданную папку. Существует три наиболее практичных способа:

1. Настройте МФУ так, чтобы отсканированные изображения помещались в указанную папку. Настройте пользовательский сценарий так, чтобы при его запуске открывались изображения из этой папки.

2. Настройте МФУ так, чтобы отсканированные изображения помещались в указанную папку. Укажите ее в качестве входящей папки в ABBYY HotFolder&Scheduling.

3. Создайте и сохраните новый пакет, настройте МФУ так, чтобы отсканированные изображения помещались в папку этого пакета.

Установите параметры распознавания (язык распознавания, режим и т.д.), запустите фоновое распознавание. МФУ при этом необходимо настроить таким образом, чтобы отсканированные изображения помещались в папку пакета с именами 0001.TIF, 0002.TIF и т.д. Тогда FineReader будет автоматически загружать каждое отсканированное изображение и распознавать его.
 
С Еленой Яаврумян, маркетинг-менеджером компании “ABBYY Украина” можно связаться по адресу
sales@abbyy.ua