Внедрение сложных корпоративных решений требует от компаний особого отношения к проекту на протяжении всего периода реализации. По мнению экспертов, четкое соблюдение рекомендаций производителя, наиболее точное следование требованиям и советам интегратора в значительной мере определяет успех многих проектов. В противном случае внедренная система может оказаться неработоспособной либо не отвечать требованиям, которые к ней предъявляет бизнес. Однако самые сложные ситуации могут быть преодолены, если руководство компании осознает совершенные ошибки и найдет оптимальный вариант диалога между ИТ и бизнесом.

Владимир Векеряк: “В процессе внедрения мы реализовали более 40 собственных разработок в среде SAP”

Примером предприятия, сумевшего вывести проект внедрения ERP-системы из кризиса, является Одесский припортовый завод. Об особенностях этого проекта PCWeek/UE рассказал Владимир Векеряк, начальник отдела экономики предприятия.

PCWeek/UE: Как стартовал проект внедрения системы?

Владимир Векеряк: Одесский припортовый завод — крупная, широкопрофильная компания. В составе нашего предприятия, кроме основного производства, которое является главным источником прибыли, работают также вспомогательные подразделения, в том числе и социальной направленности.

Aвтоматизация завода была выполнена на достаточно высоком уровне, но для этого мы использовали большое количество разрозненных информационных систем. Целью внедрения ERP-решения от SAP была интеграция бизнес-процессов, автоматизированных лоскутным методом, в единое информационное пространство.

Также руководство предприятия требовало разделения основных видов учета — налогового, бухгалтерского и управленческого — для выведения их на современный уровень. Дополнительной целью проекта было обеспечение достоверности информации и более оперативной подготовки отчетности, что позволило бы эффективно управлять компанией при помощи анализа накопленных данных.

PCWeek/UE: Используемые предприятием системы были созданы вашим ИТ-подразделением?

В. В.: Наш отдел АСУ работает над созданием программных решений для компании с 1984 года. С момента основания этот департамент активно участвует в автоматизации бизнес-процессов предприятия. Когда руководство приняло решение о внедрении ERP-системы от SAP, решено также было оставить в эксплуатации часть собственных разработок, которые являли собой целостную, завершенную информационную среду. В частности, это касалось системы автоматизированного учета персонала, в которой велось штатное расписание, табельный учет, расчет заработной платы; она же отвечала за пропускной режим и бизнес-процессы отдела кадров. Мы посчитали, что этот комплекс задач достаточно качественно реализован нашим ИТ-подразделением и будет работать параллельно с решением SAP, обмениваясь данными с ERP-системой.

PCWeek/UE: Как возникли проблемы, что являлось их причиной?

В. В.: Подготовка проекта началась в первых месяцах 2004 года, и уже к осени он должен был стартовать. Используя методологию SAP, мы создали проектную группу. На этапе концептуального моделирования объем проекта несколько увеличился: было принято решение о внедрении некоторых дополнительных модулей. Первая проблема возникла во время обучения проектной группы: бухгалтерия, в том числе и руководитель отдела, не стала активно участвовать в этом процессе, ссылаясь на высокую занятость.

В результате бизнес-процессы не были отображены надлежащим образом, а попытка их оптимизации не дала ожидаемых результатов. С другой стороны, вопрос украинской локализации оказался более сложной задачей, чем мы предполагали вначале. SAP поддерживает украинскую локализацию уже более 10 лет, украинская специфика в области бухгалтерского и налогового учета входит в стандарт SAP, что было немаловажным фактором для нас при выборе платформы. В процессе внедрения мы столкнулись с тем, что не все бизнес-процессы украинской локализации, необходимые нам, разработаны и протестированы в полной мере. В данный момент эти вопросы решены экспертами разработчика с привлечением нашей проектной группы; некоторые изменения вышли в форме заплатки к стандартным решениям SAP для компаний, использующих украинскую локализацию.

Дополнительные проблемы возникли во время проверки работоспособности систем и достоверности обработанной информации. После синхронизации данных в хранилищах работающего и нового решения наша бухгалтерия проводила их корректировки задним числом в старой системе, но не ставила об этом в известность проектную группу. Через два месяца исходные данные в старой и в новой системах сильно отличались.

После трех месяцев мы решили проект остановить для дальнейшей доработки и корректировки обрабатываемой информации. На это у нас ушел практически год.

В 2005 году по решению руководства в компании начал работу новый главный бухгалтер, который прошел в компании SAP ознакомительный курс для лучшего понимания целей проекта. Это назначение сыграло положительную роль для компании: новый главный бухгалтер и ее заместитель активно включились в работу.

Основными партнерами проекта выступили украинское подразделение SAP и компания “Бриг-Ритейл”, а для работы по созданию нового справочника материалов завода и постановке работы отдела нормативно-справочной информации мы привлекли компанию “ИКТ-Украина”, которая в сжатые сроки реализовала поставленные задачи. Этот отдел создан для того, чтобы в одних руках сосредоточить ведение всех справочников и нормативной информации.

Специфика нашей компании требовала изменений в системе. В процессе внедрения мы реализовали более 40 собственных разработок в среде SAP. Некоторые из них достаточно простые, на уровне отдельных отчетов. Но были также и достаточно крупные разработки, такие как автоматизация деятельности железнодорожного узла нашего завода. В состав этой подсистемы входит рабочее место оператора железнодорожной станции, который может в графическом режиме перемещать вагоны, отслеживать их местоположение; рабочие места станции выгрузки вагонов, в цехе перегрузки аммиака, в цехе перегрузки карбамида. Они позволяют вести учет сопроводительных документов товарно-транспортных накладных, таможенных деклараций.

Pеализована также связь с управлением железной дорогой, с таможней, благодаря которой сотрудники оперативно обрабатывают соответствующую документацию.

PCWeek/UE: В SAP не было этой функциональности?

В. В.: В SAP есть учет подвижного транспорта, но у нас очень много специфичных особенностей, которые не реализованы в стандартных решениях.

PCWeek/UE: Сохранятся ли эти разработки при переходе на новую версию системы?

В. В.: Да, конечно.

PCWeek/UE: В какой стадии находится сейчас проект внедрения системы?

В. В.: С ноября 2005 года у нас возобновился этап опытно-промышленной эксплуатации. Сейчас в компании происходит поэтапный переход к использованию решений SAP. Приход на центральные склады осуществляется с помощью функциональности SAP, а потом транслируется в старые системы. В мае у нас уже был проведен в системе SAP расход с центральных складов. В июне заработали инженеры снабжения, полноценно включен процесс резервирования и списания с цеховых кладовых. Июль будет контрольным месяцем для модуля учета движения материалов, после чего учет движения материалов будет вестись только в системе SAP. Затем планируется также поэтапно перейти на учет сбыта продукции только в ERP системе, а потом и полностью отказаться от старой системы учета.

PCWeek/UE: Останутся ли в компании другие системы, кроме вашего решения для управления кадрами и SAP?

В. В.: Конечно. У нас достаточно много собственных разработок, например, программные решения для отдела технического контроля, система автоматического контроля окружающей среды и многие другие. Их пока достаточно сложно состыковать с комплексной средой SAP.

PCWeek/UE: Почему вы их используете? Решение SAP не может справиться с этими задачами?

В. В.: Большинство из них являются специализированными технологическими системами. С 1990 года специалисты завода начали активно работать над автоматизацией управления технологическими процессами. С помощью автоматизированных систем мы управляем всеми техническими процессами, такими как производство аммиака, карбамида; работой котельного цеха, цехом водообработки, перегрузочными комплексами). В основном это решения на базе аппаратно-программных комплексов фирмы Honeywell, частично мы используем решения Siemens. Все они могут быть интегрированы в общее информационное пространство, сейчас мы с этих систем получаем информацию по выработке продукции и планируем в дальнейшем повышать интеграцию технологических систем с ERP, в частности, в процессе внедрения системы технического обслуживания и ремонта оборудования (ТОРО).

Мнение вендора

Илья Куценко, менеджер по работе с клиентами SAP Ukraine:

Илья Куценко

Довольно часто восприятие системы бухгалтерами происходит не сразу. И причина не только в их консервативности. В SAP движение материала порождает поток автоматических проводок по преднастроенному сценарию. Например, материальный документ может сформировать документ бухгалтерского учета, налогового учета, контроллинговый (управленческий учет) документ, документ управления бюджетом и др. Таким образом, бухгалтерские и налоговые документы создаются в системе автоматически, а функция бухгалтера сводится к их контролю и утверждению. Такие бизнес-процессы требуют серьезной работы на этапе их настройки, что часто приводит к пересмотру учетной политики предприятия. Зато в процессе работы снижается доля рутинных операций и освобождается время для аналитической работы. В результате менеджмент компании получает достоверную и оперативную информацию, представленную не только и не столько в бухгалтерии, сколько в управленческой отчетности, но это те же самые цифры, которые отражают деятельность компании в бухгалтерском учете.