Системы электронного документооборота (СЭД) предназначены для управления документами в полуавтоматическом режиме. Они автоматизируют 90% рутинных процессов, связанных с заполнением, обработкой и обменом документов как внутри компании, так и с контрагентами. Это позволяет не только экономить время, но и устраняет несоответствие между важными данными, размещенными в нескольких документах одновременно.
О необходимости внедрения СЭД в компании
Для того чтобы понять, нужна ли СЭД предприятию, руководителю необходимо оценить актуальную ситуацию с документооборотом и ответить на ряд вопросов:
-
Насколько быстро происходит поиск, обработка документов и их обмен между отделами?
-
Как хранятся документы — текущие и сданные в архив?
-
Какой доступ к документам имеют сотрудники, отделы и подразделения?
-
Есть ли возможность контролировать путь документа от его создания до согласования?
Если руководитель спокойно отвечает на данные вопросы, то ему точно не нужно внедрение СЭД, ведь он ее уже использует.
Влияние СЭД на бизнес
Система электронного документооборота помогает с организацией рабочего документооборота. К примеру, если в одном документе нужна информация от трех сотрудников сразу, то они получают к нему ограниченный доступ. Каждый вносит или меняет данные только в своем поле, но при этом видит работу других сотрудников. Такой подход обеспечивает полную прозрачность документооборота и позволяет руководителю эффективнее контролировать рабочие процессы. Система также управляет архивными данными и корреспонденцией, предоставляет работникам информацию согласно их уровням доступа.
Выделяют 4 основные СЭД системы для бизнеса:
-
Делопроизводство — система для корреспонденции и для управления передвижением документов между сотрудниками.
-
Workflow — автоматизация бизнес-процессов компании. В отличие от других систем, они не имеют архива и работают только с поточными документами.
-
Архивы — система хранения документов с разграниченными уровнями доступа и с быстрым структурированным поиском.
-
ECM — по сути, это объединенная система, включающая в себя первые 3 решения.
Если бизнесу вышеуказанный функционал, то решения СЭД подойдут идеально.
Вместе с тем, такое решение не подойдет для организации кадрового и бухгалтерского дела. СЭД рассчитаны на работу с неструктурированными документами. Для кадрового делопроизводства нужны базы данных с выборками и фильтрами, чего СЭД не может обеспечить.
В целом, СЭД упрощает обмен и редактирование документов в фирме. За счет системы эффективность контроля документооборота повышается, а руководитель имеет полный доступ к документам в любое время.
Основные преимущества использования СЭД:
-
Прозрачность документооборота и его полный контроль.
-
Повышение уровня дисциплины и управления работой каждого подчиненного.
-
Сокращение времени на поиск, заполнение, обработку, получение и отправку данных.
-
Конфиденциальность за счет предоставления сотрудникам ограниченного доступа к документам.
-
Соответствие стандарту ISO 9000.
-
Внедрение инноваций и корпоративная культура. Обязанности четко разграничиваются, а новая информация доносится работникам мгновенно.
Если подобрать систему под конкретные нужды бизнеса, эффективность работы повысится, ведь каждый будет знать свои обязанности и сможет лучше взаимодействовать с коллегами.
Оценка технической инфраструктуры компании перед внедрением СЭД
Безусловно, оценка технических возможностей клиента перед интеграцией важна. Обычно компания-поставщик ПО отправляет сотрудников для ознакомления с рабочим процессом заказчика. Они анализируют объемы и виды документов и, исходя из результатов, формируют поэтапный план внедрения СЭД. Существуют готовые решения, на базе которых проводится интеграция. В основном, внедряются только необходимые клиентам инструменты.
Преимущества персонализированной и коробочной версий
Это зависит от типа и размера бизнеса, а также от пожеланий заказчика. Разработка персональных инструментов зачастую дороже, чем внедрение готовых решений. В качестве компромисса можно подобрать подходящий пакет и выбрать из него только важные для предприятия функции.
Первое, на что стоит обратить внимание при выборе между коробочным и индивидуальным программным решением, — это цена. Пакетное ПО обойдется компании дешевле индивидуального, но потребует дополнительных ресурсов для настройки и оптимизации.
Второе — ассортимент. На рынке огромное количество вариантов программ, и все они похожи функционалом. Однако каждый комплекс со своими особенностями, а также отличается UI и набором инструментов.
Третье — качество. Чаще всего компании, поставляющие готовые решения, уже имеют опыт интеграции и адаптации своего продукта с ERP клиентов. Они помогают бесшовно внедрить новое ПО в существующие системы и безболезненно наладить их совместную работу.
5 критериев выбора СЭД
Существуют 5 основных критериев, важных для большинства компаний:
-
Удобство пользовательского интерфейса.
-
Возможность общей работы над документом.
-
Универсальный архив с персонализированным доступом.
-
Инструменты для создания кейсов и документов.
-
Мобильность.
Это самые распространенные критерии, но их существует гораздо больше. В основном, они зависят от вида и рода деятельности компании.
Важность каждого критерия
Пользовательский интерфейс важен для всех. Это основной инструмент взаимодействия сотрудников и руководителей со всей системой документооборота.
Общая работа над документами упрощает цепочку доставки файла разным отделам, а в идеале — позволяет работать над ним нескольким сотрудникам одновременно.
С архивом и так понятно — каждый имеет свой уровень доступа и взаимодействует только с необходимыми ему документами.
Возможность создавать цепочки согласования ускоряет перемещение документа по отделам и позволяет контролировать этот процесс.
В период эпидемии остро стоит вопрос о доступе к рабочему пространству из дома. Мобильные приложения для сотрудников облегчают вход в базу и повышают продуктивность удаленной работы.
Окупаемость после внедрения СЭД
Рентабельность инвестиций можно оценить по таким показателям, как совокупная стоимость владения системой и уменьшение затрат времени сотрудников. Не стоит рассчитывать на полную окупаемость раньше, чем через 3-5 лет после внедрения.
Благодаря инновационным решениям в области ПО для документооборота, в среднем, СЭД экономит 60% времени сотрудников. Интеграция позволяет комплексно работать с документами и поддерживать многоуровневую конфиденциальность информации. В период пандемии, когда большинство компаний перешли на удаленную работу, вопрос внедрения СЭД стал особенно актуальным.
Автор статьи — генеральный директор ООО «Літіко»
