Увеличение потока информации, повышение ее ценности и рост требований к ее защищенности на протяжении последних нескольких лет привели к качественному изменению роли принтера в современном крупном офисе. Из пассивного печатающего устройства он переходит в разряд интеллектуального сервера документов, который органично интегрируется в существующую офисную интрасеть.
 Технические параметры высокопроизводительных МФУ bizhub |
Различные компании-производители исповедуют разные подходы к повышению эффективности процессов, возлагаемых на принтер. В их числе — компания Konica Minolta, которая предлагает всеобъемлющие решения качественно нового уровня по рационализации бумажного документооборота.
Компания-производитель называет МФУ серии bizhub Color тем семейством устройств печати, в котором интеллектуальные интеграционные функции воплощены наиболее полным образом. Продвижение этих аппаратов происходит по нескольким стратегическим направлениям.
Во-первых, они могут служить заменой старым аналоговым черно-белым копирам, которые сейчас выводят из эксплуатации по мере исчерпания жизненного ресурса. Konica Minolta особо подчеркивает, что себестоимость одного монохромного отпечатка в МФУ серии bizhub Color полностью идентична себестоимости в современных монохромных устройствах и заметно ниже себестоимости в старых аналоговых машинах.
Второе стратегическое направление — централизованное устройство печати для крупного департамента компании с интенсивной повседневной цветной печатью.
И в-третьих, аппараты семейства bizhub Color продвигаются как печатающие устройства с развитыми возможностями по защите печатаемых и сканируемых данных от неавторизированного доступа, что особенно важно в компаниях финансового, банковского и страхового сектора.
Концепция эффективного использования МФУ bizhub Color на современном крупном предприятии основана на трех составляющих: защита информации, рационализация документооборота и особая модель послепродажной поддержки.
Защита от несанкционированного доступа
1-й уровень — идентификация пользователей. Система защиты от несанкционированного доступа имеет двухступенчатую организацию. Вся “тяжелая” печатная техника Konica Minolta поддерживает идентификацию пользователей, имеющих доступ к машине. На первой ступени стоят категории пользователей — т.н. департаменты. Каждая из учетных записей департаментов, открытых на машине, имеет свой четко определенный набор запрещенных, разрешенных и ограниченных функций.
Внутри департамента создаются учетные записи отдельных пользователей, принадлежащих этому департаменту и посылающих задания на печать. Таким образом, можно определять общие политики печати по всей компании и вести персонализированный учет произведенных отпечатков для каждого отдельного пользователя. К примеру, бухгалтерский департамент чаще всего печатает монохромные документы для внутреннего пользования, а департамент маркетинга нуждается в печати цветных промо-материалов. В этом случае функции всех крупных машин bizhub Color позволяют запретить цветную печать департаменту бухгалтерии и разрешить департаменту маркетинга, но при этом задать максимальный лимит за оговоренный промежуток времени.
Идентификация отдельных пользователей в пределах этих департаментов может быть осуществлена не только непосредственно с панели управления машины, но и на уровне Microsoft Active Directory, если такая сеть развернута в компании. Подобное решение позволяет вести детализированную статистику печати по каждому отдельному пользователю, а также вводить дополнительные административные политики персонального характера.
Печатающая техника bizhub Color имеет возможности для полной и бесшовной интеграции в корпоративную интрасеть компании — с помощью утилиты PageScope Data Administrator управление и администрирование устройством печати можно производить удаленно, с помощью любой рабочей станции, имеющей доступ во внутреннюю интрасеть.
2-й уровень — криптографическая защита. Дополнительный уровень безопасности может быть достигнут путем дооснащения машин печати специальным криптографическим модулем (т.н. security chip). Этот модуль позволяет осуществлять криптование информации, пересылаемой по локальной сети между клиентскими рабочими станциями и устройством печати.
3-й уровень — защита информации на жестком диске. Информация, хранимая на жестком диске, которым стандартно оснащены все устройства семейства bizhub Color, защищается в соответствии с назначенными политиками безопасности. Security Chip может шифровать данные на диске таким образом, чтобы в случае его несанкционированного изъятия информацию невозможно было бы прочесть на другом устройстве. В качестве дополнительной меры безопасности специальное ПО позволяет производить разбивку и форматирование жесткого диска восемью различными способами, а также удаляет отдельные файлы без возможности их восстановления.
Рационализация документооборота
На жестком диске могут быть созданы т.н. ящики пользователей — как личные, так и общедоступные. Особая разновидность ящиков — security box. Они способны хранить в себе очереди печати до тех пор, пока пользователь, отправивший их, не введет пароль непосредственно с панели управления на принтере.
Ящики пользователей позволяют добиться не только дополнительной защиты информации, но и вырабатывают определенную культуру печати. Некоторые компании устанавливают правило — печать только после введения пароля. Таким образом полностью исключается ситуация, при которой в конце рабочего дня в лотках принтера скапливаются отправленные на печать с рабочего места и затем “забытые” документы.
Ящики пользователя, хранимые на жестком диске устройства печати, совокупно с широкими возможностями по бесшовной сетевой интеграции позволяют организовать на базе МФУ серии bizhub Color сервер документов. Один из ящиков может быть настроен как общедоступный и хранить документы, наиболее востребованные сотрудниками всей компании, независимо от департаментов — фирменные бланки, внутренние формы, шаблоны заявлений и т.п., которые можно напечатать напрямую с МФУ, без участия компьютера. Публичные ящики на МФУ могут быть как постоянными, так и временными с заданным интервалом хранения от 12 часов до 30 дней.
Дополнительно оптимизировать бумажный документооборот помогают развитые функции сетевого сканирования. Семейство bizhub Color может отправлять отсканированные документы по электронной почте, в том числе в виде многостраничного PDF-документа. К уникальным особенностям относятся функция защиты пересылаемого PDF-документа паролем (можно установить пароль на открытие документа, а также запрет на печать и на копирование текста из него) и фирменный формат Ultra Compact PDF, разработанный Konica Minolta. Он позволяет за счет незначительной потери качества уменьшить размер пересылаемого файла до 7 раз.
Помимо отправки по электронной почте существует возможность отправки оригинала с машины на FTP-сервер и отправка по протоколу SMB на разделенный диск сетевого каталога, что особенно удобно для сканирования многостраничных документов в больших объемах. В случае временной недоступности интрасети, сервера или получателя отсканированный оригинал может быть сохранен в персональном или общедоступном ящике пользователя и извлечен оттуда после восстановления работоспособности сети (доступности сервера) с клиентского рабочего места.
Устройства bizhub Color опционально оснащаются факсимильными модулями с поддержкой т.н. “F-кодов” — отправки и приема факсов в конфиденциальный ящик. В то же время, с помощью универсальной адресной книги один отсканированный документ может быть отправлен по нескольким адресам (пунктам назначения) одновременно — по факсу, SMB-протоколу, электронной почте и т.п. Причем такая функция возможна не только с панели управления МФУ, но и с любого клиентского рабочего места, подключенного к той же локальной сети и имеющего установленный драйвер.
Многофункциональные устройства семейства bizhub Color могут дополнительно оснащаться множеством разновидностей устройств финишной обработки. Среди выполняемых ими функций — сортировка копий по заданным лоткам, фальцовка, степлирование, буклетирование, изготовление документов с “окошками” и сшивка в брошюры. Стандартно все аппараты bizhub Color поддерживают печать на баннерах форматом 1,2 х 0,297 м.
Особенности сопровождения
Помимо развитых технологических возможностей самих аппаратов, компания Konica Minolta называет уникальную модель сопровождения своей техники в качестве дополнительных конкурентных преимуществ и инструментария для оптимизации сопутствующих затрат. Вся высокопроизводительная печатная техника может поставляться в рамках т.н. “Договора С+М”, который подразумевает постоянную поддержку аппарата со стороны компании и полное обеспечение необходимыми расходными материалами, включая бумагу, если это необходимо.
Представитель компании регулярно производит все функции по поддержке (замена тонера, фотовалов, сервисные операции) непосредственно на территории заказчика, а компания оплачивает услуги сопровождения исходя из количества фактически отпечатанных копий, сверяемых по счетчику аппарата.
При таком формате послепродажной поддержки, компания-заказчик получает два преимущества: четкое планирование своих расходов и гарантированное сервисное сопровождение “из первых рук”, практически исключающее непредвиденные ситуации со сложной техникой.
