Применение мобильных решений в компаниях, занимающихся оперативной торговлей, и позволяет в значительной мере повысить эффективность работы полевого персонала. Примером успешного внедрения и использования такой системы является проект, реализованый в ООО “Львовский ликеро-водочный Торговый Дом”.


Богдан Кис: “Раньше ошибки случались минимум раз в неделю. Обычно путали позиции, стоящие рядом в бланке заказа”
Богдан Кис: “Раньше ошибки случались минимум раз в неделю. Обычно путали позиции, стоящие рядом в бланке заказа”

Условия

Проект внедрения системы SalesWorks на львовском предприятии стартовал около двух лет назад. Причиной, подтолкнувшей компанию к автоматизации полевого персонала, послужила необходимость модернизации устаревшей системы работы сотрудников, основанной на бумажных носителях, используемых при сборе заказов. “Несколько лет назад мы работали с карточками клиента, — вспоминает Богдан Кис, супервайзер ООО “Львовский ликеро-водочный Торговый Дом”. — Каждый торговый представитель носил с собой папку, в которой хранились бумажные листы с данными о заказах для каждого клиента. Поскольку заказчиков во Львове у нас достаточно много, работать с такой системой была неудобно. Кроме карточек необходимо было иметь с собой прайс-листы, бланки соглашений. Некоторые заказы, собранные полевыми сотрудниками на маршруте, передавались оператору в офис посредством мобильного телефона. Со слов торгового представителя оператор формировал заказ в общей базе данных. Временами случалось, что при создании новых учетных записей клиентов их имена записывали неправильно. В результате, в общей базе для одного заказчика могло существовать несколько учетных записей. Также в заказах часто искажалось количество и вид товаров. Система не работала должным образом, и это заставило руководство компании искать выход из сложившегося положения”.


Андрей Чипурко: “Причина успеха этого проекта — активная заинтересованность решением со стороны заказчика”
Андрей Чипурко: “Причина успеха этого проекта — активная заинтересованность решением со стороны заказчика”
В качестве средства для повышения эффективности работы подразделения руководство “ЛЛВТД” выбрало SalesWorks — разработку компании SoftServe, признанную в этом году одним из лучших в мире решений на базе технологий Microsoft.

Решение состоит из аналитической составляющей, интегрируемой с другими корпоративными системами и клиентских модулей, устанавливаемых на карманные персональные компьютеры (в данном случае — под управлением Windows Mobile). Посредством своих КПК полевые сотрудники могут формировать заказы на продукцию своего предприятия, используя при этом списки всех клиентов, прайс-листы и информацию о наличии товара на складе, сроках доставки и пр.

Внедрение

В качестве интегратора проекта выступил разработчик решения. В состав внедренческой команды со стороны заказчика вошли: глава отдела информационных технологий (руководитель проекта), ИТ-специалисты (для координации, поддержки и обслуживания системы, ключевые пользователи оптимизируемых бизнес-процессов. Последняя группа состояла из торговых представителей, операторов, а также их руководителей, в обязанности которых входит формирование маршрутов, планов продаж, аналитических отчетов.

Совместно с разработчиками, эта группа занималась тестированием внедренной системы на завершающей стадии проекта. Для верификации работоспособности решения внедренцы использовали как тестовые базы данных, так и реальную информацию. Этапу тестирования SalesWorks предшествовало обучение пользователей. Процесс был реализован сотрудниками SoftServe, непосредственно в офисе “ЛЛВТД”. Решение очень просто в использовании, поэтому суть получасовых тренингов состояла преимущественно в обучении сотрудников простейшим навыкам работы с КПК.

“После внедрения мы получили возможность корректировать данные, строить отчеты по оценке эффективности работы торговых представителей на маршруте, — рассказывает Богдан Кис. — Сейчас, не выходя из офиса, можно получить информацию об остатках товаров в магазинах, заказах, которые сделал конкретный агент, оценить, насколько эффективно оформлен заказ, как агенты используют свое время на маршруте, на какие точки им приходится тратить больше времени”.

Полевое использование


Цепочка прохождения информации
Цепочка прохождения информации
В данный момент решение SalesWorks интегрировано с учетной системой “1С:Бухгалтерия”. Реализован обмен в рамках списка клиентов, формирование прайс-листов, остатки товаров.

Синхронизация данных, накопленных торговыми агентами и стационарной базой данных, происходит два раза в день. Утром в мобильные устройства закачивается проверенная и обработанная информация по итогам предыдущего рабочего дня, а также остатки товаров и обновленные цены. Вечером с устройств в систему поступают полученные заказы. “Большая частота синхронизации данных нам не требовалась, — считает Богдан Кис. — По сформированным вечером заявкам строится маршрут, по которому на следующий день следует экспедитор, доставляющий заказы ”.

Внедрение SalesWorks оказало влияние на организационную структуру компании. “Ранее в офисе работали операторы, которые вносили заявки с бумажных носителей в общую базу данных, — рассказал господин Богдан. — Сейчас этот участок бизнес-процесса по заказу товара выполняется непосредственно агентом на маршруте. В базу информация попадает с вечерней синхронизацией”.

Система SalesWorks позволила практически полностью исключить ошибки в оформлении заказов. Торговый представитель, формируя заказ непосредственно на маршруте, сразу согласовывает с клиентом сумму и содержимое заказа. При старой схеме работы, в конце дня агент переписывал собранную информацию на специальные бланки, с которых оператор вносил данные в центральную базу. На каждом из этих этапов случались ошибки. В результате нередко случались отказы клиентов от получения товара, снижался уровень продаж. “Такие ошибки случались минимум раз в неделю, — вспоминает Богдан Кис. — Обычно путали позиции, стоящие рядом в бланке заказа. Также сократились издержки, связанные с загрузкой сотрудников. Синхронизация КПК с базой данных занимает значительно меньше времени, чем ручное заполнение бланков заказа. Если ранее работникам отдела логистики приходилось задерживаться до полуночи, то сейчас в большинстве случаев они освобождаются уже около 21:00”.


Многоуровневая система автоматизации мобильных агентов
Многоуровневая система автоматизации мобильных агентов
“В данный момент только начинается массовое использование системы в компании, однако сложностей в проекте практически не возникало по причине высокого профессионализма и активной заинтересованности со стороны заказчика”, — считает менеджер по развитию продукта SalesWorks Андрей Чипурко. Технические трудности оперативно устранялись силами разработчиков и ИТ-отдела предприятия.

В мае текущего года руководство компании признало эффективность новой схемы работы мобильных подразделений и приняло решение об увеличении количества пользователей системы. С начала июля к SalesWorks присоединились 15 агентов, обслуживающих отели, рестораны, кафе, бары. “На данный момент это решение внедрено во львовском филиале компании, но со временем, я думаю, мы распространим его и на другие регионы”, — считает Богдан Кис.

Паспорт проекта внедрения мобильной системы

1.  Название компании
ООО “Львовский ликеро-водочный Торговый Дом” при ЗАО “ЛВЗ”
Завод — одно из старейших предприятий отрасли в Украине. Производительность 2,8 млн дал или 56 млн бутылок 0,5 л водочных изделий.

2.  Система
SoftServe SalesWorks

3.  Причины внедрения
Оптимизация работы полевого торгового персонала

4.  Интегратор
SoftServe Business Systems

5.  Аппаратное обеспечение
Использование КПК производства компании HP

6.  Особенные условия
Оперативное обучение персонала, внедрение с последующим расширением системы на другие подразделения предприятия