С целью снижения издержек и повышения производительности коммуникаций компания «Комплексные решения» перешла на использование решения Adobe Acrobat Connect

Компания-интегратор «Комплексные решения» была основана в конце 1997 года. Первоначально персонал предприятия занимался обслуживанием компьютерных систем и установкой различного программного обеспечения для техники Apple.

В настоящее время «Комплексные решения» занимается внедрением решений для профессионального видео, аудио, фото, DTP, а также является одним из крупнейших авторизованных дилеров техники Apple и Wacom в Украине. В 2008 году компания получила статус партнера и право на реализацию лицензионного программного обеспечения компании Adobe, Autodesk Kindisoft, Pixar и VMware. Кроме того, компания является эксклюзивным дистрибутором Phonak в Украине.

Проблема и поиск решения

Поскольку сотрудникам «Комплексных решений» часто приходилось общаться со своими партнерами и заказчиками, многие из которых находились в других регионах, на командировки и телефонные переговоры ежемесячно тратились довольно значительные суммы денег. Менеджмент «Комплексных решений» начал искать решение, которое бы позволило уменьшить издержки. Поскольку в последние годы все большую популярность приобретали приложения для видеоконференцсвязи и дистанционного обучения через Интернет, выбор пал на решения в этой области.

Прежде всего, были рассмотрены бесплатные решения. К примеру, Skype — неплохой инструмент для персонального общения, однако не поддерживает больше пяти пользователей одновременно, а совместной работы с документами в нем нет вообще. Конечно, есть plug-in-модули, позволяющие работать с документами, но исходя из того, что серверы Skype находятся где-то за рубежом и не могут контролироваться, то с точки зрения безопасности это вызывает сомнения. Особенно если речь идет о коммерческой компании.

Поскольку «Комплексные решения» является партнером Adobe, в первую очередь было решено протестировать Acrobat Connect, на то время новую разработку Adobe для видеоконференцсвязи и дистанционного обучения. Полтора года назад этот продукт на украинском рынке был практически неизвестен, в силу чего компания решила опробовать на своей «шкуре» все его возможности.

«Первое, что нас поразило – простота настройки. Мы запустили Connect из одного установочного файла и развернули его буквально за полчаса, указав разве что директорию, куда инсталлировать программу, — комментирует Юрий Лазебников, руководитель департамента программного обеспечения компании. — Спустя полчаса у нас уже было готовое решение, которое можно было использовать для работы. Программа самостоятельно поставила flash-медиа-сервер, SQL-сервер, была полностью подключена база данных, настроены права пользователя, создан веб-интерфейс, в который можно было заходить по локальной сети».

Помощь системного администратора понадобилась только на завершающем этапе, когда необходимо было присвоить серверу с Acrobat Connect внешний ІР-адрес, чтобы компьютер был доступен из Интернета. В результате была создана система для дистанционного обучения и проведения онлайн-конференций.

Adobe Acrobat Connect – это продукт, позволяющий проводить виртуальные конференции с голосовой и видеосвязью, использовать дистанционное обучение, а также возможностью показывать презентации и другие мультимедийные материалы.

Среди отличительных особенностей Adobe Acrobat Connect можно отметить:

Доступноcть. Не требует установки специального программного обеспечения. Достаточно наличия стандартного веб-браузера и flash-плеера на локальном компьютере.

Интерактивность. Может использоваться как для встреч в узком кругу, с небольшим количеством участников, так и для масштабных конференций (до 2500 участников).

Adobe Acrobat Connect Pro содержит следующие основные модули:

• Adobe Acrobat Connect Professional позволяет проводить виртуальные встречи и семинары, в рамках которых можно показывать презентации, разделять для показа экран и видео и аудио содержание.
• Adobe Connect Training дает возможность создавать, управлять, проводить и отслеживать обучающие курсы с полным набором материалов, обзоров, приглашением и управлением участниками, сопровождаемой системой отчетности.
• Adobe Connect Events обеспечивает управление жизненным циклом всех событий, относящихся к участию во встречах и тренингах, таких как оценка обучающихся, регистрация на курсы, уведомления и отчетность.
• AdobePresenter является plug-in приложением для MS Power Point и позволяет создавать презентационный контент в формате Adobe Flash Player.

Стадия рабочей эксплуатации

Через некоторое время в компании осознали, что Acrobat Connect – удобный инструмент не только для проведения презентаций. «Например, вместо поездки в Москву, мы создавали онлайновую «комнату», заходили в нее, обсуждали нужные вопросы, проводили презентацию. Так же соединялись с Донецком, Львовом, Кременчугом, показывали технологии виртуализации, помогали настраивать оборудование у наших клиентов. Как известно, в Connect встроен help-desk, благодаря чему можно передавать управление компьютером, смотреть, что делает другой пользователь. При помощи Connect мы смогли настроить удаленную машину виртуализации, не устанавливая ничего на компьютере пользователя, что обычно очень критично, поскольку системные администраторы боятся инсталлировать что-либо новое в свою сеть», — говорит Юрий Лазебников.

На данный момент Acrobat Connect из предмета любопытства перерос в необходимость, его используют едва ли не каждый день. Например, если с сотрудником, который заболел или находится в командировке, необходимо провести совещание, ему просто высылают ссылку на онлайн-комнату (домашний интернет сегодня есть практически у каждого). Все переговоры записываются и сохраняются на сервере в flash-формате, что позволяет впоследствии отправить ссылку коллегам, чтобы они тоже могли ознакомиться с проведенным совещанием.

«Время от времени мы вынуждены пользоваться аналогами Connect для онлайн-конферений, например Webex, поскольку один из наших крупных партнеров проводит свое обучение по пятницам именно с помощью этого сервиса. Могу сказать, что каждый второй-третий семинар срывается из-за того, что сбоит сама система meeting-room. В Connect такое бывает крайне редко, более того, если что-то сбойнуло, процесс создания новой комнаты занимает 30-40 секунд и общение можно продолжать».

Для использования Acrobat Connect выделили небольшую виртуальную машину с одним гигабайтом оперативной памяти, которая подключена к локальной сети и к Интернету. «Никаких проблем по подключению пользователей (а мы подключали до 16 пользователей с веб-камерами и около 40 слушателей одновременно) не было», — резюмирует Ю. Лазебников.

Психологические сложности адаптации

Решение Acrobat Connect не требует большой пропускной способности интернет-канала. «Когда мы говорим о You Tube и Connect, то подразумеваем flv-формат. Но в Connect есть очень гибкий инструмент формирования качества картинки. Для нас является абсолютно нормальным презентация на модемах 3G и Edge, – считает Ю. Лазебников. – По поводу видео всегда больше вопросов, но чудес не бывает, и если вы хотите транслировать НD видео, дайте для этого канал. Пользуясь термином необходимой достаточности, для докладчика обычно хватает стандартного окошка веб-камеры».

Acrobat Connect обеспечивает общение в чате, видео, он-лайновое голосование, общий доступ к файлам. В программе есть возможность работы с любым типом программ, вплоть до Autocad.

Основной сложностью при внедрении является психологический барьер, отмечает Юрий Лазебников. «Люди привыкли к очным встречам. Однако когда в больших структурах люди приезжают на обучение, способ доставки знаний не всегда дает результаты. Люди не получают знаний, однако компания несет расходы. Единственный плюс – общение с руководством в неформальной обстановке. Но его достаточно проводить раз в год, а если новый продукт выходит ежеквартально, то приходится собирать людей чаще. Как это происходит в Connect: прошло совещание, дали ссылку на маленький тест-экзамен, люди ответили на 10 вопросов. Вероятность того, что знания получены и усвоены, достаточно высока».

Есть и еще одна сложность, связана она с тем, что Connect – не совсем дешевый продукт. Без учета скидок его стоимость варьируется в районе $35 тысяч. «Когда такая сумма называется коммерческой организации, у них сразу возникает вопрос – зачем? Чтобы увидеть кого-нибудь — хватает Skype, для пересылки какой-либо документа прибегают к услугам почты, – говорит Ю. Лазебников. – Организации не готовы платить. Здесь должен поменяться сам подход к организации веб-совещаний и прочего. Ведь если Connect сравнивать с бесплатным решением – это одно, а если с решением класса Tandberg стоимость несколько сотен тысяч долларов – это совсем другое».

Возврат инвестиций

Внедрение Acrobat Connect позволило сэкономить значительные суммы на телефонных переговорах (в том числе – международных), командировках и даже сократить время, которое тратилось на локальные поездки в пределах города. Таблица с краткими итогами по расчету окупаемости проекта приведена ниже.

Таблица окупаемости проекта

Перспективы развития проекта

На сегодняшний день компанию «Комплексные решения» вполне устраивает функциональность приложения Adobe Acrobat Connect. Однако после выхода новой версии запланирована миграция на свежий релиз. «Дело в том, что Adobe Connect использует восьмую версию flash. Нам бы очень хотелось бы, чтобы в Connect появилась десятая. Ведь все технологии Connect сегодня построены на старой версии flash и это ставится проблемой. Мы бы хотели внедрить работу со стандартизированными документами Microsoft Office без общего доступа к рабочим столам», – говорит Ю. Лазебников. В новой версии можно будет выложить файл в Excel и работать с ним совместно с коллегами. Появятся и другие весьма полезные функции для совместной работы.

В ближайшем будущем компания-интегратор «Комплексные решения» прогнозирует проекты внедрения Acrobat Connect в банках, международных общественных организациях, вузах.