Применение мобильных решений в компаниях, занимающихся оперативной торговлей, и позволяет в значительной мере повысить эффективность работы полевого персонала. Примером успешного внедрения и использования такой системы является проект, реализованый в ООО “Львовский ликеро-водочный Торговый Дом”.

Богдан Кис: “Раньше ошибки случались минимум раз в неделю. Обычно путали позиции, стоящие рядом в бланке заказа”

Условия

Проект внедрения системы SalesWorks на львовском предприятии стартовал около двух лет назад. Причиной, подтолкнувшей компанию к автоматизации полевого персонала, послужила необходимость модернизации устаревшей системы работы сотрудников, основанной на бумажных носителях, используемых при сборе заказов. “Несколько лет назад мы работали с карточками клиента, — вспоминает Богдан Кис, супервайзер ООО “Львовский ликеро-водочный Торговый Дом”. — Каждый торговый представитель носил с собой папку, в которой хранились бумажные листы с данными о заказах для каждого клиента. Поскольку заказчиков во Львове у нас достаточно много, работать с такой системой была неудобно. Кроме карточек необходимо было иметь с собой прайс-листы, бланки соглашений. Некоторые заказы, собранные полевыми сотрудниками на маршруте, передавались оператору в офис посредством мобильного телефона. Со слов торгового представителя оператор формировал заказ в общей базе данных. Временами случалось, что при создании новых учетных записей клиентов их имена записывали неправильно. В результате, в общей базе для одного заказчика могло существовать несколько учетных записей. Также в заказах часто искажалось количество и вид товаров. Система не работала должным образом, и это заставило руководство компании искать выход из сложившегося положения”.

Андрей Чипурко: “Причина успеха этого проекта — активная заинтересованность решением со стороны заказчика”

В качестве средства для повышения эффективности работы подразделения руководство “ЛЛВТД” выбрало SalesWorks — разработку компании SoftServe, признанную в этом году одним из лучших в мире решений на базе технологий Microsoft.

Решение состоит из аналитической составляющей, интегрируемой с другими корпоративными системами и клиентских модулей, устанавливаемых на карманные персональные компьютеры (в данном случае — под управлением Windows Mobile). Посредством своих КПК полевые сотрудники могут формировать заказы на продукцию своего предприятия, используя при этом списки всех клиентов, прайс-листы и информацию о наличии товара на складе, сроках доставки и пр.

Внедрение

В качестве интегратора проекта выступил разработчик решения. В состав внедренческой команды со стороны заказчика вошли: глава отдела информационных технологий (руководитель проекта), ИТ-специалисты (для координации, поддержки и обслуживания системы, ключевые пользователи оптимизируемых бизнес-процессов. Последняя группа состояла из торговых представителей, операторов, а также их руководителей, в обязанности которых входит формирование маршрутов, планов продаж, аналитических отчетов.

Совместно с разработчиками, эта группа занималась тестированием внедренной системы на завершающей стадии проекта. Для верификации работоспособности решения внедренцы использовали как тестовые базы данных, так и реальную информацию. Этапу тестирования SalesWorks предшествовало обучение пользователей. Процесс был реализован сотрудниками SoftServe, непосредственно в офисе “ЛЛВТД”. Решение очень просто в использовании, поэтому суть получасовых тренингов состояла преимущественно в обучении сотрудников простейшим навыкам работы с КПК.

“После внедрения мы получили возможность корректировать данные, строить отчеты по оценке эффективности работы торговых представителей на маршруте, — рассказывает Богдан Кис. — Сейчас, не выходя из офиса, можно получить информацию об остатках товаров в магазинах, заказах, которые сделал конкретный агент, оценить, насколько эффективно оформлен заказ, как агенты используют свое время на маршруте, на какие точки им приходится тратить больше времени”.

Полевое использование

Цепочка прохождения информации

В данный момент решение SalesWorks интегрировано с учетной системой “1С:Бухгалтерия”. Реализован обмен в рамках списка клиентов, формирование прайс-листов, остатки товаров.

Синхронизация данных, накопленных торговыми агентами и стационарной базой данных, происходит два раза в день. Утром в мобильные устройства закачивается проверенная и обработанная информация по итогам предыдущего рабочего дня, а также остатки товаров и обновленные цены. Вечером с устройств в систему поступают полученные заказы. “Большая частота синхронизации данных нам не требовалась, — считает Богдан Кис. — По сформированным вечером заявкам строится маршрут, по которому на следующий день следует экспедитор, доставляющий заказы ”.

Внедрение SalesWorks оказало влияние на организационную структуру компании. “Ранее в офисе работали операторы, которые вносили заявки с бумажных носителей в общую базу данных, — рассказал господин Богдан. — Сейчас этот участок бизнес-процесса по заказу товара выполняется непосредственно агентом на маршруте. В базу информация попадает с вечерней синхронизацией”.

Система SalesWorks позволила практически полностью исключить ошибки в оформлении заказов. Торговый представитель, формируя заказ непосредственно на маршруте, сразу согласовывает с клиентом сумму и содержимое заказа. При старой схеме работы, в конце дня агент переписывал собранную информацию на специальные бланки, с которых оператор вносил данные в центральную базу. На каждом из этих этапов случались ошибки. В результате нередко случались отказы клиентов от получения товара, снижался уровень продаж. “Такие ошибки случались минимум раз в неделю, — вспоминает Богдан Кис. — Обычно путали позиции, стоящие рядом в бланке заказа. Также сократились издержки, связанные с загрузкой сотрудников. Синхронизация КПК с базой данных занимает значительно меньше времени, чем ручное заполнение бланков заказа. Если ранее работникам отдела логистики приходилось задерживаться до полуночи, то сейчас в большинстве случаев они освобождаются уже около 21:00”.

Многоуровневая система автоматизации мобильных агентов

“В данный момент только начинается массовое использование системы в компании, однако сложностей в проекте практически не возникало по причине высокого профессионализма и активной заинтересованности со стороны заказчика”, — считает менеджер по развитию продукта SalesWorks Андрей Чипурко. Технические трудности оперативно устранялись силами разработчиков и ИТ-отдела предприятия.

В мае текущего года руководство компании признало эффективность новой схемы работы мобильных подразделений и приняло решение об увеличении количества пользователей системы. С начала июля к SalesWorks присоединились 15 агентов, обслуживающих отели, рестораны, кафе, бары. “На данный момент это решение внедрено во львовском филиале компании, но со временем, я думаю, мы распространим его и на другие регионы”, — считает Богдан Кис.