Несмотря на постоянные разговоры об окончании бумажной эры бумажные документы не только не исчезают, но напротив, их количество, по некоторым оценкам, увеличивается примерно на 8% в год. Однако если не использовать технологии для их перевода в электронный вид, то работать с ними очень сложно. 

Для решения этой проблемы компания EMC предлагает программную систему потокового ввода данных Captiva, которая позволяет автоматизировать процессы, связанные с бумажными документами, такие как сканирование, распознавание, индексирование и архивирование. Поскольку Captiva интегрируется не только с продуктами EMC, но и с системами управления контентом других поставщиков (IBM, Microsoft и т. д.), заказчики могут сохранять инвестиции, вложенные в ПО. 

Сейчас в объеме продаж отделения EMC по управлению контентом и архивированию на Captiva приходится порядка 20%, но в последнее время спрос растет. “Во время кризисов этот продукт всегда хорошо продается, — сказал Марк Дубле, менеджер EMC по продажам Captiva в регионе EMEA. — При спаде экономики компании стараются снизить расходы и для этого сокращают рабочие места, а внедрение Captiva позволяет им автоматизировать ручной труд. К тому же для области потокового ввода данных можно легко просчитать отдачу от инвестиций. На нашем сайте есть соответствующий калькулятор”. 

По его словам, Captiva позволяет автоматизировать работу с огромным количеством бумажных документов. Например, во Франции в системе учета прививок от свиного гриппа ежегодно будет обрабатываться 80 млн. форм, а в германском банке Commerzbank вводится и регистрируется 120 млн. чеков в год. 

Как рассказал Марк Дубле, с помощью Captiva можно реализовать системы четырех классов: электронный архив (сканирование и индексирование документов для регистрации и хранения), электронная канцелярия (автоматизация обработки ежедневной корреспонденции), транзакционный ввод информации (распознавание и извлечение данных из документов для использования в электронном виде) и транзакционное решение (ввод документов, управление бизнес-процессами, контентом и исходящей информацией). 

Обычно внедрение Captiva происходит постепенно, начиная с системы первого класса и документов одного типа, а потом распространяется на другие типы документов и направления деятельности. И хотя наибольшую отдачу позволяет получить система самого высшего уровня, процесс, как правило, развивается не очень быстро. “Автоматизировать ввод документов легко, но дальше возникают трудности, связанные с организационными изменениями на предприятии и замедляющие ход работ”, — объяснил Марк Дубле.