Оптимизация использования ресурсов предприятия — задача, решение которой может значительно улучшить материальное состояние компании. А реинжиниринг бизнес-процессов, при правильном использовании может малой кровью решить эту задачу.
 |
Реинжиниринг проводится при внедрении комплексной информационной системы (ERP, CRM, системы документооборота и т.д.). В этом случае коренных изменений бизнес-процессов в компании не происходит. Фирма, которая внедряет в компании новую технологию, исследует бизнес-процессы компании, связанные с функционированием программного обеспечения (ПО). Изменение бизнес-процессов связано с распределением функций ПО внедряемой системы между сотрудниками компании. Функции бизнес-процессов, выявленные при обследовании, но не реализованные новым ПО, дорабатываются в новой системе по согласованию сторон.
Необходимость в реинжиниринге бизнес-процессов возникает в случае, если стратегия компании направлена на расширение своей деятельности, увеличение прибыли, снижение затрат, захват рынков сбыта, расширение номенклатуры товаров и услуг, внедрение новых технологий. Возможны два подхода к проведению реинжиниринга. Первый заключается в привлечении консалтинговой компании для проведения обследования и выдачи рекомендаций по реструктуризации бизнес-процессов.
Другой подход к реинжинирингу (некоторые концепции этого подхода заимствованы у Робсон М., Уллах Ф. Практическое руководство по реинжинирингу бизнес-процессов (2)), который успешно применяется при обследовании предприятий компанией Softline, заключается в следующем:
Шаг 1
В компании создается проект по реинжирингу бизнес-процессов. Руководителем проекта назначается один из руководящих менеджеров компании, который имеет возможность влиять на все структурные подразделения, и очень заинтересован в оптимизации бизнес-процессов. Подбирается рабочая группа специалистов в количестве 5—7 человек хорошо знакомых с деятельностью своих подразделений.
Шаг 2
Привлекается консалтинговая компания с целью обучения рабочей группы методике реинжиниринга, описания и оптимизации бизнес-процессов. Важно, чтобы аналитик консалтинговой компании имел опыт реинжиниринга в области деятельности вашей компании.
Проводится тренинг рабочей группы, целями которого являются:
• формулировка миссии компании;
• выработка и согласование критических факторов успеха;
• выявление ключевых бизнес-процессов;
• привязка ключевых бизнес-процессов и критических факторов успеха;
• ранжирование процессов;
• выбор процессов для реинжиниринга.
В миссии формулируется основная цель компании. Она должна быть понятной, передаваемой людям, вызывающей доверие, пригодной к использованию.
Критические факторы успеха являются целями более низкого уровня, которые непосредственно вытекают из главной цели, заявленной в миссии. Они вытекают непосредственно из системы сбалансированных показателей BSC.
Рекомендуется выбрать восемь критических факторов успеха из областей, связанных с работой с клиентами, финансовыми показателями и персоналом.
При выявлении ключевых бизнес-процессов следует помнить определение бизнес-процесса. Помощь в этом окажет аналитик консалтинговой компании. Часто список из 15 процессов обеспечивает нужный уровень детализации и широту охвата.
Для привязки ключевых бизнес-процессов и критических факторов успеха составляется таблица, столбцами которой являются бизнес-процессы, а строками — критические факторы успеха. На пересечении столбца и строки делается отметка, если бизнес-процесс влияет на фактор успеха. В таблице делается дополнительный столбец, в котором общим голосованием проставляется оценка по пятибалльной шкале работы бизнес-процесса в компании.
 Список процессов |
Шаг 3
Рабочая группа должна пройти курс обучения методикам описания бизнес-процессов — IDEF0, DFD, а также освоить программное средство описания моделей бизнес — процессов, например, AllFusion Process Modeler (ранее Bpwin) компании COMPUTER ASSOCIATES.
Обучение проводится на реально выбранном процессе для реинжиниринга. Рабочая группа создает модель процесса “как есть”. Для этого определяются границы процесса, его внешние объекты, роли (исполнители), входы и выходы. Осуществляется декомпозиция процесса до функций исполнителей. Модель бизнес-процесса заносится в программную среду.
Шаг 4
Рабочая группа занимается оптимизацией бизнес-процесса. К методам усовершенствования бизнес-процессов относятся (2):
• нетрадиционный, новый подход к реализации бизнес-процесса;
• уменьшение количества входов (возможно та или иная информация, документы не нужны; возможно они могут быть получены непосредственно из информационной системы);
• устранение дублирования функций;
• анализ методом пяти вопросов;
• анализ добавленной стоимости;
• устранение бюрократии;
• анализ длительности цикла;
• совмещение функций.
Создается модель оптимизированного бизнес-процесса.
Шаг 5
Разрабатывается документация на оптимизированный бизнес-процесс:
• описание входов, выходов;
• описание ролей;
• должностные инструкции;
• регламент.
Шаг 6
Для внедрения оптимизированного бизнес-процесса назначается его владелец. Если процесс охватывает деятельность нескольких подразделений, то владельцем является менеджер, в ведении которого они находятся. Члены рабочей группы участвуют во внедрении, обучая сотрудников.
Реинжиниринг одного бизнес-процесса, как показывает опыт, в зависимости от его сложности может продолжаться от одного до трех месяцев.
Шаг 7
Нельзя один раз провести реинжиниринг и остановиться на этом. Бизнес-процессы изменяются в каждой развивающейся компании. Поэтому периодически — один раз в полгода — необходимо проводить аудит бизнес-процессов компании. Практически рабочая группа должна во время аудита повторить шаги 1—6, проводя ревизию всей документации по бизнес-процессам.
Результатами правильно организованного процесса реинжиниринга повышение прибыльности компании, а также более эффективное использование трудовых и прочих ресурсов.
