Существует два диаметрально противоположных подхода к задаче автоматизации различных управленческих функций производственного предприятия. В этой статье мы постараемся определить, какой из подходов предпочтителен, а какой лишь допустим, и в каких именно ситуациях и условиях каждый из них имеет право на существование. Эта тема достаточно популярна, она часто обсуждается как специалистами по ИТ, так и профессиональными управленцами. Тем не менее, мы надеемся представить читателю дополнительную точку зрения, которая может оказаться полезной в принятии решений о выборе стратегий автоматизации.
Внедрение комплексной системы, или «гигантомания». На «бытовом» уровне можно найти множество аргументов против такого подхода. Кажется разумным автоматизировать каждый блок задач с помощью своей небольшой системы, которая проста, удобна и «заточена» под выполнение конкретной задачи. Эти системы дешевле, их легче внедрить и работе с ними проще обучить. Фактически отдельные микросистемы – это специализированные решения, а не громоздкий и плохо управляемый продукт «все-в-одном».
Применение «локально-кусочной» системы, или «зоопарк» программ. В результате такой «кусочной» автоматизации предприятия получают разрозненные прикладные системы, стоимость интеграции которых сравнима с общей стоимостью комплексного решения. Зачастую отсутствие единой стратегии развития автоматизированных систем приводит к созданию незаконченных фрагментов информационной инфраструктуры и прикладных систем, которые не могут эффективно применяться в практической деятельности предприятия. При этом предприятие продолжает нести дополнительные затраты на дублирование функций, которые могла бы выполнять комплексная информационная система, и обслуживание трудоемких процедур обмена данными. Этот так называемый зоопарк программ характеризуется низкой доступностью информации о предприятии: необходимая информация есть в базе данных, но она порой противоречива и недоступна напрямую руководству. Специалисты подразделений могут успешно пользоваться этими данными, но до руководства они доходят с задержками и в виде громоздких сводок, неприемлемых для оперативного анализа и принятия решений.
«Зоопарк» или «гигантомания» – истина посередине и немного сбоку
По нашему мнению, вопрос выбора между комплексной или локально-кусочной автоматизацией принципиально некорректен. Правильная постановка вопроса такова: какие области, данные, задачи, функции можно разнести по разным программам, а какие – крайне нежелательно? Когда речь идет о решении двух разнородных задач, например, о расчете режима работы станка и о ведении взаиморасчетов с контрагентами компании, работать в разных программах принципиально удобнее и правильнее.
Здесь имеет смысл раскрыть понятие «сущностей», имеющихся в каждой автоматизированной системе. Любая программа оперирует сущностями и их данными. Примерами таких сущностей могут быть «Номенклатура», «Склад», «Запасы», «Остатки товарно-материальных ценностей», «Основные средства», «Сотрудник», «Производственное подразделение», «Касса», «Единица оборудования», «План продаж», «Контрагент», «Кредиторская задолженность» и т. д. Сущности могут быть связаны между собой: например, касса тесно связана с взаиморасчетами и сотрудниками, но никак не связана с производственным оборудованием (если речь идет не о системе торговой организации).
При решении о внедрении информационной системы предприятия необходимо учитывать ряд известных «аксиом» автоматизации:
• чем больше программ обслуживает одну сущность, тем хуже созданная система и тем ближе она к «зоопарку»;
• чем больше связанных между собой сущностей находятся в разных программах, тем ниже эффективность создаваемого решения;
• несвязанные сущности должны быть использованы в отдельных программах, иначе система будет слишком громоздкой.
Если попытаться визуализировать эти принципы, можно сравнить бизнес-процессы с шестеренками: если они цепляются друг за друга, то должны работать в одной программе.
В качестве иллюстрации бизнес-процессов, которые обычно автоматизируются, на рис. 1 показана «нервная система» предприятия. Даже если не пытаться проанализировать все изображенные здесь связи, можно оценить сложность схемы. Участки бизнес-процессов предприятия переплетены в очень тесный клубок, и такие же связи должны быть реализованы в автоматизированной системе. Причем взаимосвязей в системе гораздо больше, чем участков работ (прямоугольников на схеме).
Чем же руководствоваться специалистам компании при выборе стратегии автоматизации? Внедрение локальных программ оправдано, если:
• программа является специализированной, слабо связана с другими участками деятельности и фактически отключена от прочих бизнес-процессов;
• программа связана с другими участками, но решает очень срочные задачи, требующие максимальной оперативности решений. При этом нужно помнить, что существование такой программы в дальнейшем наложит серьезные ограничения на создание сквозной интегрированной системы. Ведь реализация связей между программами – это чрезвычайно трудоемкая задача, и решить ее возможно только при совпадении логики основных объектов программы. А в дальнейшем потребуется постоянная поддержка выполнения регламентов обмена, при этом добиться надежной безошибочной работы очень сложно. Подобная проблема разрешима только одним способом – путем концентрации всех данных в одной базе и программе.
Необходимо понимать, что даже если ИТ-специалистам компании удастся отладить надежную связь между разными программами, получать сквозную отчетность с данными одновременно из нескольких программ на практике не получится. Такую отчетность придется собирать «по крохам» вручную.
Самый неприятный момент для сторонников «зоопарка» программ — это следующее противоречие: если локальные программы, с одной стороны, прочно вросли в бизнес-процессы компании, а, с другой стороны, не позволяют создать качественную интегрированную сквозную систему, складывается ситуация, когда отказаться от всех или некоторых локальных программ уже неразумно (они образуют нервную систему предприятия и обеспечивают его жизнедеятельность), но не использовать преимущества сквозной системы также неправильно. И это противоречие неразрешимо.
Срок жизни «зоопарка» программ
Возникает вопрос: зачем нужна комплексная информационная система (рис. 2), когда компании нужно автоматизировать один-два конкретных участка. Ответом могут стать свойства масштабируемости, которыми должна обладать современная комплексная система. Фактически предприятие автоматизирует в комплексной системе эти два участка, а остальные функции запускает по мере необходимости.
Рассмотрим типичную ситуацию с автоматизацией учета и управления на предприятиях, ИТ-системы которых развивались эволюционно, начиная с времен появления первых доступных средств создания ИТ-инфраструктуры в конце 1990-х гг. Автоматизированная система (АС) в такой ситуации включает в себя несколько разрозненных программ и баз данных, обмен данными между которыми постепенно отлаживался силами собственного ИТ-персонала компании. Большая часть таких программ – это уникальные заказные, либо ПО собственной разработки, либо типовые решения с доработками, обычно достаточно глубокими. На сопровождение такой АС тратятся существенные силы местной команды ИТ-специалистов. Сопровождение, помимо сиюминутных доработок по пожеланиям пользователей, включает выполнение регламентов обслуживания системы, регламентов обмена, трансформации и синхронизации данных между различными базами. Бухгалтерия в такой ситуации в лучшем случае ведется с использованием типового решения фирмы «1С», и если глубокие доработки не практикуются, это приводит к стабильности системы регламентированного учета. Доработки действующего ПО при этом, как правило, не носят системного характера, поскольку направлены на удовлетворение текущих пожеланий пользователей как можно меньшими средствами.
Срок жизни таких «кусочно-локально-заплаточных» систем не бесконечен. В течение жизни системы, как правило, существует тенденция увеличения степени ее проникновения в бизнес-процессы, что сопровождается нарастанием требований со стороны руководства и пользователей к ее функциональности. Свою лепту в процесс нарастания требований вносят и постоянные изменения законодательства страны и структуры бизнеса предприятия.
Множество локальных доработок с течением времени приводят тому, что сложность ее дальнейшего обслуживания и развития растет в геометрической прогрессии. Происходит это потому, что любая программа изначально проектируется в целостном виде, с продуманной архитектурой и взаимосвязями и с определенными ограничениями и допущениями, которые носят системный характер. Такую «чистую» систему дорабатывать и развивать достаточно просто. Но в процессе ее эволюционного развития требования системности доработок выполнить сложно, так как цель этих доработок состоит в быстром и эффективном решении сиюминутных проблем. При системном решении задачи скорость и продуктивность всегда страдают, поскольку основное требование системности доработок – учет свойств всей системы в целом, а не только локального участка.
В итоге несистемные решения и доработки приводят к постепенному разрушению целостности действующего ПО. Это касается любого программного продукта, особенно тех, которые решают экономические задачи (учет, управление), независимо от качества исходной системы. Разрушение целостности работающего на предприятии ПО – это объективный процесс, который приводит к ограниченности срока жизни любой действующей системы автоматизации. По статистике, срок жизни автоматизированной системы, решающей экономические задачи, – не более 5–7 лет. Разрушение целостности системы сказывается на качестве ее функционирования и ощущается пользователями; страдает качество (согласованность, детальность), оперативность, достоверность получаемой информации. Развитие системы, добавление в нее новых функций затрудняется и сопровождается сопротивлением отдела ИТ. При этом ПО на платформе «1С:Предприятие» обладает большей степенью «живучести», так как открытость кода позволяет быстро выполнять необходимые доработки. Однако и разрушение таких систем может происходить быстро.
По мере увеличения срока эксплуатации лоскутной системы становится все сложнее удовлетворить нарастающие требования к «зоопарку» программ путем локальных «заплаток» и доработок. Со временем система, представляющая собой набор локальных решений, становится тормозом, а не катализатором развития бизнеса. Из-за несистемности хранения данных ценнейшая информация о состоянии предприятия и отдельных бизнес-процессов, необходимая для принятия управленческих решений, не доходит до руководства.
Выход из ситуации только один – начало нового цикла развития автоматизированной системы. Новый цикл начинается, как правило, с перехода на новое типовое ПО. Именно в этот момент появляется необходимость определиться со стратегией создания информационной системы – использовать ли несколько отдельных программ для автоматизации несвязанных друг с другом бизнес-процессов или приложить все усилия для поиска подходящей масштабируемой комплексной системы и начать ее внедрение.
Внедрение комплексной системы, или «гигантомания». На «бытовом» уровне можно найти множество аргументов против такого подхода. Кажется разумным автоматизировать каждый блок задач с помощью своей небольшой системы, которая проста, удобна и «заточена» под выполнение конкретной задачи. Эти системы дешевле, их легче внедрить и работе с ними проще обучить. Фактически отдельные микросистемы – это специализированные решения, а не громоздкий и плохо управляемый продукт «все-в-одном».
Применение «локально-кусочной» системы, или «зоопарк» программ. В результате такой «кусочной» автоматизации предприятия получают разрозненные прикладные системы, стоимость интеграции которых сравнима с общей стоимостью комплексного решения. Зачастую отсутствие единой стратегии развития автоматизированных систем приводит к созданию незаконченных фрагментов информационной инфраструктуры и прикладных систем, которые не могут эффективно применяться в практической деятельности предприятия. При этом предприятие продолжает нести дополнительные затраты на дублирование функций, которые могла бы выполнять комплексная информационная система, и обслуживание трудоемких процедур обмена данными. Этот так называемый зоопарк программ характеризуется низкой доступностью информации о предприятии: необходимая информация есть в базе данных, но она порой противоречива и недоступна напрямую руководству. Специалисты подразделений могут успешно пользоваться этими данными, но до руководства они доходят с задержками и в виде громоздких сводок, неприемлемых для оперативного анализа и принятия решений.
«Зоопарк» или «гигантомания» – истина посередине и немного сбоку
По нашему мнению, вопрос выбора между комплексной или локально-кусочной автоматизацией принципиально некорректен. Правильная постановка вопроса такова: какие области, данные, задачи, функции можно разнести по разным программам, а какие – крайне нежелательно? Когда речь идет о решении двух разнородных задач, например, о расчете режима работы станка и о ведении взаиморасчетов с контрагентами компании, работать в разных программах принципиально удобнее и правильнее.
Здесь имеет смысл раскрыть понятие «сущностей», имеющихся в каждой автоматизированной системе. Любая программа оперирует сущностями и их данными. Примерами таких сущностей могут быть «Номенклатура», «Склад», «Запасы», «Остатки товарно-материальных ценностей», «Основные средства», «Сотрудник», «Производственное подразделение», «Касса», «Единица оборудования», «План продаж», «Контрагент», «Кредиторская задолженность» и т. д. Сущности могут быть связаны между собой: например, касса тесно связана с взаиморасчетами и сотрудниками, но никак не связана с производственным оборудованием (если речь идет не о системе торговой организации).
При решении о внедрении информационной системы предприятия необходимо учитывать ряд известных «аксиом» автоматизации:
• чем больше программ обслуживает одну сущность, тем хуже созданная система и тем ближе она к «зоопарку»;
• чем больше связанных между собой сущностей находятся в разных программах, тем ниже эффективность создаваемого решения;
• несвязанные сущности должны быть использованы в отдельных программах, иначе система будет слишком громоздкой.
Если попытаться визуализировать эти принципы, можно сравнить бизнес-процессы с шестеренками: если они цепляются друг за друга, то должны работать в одной программе.
В качестве иллюстрации бизнес-процессов, которые обычно автоматизируются, на рис. 1 показана «нервная система» предприятия. Даже если не пытаться проанализировать все изображенные здесь связи, можно оценить сложность схемы. Участки бизнес-процессов предприятия переплетены в очень тесный клубок, и такие же связи должны быть реализованы в автоматизированной системе. Причем взаимосвязей в системе гораздо больше, чем участков работ (прямоугольников на схеме).
Чем же руководствоваться специалистам компании при выборе стратегии автоматизации? Внедрение локальных программ оправдано, если:
• программа является специализированной, слабо связана с другими участками деятельности и фактически отключена от прочих бизнес-процессов;
• программа связана с другими участками, но решает очень срочные задачи, требующие максимальной оперативности решений. При этом нужно помнить, что существование такой программы в дальнейшем наложит серьезные ограничения на создание сквозной интегрированной системы. Ведь реализация связей между программами – это чрезвычайно трудоемкая задача, и решить ее возможно только при совпадении логики основных объектов программы. А в дальнейшем потребуется постоянная поддержка выполнения регламентов обмена, при этом добиться надежной безошибочной работы очень сложно. Подобная проблема разрешима только одним способом – путем концентрации всех данных в одной базе и программе.
Необходимо понимать, что даже если ИТ-специалистам компании удастся отладить надежную связь между разными программами, получать сквозную отчетность с данными одновременно из нескольких программ на практике не получится. Такую отчетность придется собирать «по крохам» вручную.
Самый неприятный момент для сторонников «зоопарка» программ — это следующее противоречие: если локальные программы, с одной стороны, прочно вросли в бизнес-процессы компании, а, с другой стороны, не позволяют создать качественную интегрированную сквозную систему, складывается ситуация, когда отказаться от всех или некоторых локальных программ уже неразумно (они образуют нервную систему предприятия и обеспечивают его жизнедеятельность), но не использовать преимущества сквозной системы также неправильно. И это противоречие неразрешимо.
«Лоскутная» автоматизация – первый шаг к внедрению полноценной ERP?
Так называемая «лоскутная» автоматизация многими предприятиями воспринимается как первый шаг к внедрению полноценной ERP-системы. Но второй шаг следует далеко не всегда… Обусловлено это тем, что по сравнению с внедрением полноценной системы, эффект от «лоскутной автоматизации» куда более ощутим для бизнеса. Да и «видимых» усилий от бизнеса нужно значительно меньше.
Если существующие в компании бизнес-процессы (а существуют они всегда, правда не все об этом знают) разделены на четкие этапы с определенными (согласованными) входами и выходами информации и топ-менеджмент интересует конечный результат, а не что происходит внутри каждого этапа, то здесь «лоскутным» системам жить вечно.
Ощущение потребности появления в компании универсального автоматизированного решения приходит с желанием упорядочить и оптимизировать существующие бизнес-процессы. Все бизнес-процессы должны контролироваться, централизовано управляться и быть прозрачными.
Серьезным стимулом к очередному повышению интереса к вопросу о комплексной автоматизации оказался экономический кризис. Текущая ситуация подстегивает крупные компании не только к «оптимизации» численности сотрудников, но и к ревизии предприятия изнутри. Динамика изменений на рынке требует оперативного получения необходимых срезов информации для принятия ключевых решений. Это обуславливает серьезную зависимость от качественного и комплексного ИТ-решения.
К сожалению, на сегодня значительная (если не преобладающая) доля внедрений полноценных ERP-систем в Украине заканчивается декларацией компании-интегратора о новом успешном внедрении и…. реальным крахом ожиданий заказчика от самой системы. Причин тому множество.
А вот само число проектов по внедрению ERP очень невелико. Большинство компаний сегодня ограничивается внедрением недорогих интеграционных платформ для обмена информацией между «лоскутными» системами и возможности получения «общей картинки» бизнеса «в одном окне». При этом они экономят значительные финансовые и трудовые ресурсы на стоимости самого решения, его внедрении, необходимости переобучения персонала и т. д.
Вадим Демчук, главный специалист отдела проектной деятельности ООО «ДИиС ТНК-ВР Коммерс»
Срок жизни «зоопарка» программ
Возникает вопрос: зачем нужна комплексная информационная система (рис. 2), когда компании нужно автоматизировать один-два конкретных участка. Ответом могут стать свойства масштабируемости, которыми должна обладать современная комплексная система. Фактически предприятие автоматизирует в комплексной системе эти два участка, а остальные функции запускает по мере необходимости.
Рассмотрим типичную ситуацию с автоматизацией учета и управления на предприятиях, ИТ-системы которых развивались эволюционно, начиная с времен появления первых доступных средств создания ИТ-инфраструктуры в конце 1990-х гг. Автоматизированная система (АС) в такой ситуации включает в себя несколько разрозненных программ и баз данных, обмен данными между которыми постепенно отлаживался силами собственного ИТ-персонала компании. Большая часть таких программ – это уникальные заказные, либо ПО собственной разработки, либо типовые решения с доработками, обычно достаточно глубокими. На сопровождение такой АС тратятся существенные силы местной команды ИТ-специалистов. Сопровождение, помимо сиюминутных доработок по пожеланиям пользователей, включает выполнение регламентов обслуживания системы, регламентов обмена, трансформации и синхронизации данных между различными базами. Бухгалтерия в такой ситуации в лучшем случае ведется с использованием типового решения фирмы «1С», и если глубокие доработки не практикуются, это приводит к стабильности системы регламентированного учета. Доработки действующего ПО при этом, как правило, не носят системного характера, поскольку направлены на удовлетворение текущих пожеланий пользователей как можно меньшими средствами.
Срок жизни таких «кусочно-локально-заплаточных» систем не бесконечен. В течение жизни системы, как правило, существует тенденция увеличения степени ее проникновения в бизнес-процессы, что сопровождается нарастанием требований со стороны руководства и пользователей к ее функциональности. Свою лепту в процесс нарастания требований вносят и постоянные изменения законодательства страны и структуры бизнеса предприятия.
Множество локальных доработок с течением времени приводят тому, что сложность ее дальнейшего обслуживания и развития растет в геометрической прогрессии. Происходит это потому, что любая программа изначально проектируется в целостном виде, с продуманной архитектурой и взаимосвязями и с определенными ограничениями и допущениями, которые носят системный характер. Такую «чистую» систему дорабатывать и развивать достаточно просто. Но в процессе ее эволюционного развития требования системности доработок выполнить сложно, так как цель этих доработок состоит в быстром и эффективном решении сиюминутных проблем. При системном решении задачи скорость и продуктивность всегда страдают, поскольку основное требование системности доработок – учет свойств всей системы в целом, а не только локального участка.
В итоге несистемные решения и доработки приводят к постепенному разрушению целостности действующего ПО. Это касается любого программного продукта, особенно тех, которые решают экономические задачи (учет, управление), независимо от качества исходной системы. Разрушение целостности работающего на предприятии ПО – это объективный процесс, который приводит к ограниченности срока жизни любой действующей системы автоматизации. По статистике, срок жизни автоматизированной системы, решающей экономические задачи, – не более 5–7 лет. Разрушение целостности системы сказывается на качестве ее функционирования и ощущается пользователями; страдает качество (согласованность, детальность), оперативность, достоверность получаемой информации. Развитие системы, добавление в нее новых функций затрудняется и сопровождается сопротивлением отдела ИТ. При этом ПО на платформе «1С:Предприятие» обладает большей степенью «живучести», так как открытость кода позволяет быстро выполнять необходимые доработки. Однако и разрушение таких систем может происходить быстро.
Проблемы точечной автоматизации компании решают по-разному
На первом этапа лоскутная автоматизация может быть полезна. Однако через некоторое время она начинает тормозить развитие компании. Срок жизни таких «лоскутных» систем составляет 6-12 месяцев и это обусловлено следующими факторами. Во-первых: реструктуризацией текущих процессов или потребностью в укрупнении учета (налаживание взаимосвязей), во-вторых, старением технологической платформы, в-третьих — старением персонала и, наконец, появлением типовых/специализированных решений.
Обстоятельства, при которых в старых «лоскутных» условиях работать уже не возможно, определяются следующими факторами: если текущие «лоскуты» – давно и надолго отстали от процессов предприятия, если разрозненность систем учета больше мешает, чем помогает, если нет возможности «расширять» функциональность лоскута. Кроме того, надо учитывать такой фактор как то, что технологическая платформа «лоскута» отстала от актуальной операционной системы (например на предприятии могли использоваться системы на базе DOS и Windows ранних версий) и/или не поддерживает выгрузку данных и отчетов в современные форматы (Excel, Word) – для их последующей обработки.
Проблемы лоскутной автоматизации компании решают по-разному. Если предприятие было выкуплено другим предприятием, то материнская компания проводит внедрение единой корпоративной системы, что облегчает ее сопровождение. При автоматизации с помощью продуктов 1С фирма подбирает продукт по средствам и тем модулям/подсистемам Продукта, которые созвучны названиям участков предприятия. Чаще всего используется подход – «у нас все плохо – давайте искать на стороне». Таким образом, находится программное решение известного производителя по принципу «в этой системе работают тысячи компаний – значит и нам подойдет». При этом не все осознают, что в продукте есть своя логика построения бизнес-процессов и с ней надо считаться.
Игорь Кучмар, специалист по внедрению корпоративных систем 1CВместо заключения
По мере увеличения срока эксплуатации лоскутной системы становится все сложнее удовлетворить нарастающие требования к «зоопарку» программ путем локальных «заплаток» и доработок. Со временем система, представляющая собой набор локальных решений, становится тормозом, а не катализатором развития бизнеса. Из-за несистемности хранения данных ценнейшая информация о состоянии предприятия и отдельных бизнес-процессов, необходимая для принятия управленческих решений, не доходит до руководства.
Выход из ситуации только один – начало нового цикла развития автоматизированной системы. Новый цикл начинается, как правило, с перехода на новое типовое ПО. Именно в этот момент появляется необходимость определиться со стратегией создания информационной системы – использовать ли несколько отдельных программ для автоматизации несвязанных друг с другом бизнес-процессов или приложить все усилия для поиска подходящей масштабируемой комплексной системы и начать ее внедрение.
